Gerade beim Unternehmensaufbau zählt jeder Euro – auch bei der Auswahl von Software. Dass neben den Kosten auch andere Kriterien zählen, zeigt eine aktuelle Befragung deutscher Entscheider: 32 % der Befragten nennen KI-Funktionen als ausschlaggebendes Auswahlkriterium, die Kosten dagegen 26 %. Die Ergebnisse bieten auch jungen Unternehmen Anhaltspunkte für ihre Tool-Auswahl – gerade dann, wenn Budget und Zeit knapp sind.
Was die Studie zur Tool-Auswahl zeigt
Welche Kriterien bei der Software-Auswahl den Ausschlag geben, hat die Studie zu Cloud-Governance und Datenhoheit im deutschen Mittelstand von otris software untersucht. Im April 2026 wurden dafür 518 Entscheidungsverantwortliche aus IT und Recht befragt, die in Unternehmen ab 200 Mitarbeitenden Software auswählen oder empfehlen.
Laut Studie werden alle abgefragten Anforderungen als wichtig eingestuft, darunter Ausfallsicherheit (86 %) und Zertifizierungen des Anbieters (83 %). Als ausschlaggebend nannten die Befragten bis zu fünf Kriterien. Am häufigsten wurden dabei Datenschutz (40 %) und Informationssicherheit (36 %), danach bereits KI- und Analysefunktionen (32 %) genannt.
Warum KI-Funktionen beim Kauf an Gewicht gewinnen
74 % der Befragten nutzen KI bereits oder planen, sie in Zukunft einzusetzen. Dabei nutzen oder planen 35 % der Unternehmen KI vor allem als Funktion bestehender Softwarelösungen, vor öffentlichen KI-Diensten mit 21 %. Wer ein neues Software-Tool auswählt, entscheidet damit häufig auch, welche KI-Funktionen im Unternehmen zum Einsatz kommen. Der Software-Anbieter bestimmt dabei mit, wie Daten verarbeitet werden, wo sie liegen und welche Modelle zum Einsatz kommen.
Zu beachten ist dabei: Der Begriff KI wird im Funktionskatalog vieler Anbieter großzügig verwendet. Es lohnt sich also, vor dem Kauf folgende Fragen zu stellen: Welche Aufgabe übernimmt die Funktion, mit welchen Daten arbeitet sie und wer kontrolliert das Ergebnis? Wer diese Fragen dem Anbieter stellt, kann besser einschätzen, ob die integrierte KI-Funktion zu den eigenen Aufgaben passt. Ob sie wirklich Arbeitszeit spart, zeigt sich im Praxistest.
Für junge Unternehmen gilt dieselbe Logik im kleineren Maßstab. Textentwürfe, Angebote, Belegerfassung oder Kundenanfragen laufen heute in vielen Standardtools mit KI‑Unterstützung. Das kann Zeit sparen, die in kleinen Teams oft knapper ist als Budget. Mehr dazu, warum sich KI-Tools im Arbeitsalltag langfristig durchsetzen werden, beschreibt der Beitrag „Warum die Nutzung von KI-Tools unausweichlich wird“.
Was das für junge Unternehmen bedeutet
Gründerinnen und Gründer treffen die Entscheidung für neue Software-Tools meist ohne IT-Abteilung und ohne eigene Rechtsabteilung. Die Ergebnisse aus der Studie lassen sich trotzdem übertragen: Zuerst sollten die Anforderungen an Funktionen und Daten geklärt werden, danach entscheidet der Preis. Einen Überblick über gängige Software für die Gründungsphase gibt der Beitrag „Digitale Tools für Existenzgründer“.
Gesamtkosten und Nutzen vergleichen
Der Listenpreis allein sagt wenig aus, wenn KI-Funktionen nur in höheren Tarifen oder als Zusatzmodul enthalten sind. Sinnvoller ist daher der Blick auf die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit. Unter Total Cost of Ownership versteht die Betriebswirtschaft alle Kosten für Anschaffung und Nutzung sowie gegebenenfalls für die Entsorgung. Bei Software zählen dazu Lizenz, Zusatzmodule, Einrichtung, Einarbeitung und ein späterer Wechsel.
Wer verbrauchsabhängige KI-Preise nicht im Blick behält, kann später höhere Rechnungen als geplant erhalten. Spart ein Tool dagegen im Team Woche für Woche mehrere Arbeitsstunden, relativiert das einen höheren Tarif schnell.
Ob eine KI-Funktion den Preis rechtfertigt, lässt sich im Praxistest mit konkreten Aufgaben prüfen. Bietet etwa eine Vertragsmanagement-Software gegen Aufpreis KI-gestützte Zusammenfassungen, kann das Team testen, ob es die wesentlichen Vertragsinhalte damit schneller erfasst. Die Zeit für die Prüfung und mögliche Korrekturen muss dabei mitgerechnet werden. Anschließend kann beurteilt werden, ob der Nutzen die zusätzlichen Kosten rechtfertigt.
Datenschutz und Anbieterprüfung
Datenschutz nennen 50 % der Befragten als eine der größten Herausforderungen bei Cloud- und SaaS-Anwendungen. Für junge Unternehmen ist das unmittelbar relevant: Wer personenbezogene Daten in seinem Auftrag von einem Anbieter verarbeiten lässt, bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich. Dafür braucht es in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Bei KI-Funktionen werden die Anforderungen an den Datenschutz besonders deutlich: 45 % der Befragten verlangen Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung, 44 % klare Vorgaben dazu, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden. KI-Funktionen sind für 65 % nur dann interessant, wenn Governance und Nachvollziehbarkeit im Vorfeld gewährleistet sind.
Auch der Speicherort allein überzeugt viele nicht. Nur 24 % halten das EU-Hosting eines globalen Anbieters für ausreichend. 31 % verlangen für sensible Daten zusätzlich einen Anbieter unter EU-Recht.
Vier Fragen, die vor der Buchung eines KI-Tools geklärt werden sollten
Wie schnell KI-Tools ohne Abstimmung ins Unternehmen gelangen, beschreibt Volker Hofmann, Rechtsanwalt und Leiter Recht & Unternehmensentwicklung bei der otris software AG:
„Ähnlich wie Cloud-Dienste werden auch KI-Tools oft schneller in Fachabteilungen eingeführt, als zentrale Stellen davon erfahren – dies wird auch als ‚Shadow AI‘ (‚Schatten-KI‘) bezeichnet. Damit das vermieden wird und der gezielte KI-Einsatz gelingt, müssen praxistaugliche Regeln für den Beschaffungsprozess aufgestellt und in der Organisation bekannt gemacht werden. Eine zentrale Steuerung ist unerlässlich, um die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen im Blick zu behalten und Parallelbeschaffungen zu vermeiden.“
Auch ein kleines Team aus drei Personen profitiert davon, vor der Buchung eines neuen Tools vier Fragen zu klären:
- Datenverwendung: Werden Eingaben für das Training von Modellen genutzt? Lässt sich das auch abschalten?
- Speicherort und Rechtsraum: Wo liegen die Daten und welchem Recht unterliegt der Anbieter?
- Preismodell: Sind KI-Funktionen im Tarif enthalten, als Zusatzmodul buchbar oder verbrauchsabhängig?
- Austauschbarkeit: Lassen sich Anbieter und Modell wechseln und kommen die Daten bei einem Ausstieg mit?
Feste Regeln bei der Beschaffung neuer Unternehmenssoftware empfehlen sich auch mit Blick auf den AI Act. Seit Februar 2025 verlangt er von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Beschäftigten, die mit diesen Systemen arbeiten. Eine interne Liste der genutzten Tools mit den jeweiligen Verantwortlichen schafft dafür einen Überblick. Darauf aufbauend lassen sich passende Einweisungen und Schulungen planen.
KI-Funktionen sind dabei kein Selbstzweck. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob die Zeitersparnis und die Qualität der Ergebnisse die zusätzlichen Kosten rechtfertigen. Bleibt der Nutzen aus, kann sich ein günstigerer Tarif oder der Verzicht auf ein KI-Zusatzmodul lohnen.
Tool-Auswahl: Erst die Anforderungen klären, dann den Preis vergleichen
KI-Funktionen gehören bereits zum Angebot vieler Business-Tools. Bei der Auswahl neuer Software kommt es deshalb darauf an, welchen Nutzen sie im Alltag bringt, wie Daten verarbeitet werden und welche Kosten über die gesamte Nutzungsdauer entstehen.
Junge Unternehmen haben die Chance, ihre Tool-Landschaft von Beginn an bewusst aufzubauen. Wer klare Anforderungen an Funktionen und Datenverarbeitung festlegt, kann geeignete Lösungen gezielter vergleichen. Entscheidend ist dabei, ob die Software die Arbeit tatsächlich erleichtert und zu den Aufgaben und zum Budget des Unternehmens passt.