Die Digitalisierung hat bekanntermaßen viele Lebensbereiche revolutioniert und macht Vorgänge bedeutend einfacher. Sei es im Alltag oder im gewerblichen Kontext. Besonders für Unternehmen bieten moderne Technologien eine Menge Vorteile. Je größer das Unternehmen, desto komplizierter und unübersichtlicher gestaltet sich auch die Buchhaltung. Genau hier können moderne Softwares eine Menge Arbeit abnehmen. Natürlich sind alle gewerblichen Softwares bei all ihrem Nutzen auch mit Kosten verbunden, die dann wiederum korrekt erfasst werden müssen. Gerade am Anfang kann das ein echter Stressfaktor für junge Unternehmer und Existenzgründer sein.
Welche Softwarekosten gibt es überhaupt?
Je größer das Unternehmen, desto mehr Bereiche gibt es in der Regel, in denen auf Softwarelösungen zurückgegriffen wird. Es kommt dabei natürlich auch immer auf die Branche und die Art des Gewerbes an. Besonders in großen Unternehmen des Einzelhandels gibt es eine Menge von Daten, die von Softwares erfasst, verarbeitet und analysiert werden, das geht von der Aufnahme von Lagerbeständen bis hin zur Zahlungsabwicklung des Kunden an der Kasse. Ein anderes Beispiel sind Unternehmen, die gestalterisch tätig sind und digitale Inhalte erstellen oder bearbeiten. Zum Beispiel im Webdesign. Hier laufen quasi sämtliche Arbeitsabläufe auf Basis von Software ab. Mittlerweile kann Software im Sinne von KI auch bei der Steuererklärung helfen.
Für gewöhnlich handelt es sich bei Softwarekosten um laufende Kosten, da eine Lizenz des jeweiligen Anbieters erworben wird, die einem für einen bestimmten Zeitraum Zugang zur Software ermöglicht. Da es normalerweise mit einer einzigen Softwarelösung nicht getan ist, können die Kosten schnell ein signifikanter Ausgabeposten werden. Für die korrekte steuerliche Abrechnung müssen alle Softwarekosten korrekt in der Buchhaltung erfasst werden.
Dabei kommt es grundsätzlich schon einmal darauf an, um was für eine Softwaredienstleistung es sich handelt. Fixe Abos müssen monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Andere Lösungen können mit einer einmaligen Zahlung erworben und genutzt werden. Anders sieht es natürlich aus, wenn es sich um eine Software handelt, die erst entwickelt und extra auf die Bedürfnisse und Anwendungsbereiche des Unternehmens zugeschnitten werden muss.
Von diesen Modalitäten hängt letztlich ab, wie die Produkte oder Dienstleistungen abgeschrieben werden müssen. Grundsätzlich gibt es dabei zwei Vorgänge. Entweder können die Softwarekosten sofort in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung erfasst werden (im Falle von geringwertigen Wirtschaftsgütern, auch GWG) oder müssen gemäß dem Handelsbuchgesetz aktiviert werden. Das betrifft Softwares, in deren Entwicklung größere Summen investiert werden, sowie dauerhaft genutzte Software. Diese müssen über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben werden. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anwendersoftware wird mit drei Jahren angegeben und wird daher üblicherweise auch über drei Jahre abgeschrieben. Der Zeitraum kann je nach Art und Umfang der Software aber auch bis zu fünf Jahre betragen.
Veranschaulichen wir beide Möglichkeiten anhand von Beispielen. Kauft ein Unternehmen eine Standardsoftware wie eine Video Management Software für 1.000 €, gilt das als geringwertiges Wirtschaftsgut. Somit können die 1.000 € sofort abgeschrieben oder direkt als Aufwand in die Gewinn- und Verlustrechnung integriert werden.
Ein anderes Beispiel: Ein Unternehmen kauft eine individuelle Softwarelösung. Die Software wird aufwendig erstellt und genau an das Unternehmen angepasst. Letztlich entstehen Kosten in Höhe von 30.000 €. Diese Ausgabe muss dann in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden.
Häufige Fehler
Einer der häufigsten Fehler, der bei der Buchhaltung von Softwarekosten entsteht, ist, dass die unterschiedlichen Abschreibungsarten nicht beachtet werden. Wer neu mit seiner Existenzgründung oder seinem Unternehmen durchstarten möchte, kann schnell in die Falle tappen, alle Softwarekosten pauschal als Aufwand zu verbuchen. Es kann aber auch andersherum zu Fehlern kommen. Beispielsweise, wenn eine Cloud genutzt wird, bei der keine Nutzungsrechte über die Vertragslaufzeit hinaus bestehen. Diese Kosten zu aktivieren, ist nicht korrekt.
Fazit
Die Buchhaltung ist neben der laufenden Businessplan-Pflege ein zentraler Aspekt für den dauerhaften Erfolg eines jeden Unternehmens. Nicht nur hilft sie, den Überblick über alle Kosten und Einnahmen zu behalten und so korrekt kalkulieren zu können. Eine richtig geführte Buchhaltung ist auch rechtlich essenziell, um steuerliche Abläufe richtig abzuwickeln. So können Unternehmer sicherstellen, dass ein gutes und unkompliziertes Verhältnis mit dem Finanzamt gewahrt wird. Wann immer ein neues Projekt gestartet wird, welches Software benötigt, sollten die Buchungs-Regelungen frühzeitig geklärt werden. Bei den gerade gestiegenen Kosten für verbindliche Auskünfte beim Finanzamt kann so unter Umständen Geld gespart werden.