Prozessmanagement für Start-ups: sinnvoll oder zeitraubend?

Viele Unternehmen wachsen schnell und laufen mit der Zeit Gefahr, ihre Abläufe nicht mehr zufriedenstellend erledigen zu können. Eine solide Basis der Geschäftsprozesse sowie die genaue Erfassung von Kennzahlen (externer Link) eines Unternehmens sind daher in jeder Gründungsphase sinnvoll:

Wer sich mit einer fundierten Produkt- oder Dienstleistungsidee selbstständig machen möchte, muss sich um viele Baustellen kümmern: Der Businessplan muss geschrieben, Investoren überzeugt und Standortfaktoren geprüft werden. An langfristiges Geschäftsprozessmanagement (GPM) und ein funktionales Kennzahlensystem denken dabei die wenigsten Existenzgründer. Dies kann dazu führen, dass der Überblick über die Unternehmensaufgaben mit der Zeit verloren geht.

In der Gründungsphase empfiehlt es sich daher, für die Zukunft vorzusorgen und Prozesse mit Hilfe von Prozessmanagement zu dokumentieren und zu kontrollieren. Für ein gutes Gelingen braucht es verlässliche Kennzahlen, die tatsächlich Aussagen erlauben, wie die Entwicklung der Produkte vorangeht.

Welche Vorteile gutes Prozessmanagement hat

Einer der Gründe für die Vernachlässigung von Prozessen ist die vermeintlich zeitraubende Arbeit der Modellierung und Dokumentation. Jedoch sind die Vorteile des GPM dabei nicht von der Hand zu weisen: Beispielsweise kann die Organisation des Unternehmens von Anfang an auf verschiedene Faktoren hin geprüft und die Ergebnisse festgehalten werden. Existenzgründer, die ihre Arbeitsschritte festhalten, können diese Informationen bei gleicher Qualität leichter auf andere Mitarbeiter übertragen. Standards können durch Prozessdokumentation besser gehalten und kontrolliert werden, sowohl in jungen Unternehmen als auch in etablierten Bestandsfirmen. Dabei ist es sinnvoll, sich frühestmöglich mit dem Thema Geschäftsprozesse zu beschäftigen, da ein strukturiertes Management von Anfang an effektiver und günstiger ist als die Erstellung der Prozesse in einem großen Wachstumsschub.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit sinnvollen Kennzahlensystemen

Ein Teil der langfristigen Organisation des GPM ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Ziel dieser Methode ist es, die Leistung von Prozessen oder Prozessaktivitäten jederzeit und in kleinen Schritten zu steigern. Da ein Prozess in seiner Ausführung kontrollierbar ist, können in einem Unternehmen beispielsweise bestimmte Kennzahlen wie Dauer, Stückzahl, Umwandlung von Angebot in Auftrag der Kunden oder Ertrag gemessen werden.

Die Umsetzung kann jederzeit angepasst und Verbesserungen anhand von diesen Prozesskennzahlen kontrolliert werden. Das Prozessmanagement ist demnach ein Hilfsmittel, um die eigenen Geschäftsprozesse an die gesteckten Ziele anzupassen. Jeder Bereich im Unternehmen kann mit sinnvollen Prozessen strukturiert und überwacht werden. Die Informationen der Geschäftsprozesse sind für jeden zugänglich und ermöglichen enge Beziehungen zwischen den Betriebsebenen. Beispielsweise muss die Hilfskraft in der Fertigung nichts von der Großkunden-Akquise verstehen, sondern lediglich eine gleichbleibende Qualität produzieren. Der Unternehmensführer dagegen muss nicht verstehen, wie die Fertigung genau funktioniert, sondern kümmert sich lediglich um seine Aufgaben. Eine prozessorientierte Kommunikation durch alle Ebenen ermöglicht eine Verbesserung der Abläufe und Kennzahlensysteme geben Aufschluss über den Erfolg einer Maßnahme.

Mit welchen Kennzahlen Existenzgründer arbeiten sollten

Ein leidiges Thema in Unternehmen jeder Größe sind Suchzeiten. Insbesondere bei fehlender Organisation kann es vorkommen, dass Daten von Kunden nicht griffbereit sind, Details abgeglichen und Zuständigkeiten geklärt werden müssen. Um diese Prozesse zu optimieren, sollten Existenzgründer diese von Anfang bis Ende durchgehen und wichtige Kennzahlen ausfindig machen.

Für die Erfassung der wichtigsten Kennzahlen sollten passende Systeme, angepasst auf den eigenen Betrieb, erarbeitet werden. Die Herangehensweise beinhaltet die Dokumentation eines Prozesses und die Vergabe einer sinnvollen Kennzahl mit einem Ziel. Die Erstellung und Analyse einer Balanced Scorecard hilft Existenzgründern, alle Perspektiven im Betrieb zu erfassen und in messbare Erfolge zu verwandeln. Oft genutzte Kennzahlensysteme enthalten den Return of Investment bzw. in der Produktion Stückkosten, Ausschussraten und Fertigungsdauer. Bei Dienstleistungen hingegen spielt z. B. die Kundenzufriedenheit eine wichtige Rolle.

Wie ein sinnvollen GPM-Grundstein gelegt wird

Insbesondere die Beschäftigung mit Prozessen hilft Existenzgründern, den Blick zu schärfen. Die aktive Messung erhöht die Produktivität und steigert die Umsetzung der Ziele. Für die Durchführung ist es ausreichend, einen kurzen Ablaufplan zu schreiben und anhängige Messpunkte zu setzen – die Einführung von speziellen Methoden ist nicht zwingend notwendig. Die Optimierung kann später erfolgen, wichtig sind die frühen Vergleichsdaten. Je früher GPM in die Unternehmensführung integriert wird, desto niedriger bleiben die späteren Kosten einer umfassenden Erfassung der Prozesse.

Für Existenzgründer hat die Beschäftigung mit dem Thema Prozessmanagement in einer frühen Phase den weiteren Vorteil, dass die Abläufe im kleinsten Detail durchdacht werden. Probleme im Prozessablauf fallen auf und Fehler können frühzeitig ausgemerzt werden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Vorteile von GPM die Nachteile wie Zeit und Kosten überwiegen. Jeder Bereich eines Start-ups sollte mit eigenen Kennzahlen arbeiten und bestimmte Ziele verfolgen. Diese Methode hilft dabei, eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zu erzielen.