HR-Software: Wann der Einsatz im Personalwesen sinnvoll ist und wann nicht

Die Digitalisierung in Deutschland schreitet weiter voran und selbstverständlich beginnen die Unternehmen beim Kern der Firma. Es geht darum, dass gewisse Prozesse entweder automatisiert oder teilautomatisiert werden, dies funktioniert im Bereich des Personalwesens mit einer HR-Software. Die Frage, die sich bei den Interessenten jetzt aber stellt, ist, ob dies überhaupt sinnvoll ist.

Vorab kann diese Frage aber nicht beantwortet werden, denn dies richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Wer sich zum Beispiel gerade selbstständig machen will und nur wenige Mitarbeiter einplant, benötigt wahrscheinlich keine spezielle HR-Software, da diese zu umfangreich ist. Auch bei einer Unternehmensgründung mit mehr als 10 Mitarbeitern sieht es so ähnlich aus, da das Gesamtpaket einer HR-Software durch den Einsatz von spezifischer Software, wie zum Beispiel im Bereich Bewerbermanagement (externer PDF-Link) oder Recruitment, nicht notwendig ist.

Was kann eine HR-Software?

Eine HR-Software unterstützt in erster Linie Prozesse innerhalb der Unternehmen, sodass Teilbereiche unter Umständen vielleicht sogar automatisiert werden können beziehungsweise hierauf in Zukunft vorbereitet werden können. Weiterhin ist eine HR-Software aber auch eine „Generallösung“ für so ziemlich jeden Bereich im Personalwesen und erspart somit viel Arbeitszeit.

Wenn eine Software aber jeden Bereich abdeckt, dann treibt das die Kosten nach oben. Als Unternehmen sollte daher eine Bedarfsanalyse erfolgen, sodass Funktionen, welche unbedingt benötigt werden, auch tatsächlich vorhanden sind. Zudem kann sich aus dieser Analyse auch herausstellen, ob dieses Projekt überhaupt sinnvoll ist.

Einige Teilgebiete einer Software für Personalmanagement sind folgende:

• Personalverwaltung (Personalakte wird digital)
• Personaleinsatzplanung
• Personalcontrolling (externer Link) sowie Abrechnung
• Personalentwicklung
• Urlaubs- und Arbeitszeiten-Erfassung
• Bewerbermanagement und Recruiting

Durch die Erinnerungsfunktion wird nichts übersehen

Insgesamt hervorgehoben werden sollte die Erinnerungsfunktion, denn diese kann vor auslaufenden Zertifikaten schützen. Eine Erinnerungsfunktion ist in fast jedem Personalmanagement-Tool (externer Link) inbegriffen. Damit können aber eben nicht nur auslaufende Qualifikationen kontrolliert werden.

Für maximalen Gewinn ist eine Erinnerungsfunktion nützlich:

• HR kann entlastet werden
• Einhaltung von Terminen
• Einhalten von juristischen Vorgaben
• Aufgaben werden zuverlässig erledigt
• Nachfolgeplanung kann frühzeitig gesteuert werden
• HR-Services können bestmöglich optimiert werden

Welche Anwendungsmöglichkeiten bestehen außerdem?

Welche Anwendungsmöglichkeiten im Bereich der HR-Software außerdem bestehen, ist wie bereits erwähnt vielfältig. Der wesentliche Vorteil einer solchen Software ist, dass die verschiedenen Module miteinander vernetzt sind, wodurch sich Aufgaben wie Bonuszahlungen aufgrund von Überstunden automatisiert abrechnen lassen können.

Dieser Bereich kann aber auch mit der Personaleinsatzplanung gekoppelt werden, sodass das System (oder auch der Verantwortliche) besser entscheiden kann, welcher Mitarbeiter am budgeteffizientesten eingesetzt werden kann. Dies kommt dem Unternehmen wieder zugute.

Weiterhin schafft es das Unternehmen aber auch, dass ein Engpass erkannt wird, sodass die Software einen entsprechenden Alarm schlagen kann. So hat die HR-Abteilung die Möglichkeit, sich frühzeitig auf die Personalbeschaffung zu konzentrieren. Ein Fehler ist in dieser Abteilung durch intelligente Software beinahe ausgeschlossen.

Fazit

In Anbetracht all dieser Möglichkeiten ist festzustellen, dass zusätzliche Aufgaben für den HR-Manager entfallen. Dieser wird nämlich innerhalb seiner Tätigkeit unterstützt. Zudem hat der Verantwortliche wiederum auch die Sicherheit, dass keine Fehler passieren.

Wenn es innerhalb der Personalplanung zu einem Fehler kommt, könnte zum Beispiel die Filiale unterbesetzt sein, wodurch Engpässe entstehen werden und dies Umsatz kostet. Computer und Software sind heutzutage intelligent genug, um selbst die komplexesten Zusammenhänge zu verstehen und in Bruchteilen von Sekunden aufzuschlüsseln.

Ein weiterer Vorteil: Möglicherweise wird die HR-Software im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie auch vom Staat gefördert.