Wer sich selbstständig machen will oder ein Unternehmen gründet, hat viele Themen im Blick – Kundengewinnung, Finanzierung, Marketing, Produktentwicklung. Was dabei oft unterschätzt wird, ist die Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen und die besonderen Anforderungen im öffentlichen Auftragswesen. Für Existenzgründer eröffnen öffentliche Aufträge attraktive Möglichkeiten, stabile Einnahmen und langfristige Partnerschaften zu gewinnen. Wer hier mitspielen will, muss frühzeitig digitale Prozesse etablieren, insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung.
Mit der verpflichtenden Einführung der sogenannten XRechnung im öffentlichen Sektor verändert sich nicht nur die technische Abwicklung, sondern auch die Erwartungshaltung an professionelle Anbieter.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format für elektronische Rechnungen. Sie ist speziell für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber in Deutschland entwickelt worden und mittlerweile verpflichtend, wenn Sie eine Rechnung an eine Bundesbehörde oder viele andere staatliche Stellen senden.
Das bedeutet konkret: Ein PDF per E-Mail reicht nicht mehr aus. Rechnungen müssen in einem definierten XML-Format übermittelt werden, das alle Pflichtangaben enthält und automatisiert verarbeitet werden kann.
Warum sind Gründer betroffen?
Als Existenzgründer ist man oft noch flexibel und offen für neue Wege. Genau das ist ein Vorteil, denn die Umstellung auf digitale Prozesse fällt am leichtesten, wenn man noch keine komplexen Altstrukturen überwinden muss. Wenn Sie direkt auf digitale Tools zur Rechnungsstellung und Projektabwicklung setzen, können Sie sich reibungslos an die Anforderungen der öffentlichen Hand anpassen.
Professionell auftreten
Viele Gründer unterschätzen die Bedeutung eines formal korrekten, digitalen Auftritts. Eine unvollständige Rechnung kann genauso negativ wirken wie ein veraltetes Briefpapier. Bei Behörden zählt neben dem Preis auch die Zuverlässigkeit, mit der Anbieter Prozesse einhalten.
📄 Digitale Rechnungssoftware einsetzen
Nutzen Sie ein System, das XRechnungen automatisch erstellt und versendet. So vermeiden Sie Formatfehler und stellen sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
🔗 Zugänge zu Rechnungsportalen prüfen
Viele Behörden nutzen zentrale Plattformen zur Annahme von XRechnungen (z. B. das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes). Klären Sie frühzeitig, wie die Einreichung technisch erfolgt.
✅ Stammdaten sauber pflegen
Steuernummer, Bankverbindung, Leistungszeitraum – all diese Angaben müssen korrekt und vollständig hinterlegt sein, um unnötige Rückfragen oder Ablehnungen zu vermeiden.
🧾 Fristen und Formatvorgaben einhalten
Rechnungen, die den formalen Vorgaben nicht entsprechen, können zurückgewiesen werden. Das wirft ein schlechtes Licht auf die Zusammenarbeit.
Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil
Kleine Unternehmen und Selbstständige haben im Wettbewerb um öffentliche Aufträge oft bessere Chancen, als sie denken. Viele Behörden wünschen sich agile, innovative Partner, besonders in Feldern wie IT, Medien, Beratung oder Spezialdienstleistungen. Digitale Prozesse ebnen den Weg in eine effiziente Zukunft.
Ein digitales Rechnungswesen sendet ein positives Signal an potenzielle Auftraggeber. Denn wer XRechnungen korrekt liefert, zeigt, dass er die Spielregeln versteht. Das wiederrum erhöht die Chancen auf Folgeaufträge erheblich.
Ein weiterer entscheidender Faktor, um im digitalen Wettbewerb zu bestehen, ist die kontinuierliche Förderung der Mitarbeiter. Um mit den sich schnell entwickelnden digitalen Anforderungen Schritt zu halten, ist es wichtig, dass Ihr Team in den Bereichen digitale Kompetenz und effiziente Nutzung von Rechnungssoftware geschult wird. Investieren Sie in Weiterbildungsmaßnahmen, um Ihre Mitarbeiter auf dem neuesten Stand der Technik zu halten und sicherzustellen, dass sie die neuen Systeme und gesetzlichen Vorgaben problemlos umsetzen können.
Digitalisierung früh mitdenken
Öffentliche Aufträge bieten für Existenzgründer eine spannende Möglichkeit, mit verlässlichen Kunden zu wachsen. Der Einstieg gelingt jedoch nur, wenn man die digitalen Anforderungen ernst nimmt. Das bedeutet insbesondere: die XRechnung verstehen, umsetzen und im eigenen System verankern.
Wer direkt digital denkt, spart Zeit, Geld und Ärger und legt den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen. Schon bei der Existenzgründung sollte die digitale Rechnungsverarbeitung deshalb mitgedacht werden nicht als Last, sondern als strategischer Vorteil.