So senken Sie Geschäftskosten in Deutschland, ohne das Wachstum zu bremsen

Die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ist abgegeben, und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung dieses Quartals liegt neben der des Vorjahresquartals. Der Umsatz stagniert nahezu. Der Gewinn ist dennoch gesunken, und die Differenz verteilt sich auf ein Dutzend Kostenpositionen – von der Kreditrate bis zur Tankkarte.

Zinssätze erklären einen Teil davon. Die Europäische Zentralbank erhöhte die Zinssätze im Juni und erneut im September 2026, wie ihre offizielle Zinstabelle zeigt. Energie hat einen größeren Anteil daran: Die von Destatis gemessenen Energiepreise lagen im September um 14,9 % höher als ein Jahr zuvor.

10 % von jeder Kostenposition abzuziehen, wirkt wie die naheliegende Lösung, kürzt aber auch Ausgaben, die Kundschaft bringen. Wenn Sie überlegen, wie Sie Geschäftskosten senken können, ist die Reihenfolge der Kürzungen wichtiger als ihr Umfang. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Kosten erkennen, die sich bedenkenlos senken lassen, welche acht Kürzungen sich am schnellsten auszahlen und wie Sie verhindern, dass Einsparungen wieder verloren gehen.

Warum kluge Unternehmerinnen und Unternehmer zuerst Gemeinkosten senken

Jede Ausgabe in Ihrer Buchhaltung fällt in eine von zwei Gruppen. Wachstumsausgaben gewinnen Kundschaft oder bedienen sie: die Menschen, die die Arbeit erledigen, Marketing, das seine Kosten wieder einspielt, und Waren, die sich verkaufen. Gemeinkosten halten das Unternehmen bzw. die Existenzgründung am Laufen, bringen aber für sich genommen nichts ein. Miete, Energie, Versicherungen, Software, Porto und Kreditzinsen gehören alle zu dieser Gruppe.

Prüfen Sie jede Ausgabe anhand dessen, was wir den Drei-Test-Filter nennen, bevor Sie sie kürzen. Alle acht folgenden Maßnahmen beruhen darauf.

• Der Test auf eine günstigere Alternative. Können Sie dasselbe Ergebnis günstiger erzielen?
• Der Nachverhandlungstest. Handelt es sich um wiederkehrende Kosten mit Bedingungen, die Sie neu verhandeln können?
• Der Umsatztest. Bringt diese Ausgabe Kundschaft oder Umsatz?

Dieser letzte Test zeigt, warum es in der Regel der falsche Ansatz ist, Mitarbeitende mit Kundenkontakt zu entlassen. In einem achtköpfigen Team sind die Technikerin oder der Techniker im Außendienst oder die Person am Empfang die Einnahmequelle. Fällt diese Rolle weg, verschwinden auch die von ihr erledigten Aufträge, einschließlich der Rechnungen. Eine Softwarelizenz, die niemand nutzt, besteht keinen der drei Tests, und Sie verlieren nichts, wenn Sie sie kündigen.

8 Möglichkeiten, Geschäftskosten zu senken – von schnellen Erfolgen bis zu größeren Verhandlungen

Die folgenden acht Möglichkeiten zur Senkung der Betriebskosten sind nach Amortisationszeit geordnet: von wenigen Tagen bei den schnellsten bis zu Monaten bei den langsamsten. Gehen Sie von oben nach unten vor. Die schnellen Erfolge schaffen Liquidität und verschaffen Ihnen einige Stunden in der Woche – beides benötigen Sie für die weiter unten folgenden Gespräche mit Lieferanten, Versicherern und Banken.

Nr.	Ausschneiden	Ungefähre Amortisationszeit	Worauf die Maßnahme beruht	Warum es jetzt wichtig ist
1	Abonnementprüfung	Tage	Günstigere Alternative	Unbemerkt verlängerte Jahrespläne
2	Elektronisches Signieren statt Postversand	Tage	Umsatz	0,95 € pro Brief und etwa zwei Arbeitstage je Richtung
3	Vergleich von Energietarifen	Wochen	Neuverhandlung	Bundeszuschuss zu Netzentgelten seit Januar 2026
4	Versicherungstarife neu vergleichen	Bei Verlängerung	Günstigere Alternative	Absicherung passt nicht mehr zu Ihrem Besitz
5	Lieferantenkonditionen	Wochen	Neu verhandeln	Angespannter Cashflow nach Zinserhöhungen
6	Kredit überprüfen	Ein bis drei Monate	Neuverhandlung	EZB-Einlagezinssatz ab 16. September bei 2,50 %
7	Geschäftsräume	Monate	Günstigere Alternative	Hybride Arbeitsmodelle lassen Schreibtische ungenutzt
8	Marketing	Ein Quartal	Umsatz	Erste Budgetkürzung in einem schwierigen Jahr

1. Führen Sie eine Abonnementprüfung durch

Ziehen Sie Kreditkarten- und Kontoauszüge der letzten drei Monate heran und notieren Sie jede wiederkehrende Abbuchung. Notieren Sie daneben, ob sie wöchentlich, monatlich oder nie genutzt wird. Jedes Unternehmen verliert an denselben Stellen Geld. Für Personen, die das Unternehmen vor Monaten verlassen haben, werden weiterhin Lizenzen abgerechnet, zwei Tools erfüllen dieselbe Aufgabe, und ein Jahresplan verlängert sich in einem Monat, ohne dass es jemand bemerkt. Kündigen Sie alles, was Sie als „nie“ markiert haben, und prüfen Sie die „monatlichen“ Posten darauf, ob es einen günstigeren Weg gibt.

Vage: Senken Sie die Softwareausgaben um 10 %.

Konkret: Kündigen Sie die drei Designlizenzen für Mitarbeitende, die im Mai ausgeschieden sind, und verzichten Sie auf das zweite Tool für Videoanrufe.

2. Nicht mehr für Drucken, Postversand und Kuriere von Unterlagen zahlen

Die Deutsche Post verlangt 2026 für einen Standardbrief 0,95 € (EUR), und der Brief kommt in der Regel zwei Werktage nach der Aufgabe an. Wenn Sie ein Angebot versenden und per Post zurückerhalten, haben Sie bereits 1,90 € für Briefmarken ausgegeben – noch bevor Kosten für Drucken, Scannen oder einen Kurier bei dringenden Fällen anfallen.

Das Warten kostet mehr als die Briefmarken. Durch zwei Postwege und ein Wochenende dazwischen kann ein Angebot fast eine Woche verlieren, bevor die Arbeit überhaupt beginnt. Ihre Rechnung wird dann entsprechend viele Tage später versandt. Keine andere Einsparung auf dieser Liste beschleunigt zugleich den Zahlungseingang.

Der schnellste Weg, die Portokosten eines Unternehmens zu senken, besteht darin, keine Dokumente mehr per Post zu verschicken, die lediglich eine Unterschrift benötigen. Eine elektronische Signatur für Unterlagen kleiner Unternehmen eignet sich für Angebote, Lieferantenvereinbarungen und Änderungen an einem Gewerbemietvertrag, für die inzwischen Textform genügt. Wo ein Gesetz die Schriftform verlangt, kann nur eine qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen, wie § 126a BGB festlegt. Einige Dokumente, etwa eine persönliche Bürgschaft oder eine Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, können überhaupt nicht elektronisch unterzeichnet werden.

Laden Sie das Angebot hoch, statt es zu drucken, und Sie können PDF-Dokumente elektronisch signieren, bevor Sie Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin einen Link senden, über den die eigene Unterschrift hinzugefügt werden kann. Unterlagen, die eine Woche auf dem Postweg waren, können noch am Tag, an dem der Kunde oder die Kundin die E-Mail liest, wieder bei Ihnen sein.

3. Geschäftliche Energiekosten durch Tarifvergleich senken

Seit Januar haben ein Bundeszuschuss von 6,5 Milliarden € die Netzentgelte für Strom gesenkt und der Gasspeicherumlage ein Ende gesetzt, wie die Bundesregierung berichtet. Die Entlastung kommt über Ihren Anbieter bei Ihnen an, und Destatis stellte fest, dass die Strompreise im September um 5,5 % niedriger lagen als ein Jahr zuvor. Wenn sich Ihr Geschäftstarif seit Januar nicht geändert hat, vergleichen Sie auf einem Vergleichsportal Angebote für Ihre Postleitzahl und Ihren Jahresverbrauch.

Führen Sie einen Produktions- oder Handwerksbetrieb, etwa eine Bäckerei oder ein Bauunternehmen? Der niedrigere Stromsteuersatz für diese Unternehmen wird nicht automatisch gewährt: Den Erstattungsantrag stellen Sie bei Ihrem Hauptzollamt. Bundes-, Landes- und EU-Förderprogramme für die energieeffiziente Ausrüstung sind in der Förderdatenbank des Bundes aufgeführt.

Haben Sie ein besseres Angebot? Zeigen Sie es Ihrem aktuellen Lieferanten und bitten Sie um eine Angleichung, bevor Sie wechseln. So funktioniert der Nachverhandlungstest in der Praxis.

4. Holen Sie vor jeder Verlängerung neue Versicherungsangebote ein

Eine Police, die automatisch verlängert wird, kann Sie doppelt kosten. Möglicherweise zahlen Sie noch für einen Transporter, den Sie letztes Jahr verkauft haben, während die neuen Geschäftsräume und zusätzlichen Mitarbeitenden über eine Versicherung für ein kleineres Unternehmen abgesichert sind. Überprüfen Sie Ihre Policen bei jeder Veränderung im Unternehmen und vor jeder Verlängerung.

Beginnen Sie drei Monate vor dem Verlängerungstermin. Nach § 11 des Versicherungsvertragsgesetzes kann die Kündigungsfrist bei einer deutschen Police bis zu drei Monate betragen. Vergleichen Sie den Versicherungsschutz mit Ihrer aktuellen Vermögensaufstellung und holen Sie anschließend Angebote ein. Ein Versicherungsmakler kann Ihnen auf einmal Preise von mehreren Versicherern einholen, und Sie können seine Registrierung im offiziellen Versicherungsvermittlerregister prüfen.

5. Konditionen mit Ihren Lieferanten neu verhandeln

Der Preis ist nicht der einzige Hebel. Bitten Sie statt 30 um ein Zahlungsziel von 60 Tagen oder sagen Sie regelmäßige Bestellungen im Austausch für einen Mengenrabatt zu. Durch die Verlängerung von 30 auf 60 Tage bleibt das Geld für jede Rechnung etwa einen weiteren Monat auf Ihrem Konto.

Bringen Sie ein Konkurrenzangebot in das Gespräch ein und halten Sie jede Vereinbarung schriftlich fest.

Unkonkrete Anfrage	Konkrete Anfrage
„Können Sie beim Preis etwas machen?“	„Wir verpflichten uns für die nächsten 12 Monate zu Bestellungen im Zwei-Wochen-Rhythmus, wenn Sie uns ein Zahlungsziel von 60 Tagen einräumen und den Stückpreis um 4 % senken.“

6. Ist Ihr Unternehmenskredit nach den Zinserhöhungen noch wettbewerbsfähig?

Die EZB erhöhte ihren Einlagensatz 2026 zweimal: am 17. Juni von 2,00 % auf 2,25 % und am 16. September auf 2,50 %. Wenn Ihre Bank die Erhöhung vollständig weitergegeben hat, fallen für je € 100.000 an variabel verzinsten Schulden jetzt jährlich etwa € 500 mehr Zinsen an als im Januar.

Vergleichen Sie Ihren Zinssatz und die Gebühren mit dem Angebot Ihrer Bank für Neukunden. Fragen Sie anschließend einen Kreditvermittler oder eine andere Bank, ob es sich lohnt, einen Unternehmenskredit bei einem anderen Anbieter umzuschulden. Ein Konkurrenzangebot ist zudem Ihr stärkstes Argument, wenn Sie Ihre aktuelle Bank um eine neue Preisgestaltung bitten. Lassen Sie sich bei einem Festzinsdarlehen die Vorfälligkeitsentschädigung schriftlich geben, bevor Sie wechseln. Sie kann die Ersparnis zunichtemachen. Tipp: Gründerkredite haben häufig bessere Konditionen als normale Unternehmenskredite.

7. Prüfen Sie, wie viel Bürofläche Sie tatsächlich nutzen

Zählen Sie einen Monat lang täglich die genutzten Schreibtische und vergleichen Sie den Durchschnitt mit der in Ihrem Mietvertrag angegebenen Fläche. Wenn sich in einem Büro mit 14 Schreibtischen selten mehr als neun Personen aufhalten, stehen fünf der Schreibtische, für die Sie Miete zahlen, leer.

Daraus ergeben sich drei Optionen. Vermieten Sie die freie Fläche unter, sofern Ihr Mietvertrag dies erlaubt, und sprechen Sie mit dem Vermieter, bevor Sie dafür werben. Legen Sie für einen Teil des Teams einen festen hybriden Arbeitsplan fest. Oder verkleinern Sie Ihre Bürofläche und buchen Sie einen Coworking-Besprechungsraum, wenn ein Kunde zu Besuch kommt.

8. Streichen Sie Marketing ohne Ertrag und behalten Sie wirksame Maßnahmen bei

In einem wirtschaftlich schwierigen Jahr wird Marketing oft als Erstes aus dem Budget gestrichen, vor allem weil sich sein Ertrag schwerer erkennen lässt als eine Energierechnung. Messen Sie ihn stattdessen. Teilen Sie für jeden Kanal die Ausgaben des letzten Quartals durch die Zahl der dadurch gewonnenen zahlenden Kunden.

Angenommen, €3.600 für Suchanzeigen brachten 24 Kunden ein: Jeder kostete €150. Ein Verzeichniseintrag für 900 €, der zwei Kunden brachte, kostet somit 450 € pro Kunde. Das ist der Ertragstest in Zahlen ausgedrückt. Behalten Sie die Kanäle bei oder bauen Sie sie aus, wenn ihre Kosten pro Kunde deutlich unter dem Wert liegen, den ein Kunde für Sie hat, und streichen Sie den Rest. Empfehlungen und SEO können allerdings mehr als ein Quartal brauchen, um Ergebnisse zu zeigen. Bewerten Sie sie daher über sechs Monate.

Wie halten Sie Kosten niedrig, ohne an Schwung zu verlieren?

Einsparungen gehen wieder verloren. Aus einem kostenlosen Test wird ein Abonnement, eine Police verlängert sich automatisch, und zwölf Monate später sind die Kürzungen wieder aufgehoben.

Führen Sie jedes Quartal eine 45-minütige Kostenprüfung durch und übertragen Sie einer Person die Verantwortung dafür. Diese Person prüft jede Ausgabenposition anhand der drei Tests und legt höchstens drei Änderungsvorschläge vor. Von allen hier genannten Strategien zur Kostensenkung sorgt diese dafür, dass die übrigen wirksam bleiben.

Legen Sie auch eine Regel für neue Ausgaben fest. Wer eine wiederkehrende Ausgabe eingeht, notiert zunächst, welchen Test sie besteht. Eine Ausgabe, die keinen der Tests besteht, wird nicht genehmigt.

Entscheiden Sie schließlich, welcher Anteil der Einsparungen wieder in Wachstum fließt. Ein Viertel jedes eingesparten Euro könnte alles finanzieren, was den Ertragstest bestanden hat, etwa Ihren stärksten Marketingkanal oder eine zusätzliche Schicht für Ihren meistbeschäftigten Techniker. Die Kürzungen finanzieren dann Wachstum, statt im Dispokredit zu verschwinden.

Tragen Sie Ihre nächsten drei Kostentermine in den Kalender ein

Diese Einsparungen sind kein einmaliger Effekt. Sie fallen an festen Terminen immer wieder an. Öffnen Sie Ihren Kalender und tragen Sie jetzt drei davon ein: die nächste Verlängerung einer Versicherung, das Ende Ihres Energievertrags und das Ende der Zinsbindungsfrist bei einem Darlehen. Setzen Sie jede Erinnerung früh genug, um kündigen zu können – bei vielen Versicherungen bedeutet das drei Monate vorher. Jeder dieser Termine ist eine Gelegenheit, die drei Prüfungen durchzuführen, bevor sich ein Vertrag zu seinen eigenen Bedingungen verlängert.

Wichtigste Erkenntnisse

• Teilen Sie jede Ausgabe vor Kürzungen in wachstumsfördernde Ausgaben oder Gemeinkosten ein und kürzen Sie zuerst die Gemeinkosten.
• Schützen Sie die Mitarbeitenden mit Kundenkontakt und die Marketingkanäle, die zahlende Kunden gewinnen, auch wenn die Liquidität knapp ist.
• Beginnen Sie mit einer Prüfung Ihrer Abonnements und der Umstellung auf elektronische Signaturen, denn beides amortisiert sich innerhalb weniger Tage.
• Prüfen Sie, ob Ihr Stromtarif die Senkungen der Netzentgelte für 2026 berücksichtigt, und holen Sie vor jeder Verlängerung neue Versicherungsangebote ein, statt den Vertrag automatisch weiterlaufen zu lassen.
• Fragen Sie nach zwei EZB-Zinserhöhungen im Jahr 2026 bei Ihrer Bank oder einem Kreditvermittler nach, ob Ihr Unternehmenskredit noch wettbewerbsfähig ist, und prüfen Sie vor einem Wechsel die Gebühren für vorzeitige Rückzahlung.

Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie Ihren Businessplan inkl. Finanzplan laufend aktualisieren.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen fixen und variablen Kosten, und welche sollte ich zuerst senken?

Fixe Kosten verändern sich nicht mit Ihrem Umsatz: Miete, Versicherungen und Darlehensraten sind typische Beispiele. Variable Kosten steigen und sinken mit der Geschäftstätigkeit, etwa für Warenbestand, Verpackung und Kuriergebühren. Beginnen Sie mit den fixen Kosten, denn eine gute Verhandlung über einen Mietvertrag oder ein Darlehen spart jeden Monat Geld, bis der Vertrag endet. Variable Kosten sinken bereits von selbst, wenn das Geschäft nachlässt, und weitere Kürzungen treffen meist die Arbeit, die Umsatz bringt.

Sind elektronische Signaturen in Deutschland rechtlich gültig?

Ja, für die meisten Geschäftsdokumente. Nach EU-Vorschriften darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Wo deutsches Recht die Schriftform verlangt, benötigen Sie jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur, und für einige Dokumente, etwa eine persönliche Bürgschaft oder eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses, ist weiterhin eine Unterschrift mit Tinte erforderlich. Prüfen Sie die Formvorgaben, bevor Sie etwas Ungewöhnliches elektronisch signieren.

Gibt es staatliche Zuschüsse oder Erstattungen, die Geschäftskosten senken?

Einige. In der Bundesförderungsdatenbank können Sie nach Programmen von Bund, Ländern und der EU nach Thema und Region suchen und sehen, für welche Sie möglicherweise infrage kommen. Programme für Energieeffizienz gibt es sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene. Suchen Sie daher zusammen mit Ihrem Bundesland, um zu sehen, was für Sie gilt.

Lohnt es sich, einen Steuerberater oder Berater zu bezahlen, um Einsparmöglichkeiten zu finden?

Oft, ja. Eine Überprüfung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung kann ihre eigenen Kosten decken, wenn sie doppelte Ausgaben oder übersehene Abzüge aufdeckt. Vereinbaren Sie vorab ein Festhonorar und bitten Sie um eine schriftliche Aufstellung der Ergebnisse, jeweils mit einer geschätzten jährlichen Ersparnis. So können Sie das Honorar direkt mit den Ergebnissen der Überprüfung verrechnen.