Größere Existenzgründungen müssen EU-Whistleblower-Richtlinie beachten

Unternehmen dürfen heute nicht mehr auf das Frühwarnsystem verzichten. Sie müssen laut der EU-Hinweisgeber-Richtlinie Whistleblowern die Möglichkeit geben, ihre Bedenken und Beobachtungen anonym zu äußern.

Für Unternehmen und Dienststellen sind somit Hinweisgebersysteme (externer Link) äußerst wichtig. Sie bewahren die Einrichtungen nämlich vor hohen finanziellen Schäden. Auch kann ohne sie der Ruf einer Institution in Mitleidenschaft gezogen werden. Ein Hinweisgebersystem macht eine Firma rechtzeitig auf etwaiges Fehlverhalten der Angestellten und unternehmensnahen Personen aufmerksam – so ist es früh möglich, die notwendigen Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Zuallererst ist aber die Frage zu beantworten, worum es sich bei einem solchen Dienst überhaupt handelt und warum er für größeren Institutionen unverzichtbar ist.

Dadurch zeichnen sich Hinweisgebersysteme aus

Ein solches System kommt in erster Linie in Verwaltungseinrichtungen und Unternehmen zum Einsatz. Es eröffnet dort den Mitarbeitern sowie unternehmensnahen Dritten einen vertrauenswürdigen Kommunikationskanal. Letzteren können zugelassene Personen zum Melden von Regel- und Ethikverstößen sowie etwaiger Straftaten nutzen.

In diesem Kontext spielt die Compliance eine wichtige Rolle. Dieser Begriff bezeichnet die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften in Unternehmen. Seit der Einführung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie (externer Link) ist ein solch rechtskonformes Vorgehen für Betriebe Pflicht – dafür müssen sie ihre Angestellten auch ein Whistleblowing-System zur Verfügung stellen. Das gilt ab 2021 für Firmen und Existenzgründer mit über 250 Mitarbeitern. Firmen mit 30 bis 249 Angestellten haben eine Umsetzungsfrist von zwei Jahren.

So profitieren Betriebe von Hinweisgebersystemen

Es versteht sich von selbst, dass nicht nur Unternehmen, sondern auch Städte und Gemeinden rechtlich zur Einführung von Hinweisgebersystemen verpflichtet sind. Im Vorfeld sollten sich die betreffenden Einrichtungen mit dem System genau auseinandersetzen. Immerhin stehen Ihnen mittlerweile mehrere Optionen zur Auswahl.

Das Hinweisgebersystem dient Firmen nicht nur als Schutzschild vor Sanktionen, Strafen und Imageschäden. Agiert es richtlinienkonform, halten Unternehmen mit seiner Unterstützung wichtige gesetzliche Vorgaben ein. Des Weiteren fungiert die Technik als Frühwarnsystem, sodass die Institution rechtzeitig auf Fehlverhalten hingewiesen wird. Es ist dem Betrieb dadurch möglich, die erforderlichen Gegenmaßnahmen sofort zu ergreifen. Werte wie Transparenz und Integrität werden dadurch gefördert, was letzten Endes dem Ruf der Institution zugutekommt.

Zu guter Letzt handelt ein Unternehmen dank eines Hinweisgebersystems proaktiv – damit lebt es eine offene Kommunikation, was wiederum ethisches und rechtskonformes Handeln fördert.

Diese Hinweisgebersysteme gibt es

Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Hinweisgebersystemen. Unternehmen steht es dabei frei, für welche Option sie sich entscheiden – seitens der EU-Hinweisgeber-Richtlinie gibt es diesbezüglich keine Vorschriften.

Ein klassisches Hinweisgebersystem stellt der Briefkasten dar. In diesem Fall erfolgt die Kommunikation aber lediglich in eine Richtung. Mit einem Call-Center findet das Gespräch von Mensch zu Mensch statt. Es ist aber auch möglich, eine Ombudsperson zu bestimmen. Sie stellt dabei eine vermittelnde Stelle zwischen den Parteien dar. Immer öfter kommen aber digitale Hinweisgebersysteme zum Einsatz. Sie existieren in Form eines Echtzeit-Chats, über den sich etwaige Hinweise in Echtzeit und von jedem Ort aus übermitteln lassen. Dies erlaubt den betreffenden Personen viel Freiheit und Flexibilität.

Die Funktionsweise im Überblick

Hinweisgebersysteme folgen immer einem standardisierten Ablauf. Eine Priorität ist dabei der Schutz des Whistleblowers – seine Identität wird also nicht preisgegeben. In der Regel untergliedert sich die Vorgehensweise in folgende Schritte:

1. Zuerst beobachtet eine Person einen rechtlichen Verstoß.
2. Ihre Bedenken meldet sie an das System. Der Schritt erfolgt immer vertraulich und anonym. Auf Wunsch hat der Hinweisgeber die Möglichkeit, seine persönlichen Daten zu hinterlassen.
3. Jetzt erfolgt die Prüfung der Meldung durch einen zuständigen Mitarbeiter oder eine Ombudsperson.
4. Nach der Kommunikation mit einem Juristen werden Konsequenzen erarbeitet. Ereignisse klärt das Unternehmen entweder intern oder über die juristische Abteilung.
5. Zu guter Letzt erfolgt die Nachsorge. Mit ein wenig zeitlichen Abstand überprüfen die Verantwortlichen, ob Differenzen beseitigt und sämtliche Sachverhalte geklärt wurden.

Fazit – Unternehmen profitieren langfristig von Hinweisgebersystemen

Zur Befolgung der EU-Richtlinien stehen Institutionen mittlerweile verschiedene Arten von Systemen zur Auswahl. Wichtig ist dabei, dass man über sie unkompliziert Meldungen abgeben kann. Die Klärung des Anliegens hat dann umgehend zu erfolgen. Dadurch leben die betreffenden Betriebe im Alltag Transparenz, was letzten Endes ihrem Ruf zugutekommt.