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Mitarbeitergespräch

Der Umgang mit Angestellten gehört zu den selbstverständlichen Aufgaben von Vorgesetzten und ist vor allem für Gründer oft eine neue Herausforderung. Allerdings heißt die Alltäglichkeit leider nicht, dass diese Kommunikation auch immer gut gelingt. Stattdessen ist es durchaus schwierig, immer im angemessenen, sachlichen und konstruktiven Ton miteinander zu sprechen. Gleichzeitig muss man das richtige Verhältnis zwischen Autorität und Freundlichkeit finden – auch das ist keine leichte Disziplin. Wegen dieser und weiterer Schwierigkeiten wollen wir uns heute einmal näher mit der Thematik beschäftigen und sie analysieren.

Warum ein guter Umgang zwischen Chef und den Mitarbeitern so wichtig ist

Doch warum ist der Umgang mit Mitarbeitern so unglaublich wichtig? Selbstverständlich ist es sowohl für die Vorgesetzten und auch für die Mitarbeiter erst einmal wesentlich angenehmer, in einem angemessenen und freundlichen Ton im Arbeitsalltag zu kommunizieren. Es gibt allerdings auch zahlreiche sehr pragmatische Gründe, warum ein Schwerpunkt in jedem Unternehmen hier bestehen sollte.

Denn Mitarbeiter, die sich ständig über das Verhalten von Kollegen oder Vorgesetzten ärgern, werden wohl kaum produktiv arbeiten. Um sie zu motivieren, kann in einem späten Stadium des Kommunikationsversagens nur noch Druck genutzt werden – und dieser wird über kurz oder lang dazu beitragen, dass sich die Leute eine neue Arbeitsstelle suchen, bei der die Kommunikation besser ist.

Hierarchie und Kommunikation

Eine gut funktionierende Kommunikation ist bei näherer Betrachtung aber auch ein grundlegender Eckpfeiler für die Hierarchie in einem Unternehmen. Dass dies so ist, dürfte auch bei Firmen mit betont flacher Hierarchie klar sein: Wer einen formlosen Umgang mit seinen Mitarbeitern möchte, muss dies kommunikativ kenntlich machen. Und wer genau dies nicht wünscht, muss dies auch im eigenen Kommunikationsverhalten markieren – denn beide Stile unterscheiden sich hier deutlich.

Wie komplex Gesprächsführung, Tonfall und Körperhaltung sind, lässt sich etwa an den Axiomen von Paul Watzlawick sehen, der schon früh eine Darstellung der verschiedenen Aspekte versuchte (externer Link). Hierbei sind also die beabsichtigte und die tatsächliche Hierarchie, die durch Kommunikation repräsentiert werden, durchaus unterschiedlich.

Das klingt kompliziert: Dann soll an dieser Stelle ein etwas konkreteres Beispiel erfolgen: Ein Gründer möchte mit seinen Untergebenen eigentlich eine flache Hierarchie installieren und gelebt wissen. Leider ist dies aufgrund kommunikativer und durchaus unbeabsichtigter Details aber oft nicht das, was bei den Angestellten ankommt – sondern das Gegenteil.

Hierin liegt letztendlich der Hauptgrund, warum sich Gründer als Neulinge auf diesem Gebiet mit Kommunikation auseinandersetzen sollten. Freilich gilt das auch umgekehrt: Mitarbeiter sollten darauf achten, dass sie gegenüber ihren Vorgesetzten eine klare und freundliche, angemessene Kommunikationsmethode benutzen.

Typische Fehler im Umgang

Es gibt zahlreiche Fehler, die im Umgang miteinander immer wieder vorkommen. Was könnte näher liegen, als an dieser Stelle – wenn auch in absichtlich überspitzter Form – die typischen Fehler in alltäglichen Firmengesprächen aufzuzeigen? Genau aus diesem Grund wollen wir typische Fehlverhaltensweisen hier kurz analysieren und gleichzeitig Lösungsvorschläge bringen.

Der Kumpeltyp

Ein klassischer Fehler, der Start-ups vor allem nach dem Einstellen der ersten Mitarbeiter unterläuft ist der, dass zwischen der Führungsebene und den Angestellten eine gewisse Kumpelhaftigkeit suggeriert wird, die auch in der allgemeinen Kommunikation wiederzufinden ist. Denn nicht nur die Gründer selbst, auch das künftige Personal ist hier überdurchschnittlich oft noch jüngeren Alters und solche Umgangsformen eher gewohnt.

Nicht falsch verstehen: Das schnelle Duzen und Ansprechen beim gegenseitigen Vornamen, die Frage nach den gegenseitigen Befindlichkeiten und viele ähnliche vermeintlich freundschaftliche Gesten sind heute vielerorts Teil der Unternehmenskultur und gilt in vielen Branchen als Selbstverständlichkeit. Allerdings ist diese Praxis sowohl mit Vorteilen, als auch mit Nachteilen verbunden. Diesen Wandel in der Unternehmenskultur kann man allerdings selbstverständlich auch positiv und als Abkehr von der Überformalisierung früherer Tage betrachten.

Wenn ein Gründer sich als Chef selbst allerdings als Kumpeltyp darstellt und sich somit gewissermaßen auf eine Ebene mit seinen Angestellten begibt, ist oft eine entscheidende Grenze überschritten. Wer mit seinen Angestellten ein beinahe freundschaftliches Verhältnis wünscht, sollte sich hier grundsätzlich hinterfragen. Denn wie in jedem gewinnorientierten Unternehmen kann auch hier die Freundschaft spätestens dann vorbei sein, wenn der Angestellte von sich aus kündigt oder gar aufgrund mangelhafter Leistungen gekündigt wird. Unstimmigkeiten im betrieblichen Rahmen können schnell verdeutlichen, dass die vermeintliche Freundschaftlichkeit tatsächlich lediglich aufgesetzt war.

Umgekehrt gilt jedoch genauso die Regel, hier einen gewissen Abstand zu bewahren: Mitarbeiter einer Firma sollten grundsätzlich gleich aus mehreren Gründen kein kumpelhaftes Verhältnis mit ihren Vorgesetzten anstreben. Erstens kann dies unter den Kollegen schnell als Einschmeicheln empfunden werden und daher negative Konsequenzen im Umgang mit den Gleichrangigen nach sich ziehen. Zudem kann dies auch schwierige Folgen im Umgang mit dem Chef selbst haben.

Woran man Kumpeltypen erkennt? Nun, wenn der Smalltalk ausufert und in Bereiche geht, die vermutlich nicht mehr unbedingt zwischen reinen Arbeitskollegen ausufert, handelt es sich hier um eine gewisse Grenzüberschreitung.

Allerdings hat auch ein kumpelhaftes Verhalten durch Vorgesetzte Vorteile. Denn hier ist die Wahrscheinlichkeit relativ gering, dass die Angestellten bei der Arbeit vermehrte Angstgefühle haben oder sich stark unter Druck gesetzt fühlen. Zudem ist es relativ sicher, dass der Chef relativ genau im Bilde darüber ist, wie die Stimmung innerhalb seines Teams ist – schließlich sorgt seine Freundlichkeit auch wiederum für eine gewisse Offenheit seitens der Angestellten.

Was sollte man tun?

Sollte man als Chef in seinem neuen Unternehmen selbst einmal festgestellt haben, dass der Umgang mit den eigenen Angestellten bisweilen etwas zu vertraulich wird, so hilft nur ein sofortiges Umschwenken ohne größere Erklärungen. Diese würden die eigene Autorität lediglich weiter untergraben. Natürlich wäre es auch falsch, nun den entgegengesetzten Weg zu gehen und plötzlich unfreundlich und abweisend zu werden. Es empfiehlt sich aber doch, klare Grenzen zu setzen und die bisherige Freundlichkeit mit einer gewissen Unverbindlichkeit zu koppeln.

Der Diktator

Selbstverständlich gibt es aber auch den kompletten Gegenentwurf, nämlich den völlig autoritären Chef, der so gut wie gar keine persönliche Kommunikation mit seinen Mitarbeitern pflegt. Kommunikation findet hier nur dann statt, wenn Anweisungen oder Rückmeldungen gegeben werden. Ansonsten tritt er eher einsilbig auf und ist auch nicht oft in den Büros seiner Kollegen zu sehen, sondern ruft sie im Fall des Falles eher von sich aus.

Das Feedback von Mitarbeitern zählt wenig – negatives Feedback dringt in aller Regel erst gar nicht durch. Umgekehrt dafür ist der stark autoritäre Vorgesetzte sehr darauf bedacht, dass sein Feedback an die verschiedenen Abteilungen direkt und unverblümt ergeht. Widerspruch gilt hier verhältnismäßig wenig.

Eine solche Strategie ist gerade als Gründer fatal, denn auf diese Weise werden wertvolle Rückmeldungen der Belegschaft oft im Keim erstickt. Damit wird die Möglichkeit verspielt, frühzeitig Feedback zu bekommen und so auf falsche Entwicklungen schnell reagieren zu können.

Mangelnde Klarheit in der Kommunikation

Selbstverständlich sind diese extremen Typen eher selten – viel häufiger sind die Charaktere komplexer und können nicht in Stereotypen gezeichnet werden. Ein Problem, das viel häufiger vorkommt und zugleich eher eine Frage der Kommunikationsart als der Persönlichkeiten ist, ist die mangelnde Klarheit in der Kommunikation. Gerade dann, wenn Firmen sich erst etablieren müssen, ist es bitter nötig, dass die Kommunikation klar ist und gut funktioniert. Das ist nicht nur wichtig, um sich eine gute Marktposition zu erarbeiten, sondern auch für die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Mangelt es aber an Klarheit in der Kommunikation, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Wenn die Erwartungen der künftigen Kunden nicht klar genannt werden oder sie falsch verstanden werden, können die Aufgaben auch nicht wunschgemäß erledigt werden. Das ist besonders bei zeitkritischen Themen schwierig, die eine effiziente Umsetzung erfordern.

Meetings ohne konstruktive Ergebnisse

Besonders auffällig ist, dass Meetings hier oft nicht optimal genutzt werden. Statt beispielsweise offene Fragen zu klären, werden dann lediglich Statusberichte abgegeben, der Fortschritt der Kollegen ist aber oft nicht einmal transparent dokumentiert. Die Meetingkultur in vielen Unternehmen ist deutlich verbesserungswürdig (externer Link), so sind viele laut einer Umfrage mit dem Verlauf und den Ergebnissen der regelmäßigen Treffen nicht zufrieden. Gründer sollten hier von Anfang an eine konstruktive und effektive Meetingkultur etablieren.

Besonders häufig und wieder ein Fall für die Kommunikationsanalyse ist dabei das Problem des Abkommens vom Thema. Dieses Abschweifen wird letztlich durch einen mangelhaften Fokus vorgegeben. Die immerhin von 74 Prozent der Befragten angegebene Ansicht, dass die fragwürdige Effektivität Meetings behindere, lässt sich ebenfalls leicht durch eine mangelhafte Kommunikation begründet. Denn wenn die Zielvorstellungen zu Meetings im Vorfeld nicht klar kommuniziert sind, sondern lediglich die Ankündigung vorhanden ist, dass ein Meeting stattfinden soll, haben die Mitarbeiter auch keine Chance, sich vorzubereiten – auffällig, dass auch dieser Punkt in der Kritik der Angestellten aufzufinden ist.

Insgesamt kulminieren in Meetings regelmäßig alle Schwächen einer unternehmensinternen Fehlkommunikation. Dort ist sozusagen der Schmelztiegel aller Versäumnisse aufzufinden, aller Missverständnisse und sämtlicher verpasster Gelegenheiten. Wenn Meetings in großer Regelmäßigkeit ohne konstruktive Ergebnisse enden, ist dies ein sicherer Warnhinweis für große kommunikative Defizite im eigenen Unternehmen.

Unangemessene Behandlung

Kommunikative Schieflagen werden leider mit einer gewissen Regelmäßigkeit auch durch schlechte Entscheidungen verursacht. Diese liegen zum Beispiel immer dann vor, wenn vorgesetzte Mitarbeiter in irgendeiner Weise unangemessen behandeln. Unangemessenheit mag ein überwiegend subjektiver Faktor sein, doch gibt es auch ganz klar objektive Fehlverhalten.

Als Beispiel sei etwa das Ablehnen von Urlaubsanträgen ohne nachvollziehbare Begründung genannt, ganz besonders im wiederholten Falle. Dass Angestellte dies auf lange Sicht als persönliche Animosität empfinden, erklärt sich fast von selbst und bedarf keiner weiteren Erklärung.

Es gibt allerdings auch Fehlverhalten, die richtiggehend illegal sind. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber die Arbeitnehmer für Zeugenaussagen vor Gericht nicht entschuldigen will, obwohl diesen sogar eine Entschädigung für den Verdienstausfall zusteht. Beide Seiten können im Rahmen des Zeugengeldes dann entsprechende Ausfallzahlungen erhalten (externer Link). Betroffene sollten ihren Arbeitgeber gegebenenfalls auf die gesetzlichen Möglichkeiten hinweisen.

Übrigens kann es in ähnlicher Weise zu Konflikten mit geltendem Recht seitens des Arbeitgebers dann kommen, wenn Sonderurlaube nicht zugestanden werden, obwohl triftige Gründe wie etwa der Tod eines Familienangehörigen vorliegen, schließlich gibt es verschiedene Anlässe, bei denen dieser gewährt werden sollte (externer Link).

Unbezahlte Überstunden

Dass es gelegentlich dazu kommen kann, dass die gewohnten Arbeitszeiten gerade in der aufreibenden Startphase oder bei einer guten Auftragslage überschritten werden, ist unbestritten und auch nicht weiter verwerflich. Kommt es allerdings regelmäßig dazu, so sollte man seinen Mitarbeitern durchaus erklären, warum dies der Fall ist. Diese Art der Transparenzzeigt nicht nur ein Problembewusstsein dafür auf, dass die Kollegen eine Minimierung ihres Privatlebens zu Gunsten des Unternehmenswohls in Kauf nehmen müssen, sondern zeigt gleichzeitig an, dass auch die Arbeitgeber diese Lage als Ausnahmesituation verstehen.

Damit derlei Maßnahmen für mehr Transparenz aber auf Verständnis stoßen, ist es notwendig, dass die Überstunden auch wie gesetzlich vorgesehen mit Urlaub oder Bezahlung abgegolten werden. Ist dies nicht der Fall, bringt auch eine Kommunikation wenig. Es sei denn, diese wird auf eine Erklärung erweitert, warum das Abgelten der Überstunden mit diesen beiden Maßnahmen nicht möglich ist. Auch dann, wenn finanzielle Engpässe insbesondere in kleinen Unternehmen bestehen, kann hier Verständnis erzeugt werden.

Schlechtes oder gar kein Feedback

Dass Feedback und insbesondere konstruktives Feedback heute in vielen Unternehmen propagiert wird, ist kein Geheimnis. Was allerdings hinter den modischen Anglizismen steckt, ist nach wie vor selten klar und wird noch seltener umgesetzt. Jeder Chef oder Vorgesetzte sollte sich deshalb damit auseinandersetzen, wie konstruktives Feedback funktioniert und eingesetzt werden kann. Zunächst wollen wir uns mit dem Gegenteil befassen, nämlich mit der Variante, dass es entweder keine oder nur schlechte Rückmeldungen gibt.

Kein Feedback kann zu einer absoluten Demotivation der Angestellten sorgen und weiterhin zu Spekulationen bezüglich der eigenen Leistungen führen. Ohne Feedback ist es Mitarbeitern weiterhin völlig unmöglich, Verbesserungen zu erzielen. Wenn sie keinerlei Rückmeldungen erhalten, entfällt übrigens auch eine Reflexion über das Schaffen, das per Input natürlich produktiver ausfallen würde als durch bloße Eigenüberlegungen.

Fast noch katastrophalere Konsequenzen als gar kein Feedback kann übrigens schlechtes Feedback erzeugen. Damit ist hier übrigens keineswegs Kritik gemeint: Kritik ist in jedem Unternehmen absolut notwendig. Grundsätzlich müssen auch die neuen Mitarbeiter Kritikfähigkeit entwickeln oder besitzen sie im Optimalfall bereits. Mit schlechtem Feedback ist eher gemeint, dass dieses so formuliert wird, dass es entweder destruktiv ist, den Angestellten keinerlei Umsetzungsmöglichkeiten an die Hand gibt, ergo keine Alternativen zum gegenwärtigen Handeln aufzeigt oder in abschätziger Weise geäußert wird.

Auf all diese Arten und Weisen können Mitarbeiter verunsichert und zur Überzeugung getrieben werden, dass sie mit einer anderen Arbeitsstelle besser beraten sind.

Kommunikation nach Schulz von Thun

Nun haben wir in diesem Text allerlei Kenntnis davon gewonnen, wie Kommunikation schlecht funktionieren könnte und/oder unter erheblichen Defiziten zu Stande käme. Zudem sind wir ins Bild gerückt über die Folgen einer solchen, die zum Teil gravierend sein können. Widmen wir uns aber nun der besseren, der gut funktionierenden Kommunikation. Bereits am Anfang des Textes war die Rede von den Axiomen nach Watzlawick. Wir wollen nun die einzelnen Seiten, die Schulz von Thun wiederum in seinem Vier-Seiten-Modell bei kommunikativen Akten identifiziert hat, beschreiben. Derer gibt es vier:

  • Der Sachinhalt: Der Sachinhalt dient der Weitergabe von Informationen und hat gerade in Unternehmen im Optimalfall einen hohen Stellenwert. Hier geht es beispielsweise um Quartalszahlen, Bilanzen und ähnliche sachbezogene Inhalte.
  • Die Beziehungsseite: Die Kommunikation zwischen zwei Menschen ist stets von deren Beziehung geprägt. Diese Seite bringt genau das zum Ausdruck und verdeutlicht durch Feinheiten in der verbalen, paraverbalen oder nonverbalen Kommunikation die eigene Beziehung zum Gegenüber im Gespräch.
  • Der Appell: Wenn es zum Beispiel darum geht, einen Arbeitsauftrag weiterzugeben, hat der kommunikative Akt eine stark appellative Seite, also einen Aufforderungscharakter.
  • Die Selbstoffenbarung: In vielen kommunikativen Akten wird – auch wenn der Kern der Aussage ein anderer ist – eine selbstoffenbarende Aussage getroffen, also eine Information über sich selbst weitergegeben.

Bei diesem Modell ist zu berücksichtigen, dass bei verschiedenen kommunikativen Akten auch verschiedene Gewichtungen hin zu einer der vier Seiten auftreten. Es ist also keineswegs so, dass in jedem Gespräch alle vier Seiten gleich stark vertreten sind – aber zu einem Mindestmaß ist stets jede von ihnen enthalten.

Fairness und klare Vorstellungen

Das Vier-Seiten-System hat den großen Vorteil, dass es uns eine durchaus zugängliche und verständliche Erklärung bietet, wie es so schnell zu Missverständnissen kommen kann. Fairness ist deshalb eine grundlegende Anforderung einer erfolgreichen Kommunikation im Alltag. Das bedeutet nicht, dass wir bei aller Disziplin auch immer fair sein können, schließlich spielt Irrationalität eine große Rolle im menschlichen Verhalten. Genau deshalb müssen wir darauf achten, dass wir wenigstens meistens Fairness bewahren, und das auch in dem kommunikativen Verhalten. Das geht selbstverständlich nur dann, wenn wir hier eine strikte Selbstkontrolle bewahren.

Übrigens helfen klare und klar kommunizierte Vorstellungen sehr dabei, die Gesprächskultur zu verbessern. So kann etwa die Etablierung einer festgelegten Meetingkultureinen großen Teil dazu beitragen, dass die Meetings nicht nur inhaltlich wertvoller werden, sondern auch zu besseren Ergebnissen führen.

Missverständnissen vorbeugen

Freilich geht es auch darum, Missverständnissen vorzubeugen. Hier sei an dieser Stelle einfach darauf hingewiesen, dass zum Beispiel durch schriftliche Kommunikation per Mail viele Missverständnisse im Arbeitsprozess schon vorab verhindert werden können. Durch eine klare, unmissverständliche, aber höfliche Formulierung von Mails kann die interne Kommunikation zielgerichteter und effizienter werden.

Fazit

Kommunikation ist also ein komplexes Unterfangen und ein einwandfreies Gelingen nahezu unmöglich. Nichtsdestotrotz sollten sich sowohl einfache Angestellte als auch Gründer von Anfang an darum bemühen, mit einer klaren, fairen und empathischen Herangehensweise an die Kommunikation heranzugehen – schließlich kommen die Probleme von ganz allein. Daher ist es wichtig, eigene Kommunikationsstrategien kritisch zu hinterfragen und auch den Dialog in dieser Hinsicht freundlich und konstruktiv zu suchen.

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