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Ein schwarzer Wecker steht auf einem weißen Schreibtisch.

Die Zeiterfassung sah sich 2020 einer ganz neuen Herausforderung ausgesetzt – das plötzliche Home Office für Millionen Mitarbeiter kam schließlich ohne Ankündigung. Immerhin war die Branche dank moderner Online-Tools gut aufgestellt und konnte reagieren.

Zeiterfassung 2.0: Online als Grundlage

Aufgrund des Wandels, den die Technologie in allen Bereichen des Arbeitslebens vorangetrieben hat, ist auch die Zeiterfassung heutzutage unter ganz neuen Bedingungen möglich. Das betrifft nicht nur die Methoden an sich, sondern wurde oft genug ausgeweitet auf die Frage, wie Arbeit in der modernen Ära eigentlich gestaltet sein sollte (externer Link). Allzu strenge Regelungen innerhalb des Betriebs sehen sich zunehmender Kritik ausgesetzt und die Zeiterfassung ist damit untrennbar verbunden.

Die neuen Möglichkeiten kommen da durchaus gelegen, da sie individuelle Freiheit, Kontrolle und Zuverlässigkeit gleichermaßen fördern. Gängige Software-Lösungen sind modular aufgebaut und können somit an jeden Bedarf angepasst werden. Die Bedienung ist, wie für heutige Standards üblich, plattformunabhängig, sodass der Benutzung kaum Grenzen gesetzt sind.

Naturgemäß eignen sich Systeme dieser Art für die verschiedensten Betriebe. Für KMUs existieren maßgeschneiderte Lösungen ebenso wie für Großunternehmen; selbst spezielle Einsatzbereiche wie die öffentliche Verwaltung werden abgedeckt.

Gut zu wissen: Wie auf dieser Website beschrieben (externer Link), können kleine und mittlere Unternehmen seit einigen Monaten im Rahmen des Förderprogramms „Digital Jetzt“ Fördermittel beim Bund beantragen, um die Digitalisierung in ihrem Unternehmen voranzutreiben. Hiermit lassen sich in diesem Bereich verschiedene Projekte realisieren, darunter auch die Umstellung der Zeiterfassung auf modernere digitale Systeme.

Oft unterschätzt – ein Fehler?

Demzufolge ist es nicht überraschend, dass auch Kleinstbetriebe wie frische Start-ups auf die Software setzen können. Angesichts der etlichen Aufgaben, die im Rahmen der Unternehmensgründung und auch danach anstehen, wird die Zeiterfassung dort oft übersehen oder nur sehr stiefmütterlich behandelt. Bereits mittelfristig kann dies jedoch negative Auswirkungen haben, nicht zuletzt im Sinne von Arbeitsatmosphäre und Firmenkultur.

Existenzgründer sind deswegen gut beraten, die Zeiterfassung nicht weniger ernst zu nehmen als andere Kernthemen wie Finanzplanung, Marketing und Businessplan. Schließlich kann sie auch als Mittel zur Effizienzerhöhung dienen: Durch das Verhältnis von Produktivität und Arbeitszeit ergibt sich schnell eine qualitative Aussage, auf deren Basis Optimierungen angeregt werden können.

In der flexiblen, aber oftmals schwer zu durchschauenden Online-Kollaboration gilt dies erst recht. Die Zeiterfassung kann auch hier als zentrale Instanz dienen, um die Übersicht zu verbessern. Das benötigte Micromanagement sinkt dadurch, Abläufe lassen sich besser nachvollziehen, die Zuordnung einzelner Arbeitsschritte fällt leichter.

Die Kosten sollten angesichts dieser Vorteile und der genannten Zuschussmöglichkeiten kein Gegenargument sein. Hinzu kommt schließlich, dass die Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können (Service-Tipp: Steuerberater finden). Der tatsächliche Wert der Investition steigt dadurch weiter und da das Home Office auch künftig keine kleine Rolle (externer Link) spielen wird, ist die Hilfe eines professionellen Tools umso unverzichtbarer.

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