Rechnungen richtig erstellen - Pflichtangaben für Existenzgründer

Existenzgründer, die Waren oder eine Dienstleistungen verkauft haben, stellen im Anschluss eine Rechnung an den Kunden aus. Diese muss nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Die Erstellung ist häufig mit Schwierigkeiten verbunden, da alle Rechnungsvorgaben eingehalten werden müssen. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass der Kunde diese beanstandet und nicht begleicht. Auch erhält der Rechnungsempfänger die darin ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt nicht zurück. Um Komplikationen, die allzu oft vorkommen, zu vermeiden, sind bestimmte Vorgaben zu beachten. Lesen Sie hier, welche dies sind und wie Online-Tools Abhilfe schaffen können.

Weniger Angaben für Kleinbetragsrechnungen

Abhängig von der Höhe des zu entrichtenden Betrags sind unterschiedliche Angaben in der Rechnung notwendig. Ist der Brutto-Betrag höher als 250 Euro müssen nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Angaben zu folgenden Punkten gemacht werden:

• Name und Anschrift des leistenden Existenzgründers und des Betragsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Während erstere vom Finanzamt erteilt wird, vergibt letztere das Bundeszentralamt für Steuern.
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer: Dies ist eine fortlaufende Nummer, die einmalig verwendet wird und zur Identifizierung der Rechnung dient.
• Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Zeitraum der Leistungserbringung
• Entgelt: Dieses, auch als Brutto-Betrag bezeichnet, setzt sich zusammen aus dem Nettobetrag, der Angabe des Umsatzsteuersatzes sowie der Höhe des Steuerbetrags.
• Rabatte und Skonti: Vereinbarte Minderungen des Entgelts werden in der Rechnung aufgeführt.
• anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung

Bei Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) werden weniger Angaben benötigt. Diese sind:

• Name und Anschrift des leistenden Existenzgründers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Artikel oder Umfang und Zeitraum der Leistungserbringung
• Entgelt: Brutto-Betrag inklusive Steuerbetrag
• Steuersatz sowie falls nötig Hinweis zur Steuerbefreiung

Erleichterungen für Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung

Besonderheiten bei der Rechnungserstellung gelten nicht nur bei kleinen Beträgen, auch Existenzgründer, die insgesamt geringe jährliche Umsätze erzielen (Kleinunternehmer/Kleingewerbe), müssen eine spezielle Rechnung stellen. Die Kleinunternehmerregelung greift bei einer Umsatzhöhe (inkl. Umsatzsteuer) bis zu 17.500 Euro im Vorjahr und höchstens 50.000 Euro im laufenden Jahr. Wer diese Kriterien erfüllt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, darf diese aber auch in seinen Rechnungen nicht mehr ausweisen. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist obligatorisch.

Durch Online-Tools Fehler vermeiden

Um eine Rechnung zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist mithilfe eines Online-Tools beziehungsweise einer Software. Mit diesen können Existenzgründer vorgegebene Felder ausfüllen und erhalten zum Schluss ein Dokument. Ein Vorteil bei dieser Methode ist zum Beispiel die schnelle Erstellung, da vorformatierte Felder nur ausgefüllt und nicht manuell erstellt werden. Zudem ist man mit den Vorlagen der Anbieter häufig rechtlich auf der sicheren Seite. Online-Rechnungstools, wie zum Beispiel sevDesk (externer Link), unterscheiden sich unter anderem im Handling sowie in der Preisgestaltung und bieten folgende Funktionen:

• Rechnungserstellung
• Zahlungsüberwachung
• Belegerfassung
• Übermittlung von Auswertungen an den Steuerberater und das Finanzamt
• App-Nutzung