Wer eine GmbH oder eine UG gründet, beschäftigt in aller Regel schon vom ersten Tag an eine angestellte Person, nämlich die Geschäftsführung. Damit steht die Frage nach der Lohnabrechnung früher im Raum als bei einem Einzelunternehmen. Viele Gründungsteams rechnen anfangs selbst ab, weil der Umfang klein wirkt und jeder Euro gebraucht wird. Andere geben die Aufgabe sofort ab, um Fehler auszuschließen. Beide Wege haben ihre Berechtigung, und dazwischen liegt eine dritte Variante. Dieser Beitrag ordnet die Optionen ein, benennt die Besonderheiten von GmbH und UG und zeigt, woran sich die Entscheidung sinnvoll festmachen lässt.
Was bei GmbH und UG anders ist
Beide Rechtsformen sind Kapitalgesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit. Die Gesellschaft selbst tritt als Arbeitgeberin auf, auch gegenüber den eigenen Gesellschaftern, sofern diese angestellt sind. Damit gelten dieselben Melde- und Abführungspflichten wie in jedem anderen Betrieb. Wo die Unterschiede zwischen den beiden Formen liegen und wann sich welche eignet, erläutert der Vergleich zur Existenzgründung mit GmbH oder UG.
Ein Unterschied wirkt bis in die Lohnbuchhaltung hinein. Die UG muss ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen, bis das Stammkapital einer GmbH erreicht ist. Wer beim Stammkapital der GmbH von Beginn an höher einsteigt, hat mehr Spielraum bei Gehältern und Rückstellungen. Bei knapper Ausstattung entscheidet dagegen jede Gehaltszahlung mit über die Liquidität, weshalb Planbarkeit der Lohnkosten hier besonders wichtig ist.
Das Geschäftsführergehalt als Sonderfall
Die Vergütung der Geschäftsführung folgt eigenen Regeln. Damit das Finanzamt sie als Betriebsausgabe anerkennt, muss der Anstellungsvertrag im Voraus abgeschlossen, klar formuliert und tatsächlich so durchgeführt werden wie vereinbart. Ist das Gehalt der Höhe nach unangemessen, droht die Einordnung als verdeckte Gewinnausschüttung mit entsprechenden steuerlichen Folgen. Tantiemen und Pensionszusagen erhöhen die Anforderungen zusätzlich.
Sozialversicherungsrechtlich kommt es auf den Einfluss in der Gesellschaft an. Wer die Mehrheit der Anteile hält oder über eine Sperrminorität verfügt, gilt in der Regel als selbstständig und ist von der Versicherungspflicht befreit. Bei Minderheitsbeteiligungen oder Fremdgeschäftsführung liegt meist eine abhängige Beschäftigung vor. Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle, das sich vor der ersten Abrechnung lohnt.
Selber abrechnen und was wirklich dazugehört
Die reine Berechnung eines Monatsgehalts ist schnell erledigt. Der eigentliche Aufwand liegt in den begleitenden Aufgaben, die jeden Monat und zum Jahreswechsel anfallen:
- Abruf und Pflege der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Finanzamt
- An-, Ab- und Jahresmeldungen an Krankenkassen und Minijob-Zentrale
- Beitragsnachweise und pünktliche Zahlung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge
- Lohnsteueranmeldung im zutreffenden Anmeldungszeitraum
- Jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft und Beitragsabrechnung
- Bescheinigungen für Krankengeld, Elterngeld, Arbeitslosengeld und Pfändungen
Dazu kommt die laufende Pflege der Rechengrößen. Beitragsbemessungsgrenzen, Zusatzbeiträge der Krankenkassen, Umlagesätze und Pauschalen ändern sich jährlich. Wer selbst abrechnet, muss diese Werte selbst nachhalten und Fehler selbst korrigieren, inklusive rückwirkender Meldungen.
Software als Mittelweg
Zwischen vollständiger Eigenleistung und kompletter Vergabe liegt der pragmatische Weg für die meisten jungen Kapitalgesellschaften. Eine Lohnabrechnung-Software rechnet die Bezüge, erzeugt die Meldungen im vorgeschriebenen Format und aktualisiert die Rechengrößen automatisch zum Jahreswechsel. Die Gründung behält die Kontrolle über Daten und Termine, ohne jede fachliche Änderung selbst verfolgen zu müssen. Für eine Gesellschaft mit Geschäftsführung und einer Handvoll Beschäftigten reicht dieser Ansatz in der Praxis weit.
Wichtig ist die Anbindung an die übrigen Systeme. Werden Lohnbuchungen automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben, stimmen Aufwandskonten und Verbindlichkeiten ohne Nacharbeit. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro ist außerdem ein geordneter Datenzugriff sinnvoll, damit der Jahresabschluss ohne Rückfragen aufgesetzt werden kann.
Abgabe an ein Steuer- oder Lohnbüro
Die vollständige Vergabe verlagert das Fachwissen nach außen. Sie lohnt sich, wenn viele Sonderfälle zusammenkommen, etwa Beschäftigte im Ausland, Beteiligungsprogramme, Schichtzuschläge oder häufige Wechsel. Auch bei stark schwankender Belegschaft nimmt die Betreuung durch ein Büro spürbar Druck aus dem Monatsende. Die Verantwortung für die Richtigkeit der gemeldeten Daten bleibt allerdings bei der Gesellschaft, weshalb Verträge, Stundennachweise und Änderungen weiterhin intern sauber geführt werden müssen.
Zu klären ist dabei, wer welche Daten liefert. Üblicherweise bringt die Gesellschaft Stammdaten, Verträge und die monatlichen Bewegungsdaten ein, das Büro erstellt daraus Abrechnungen und Meldungen. Feste Stichtage für die Übergabe verhindern Nacharbeit, denn nachträgliche Korrekturen ziehen Storno- und Neumeldungen nach sich. Sinnvoll ist außerdem die Frage, ob der eigene Zugriff auf Abrechnungen und Auswertungen jederzeit möglich bleibt und in welchem Format die Daten bei einem späteren Wechsel herausgegeben werden.
Was die Varianten kosten
Der Vergleich fällt leichter, wenn die Gesamtbelastung einer Stelle bekannt ist. Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen und der Beitrag zur Unfallversicherung. Wie sich Brutto, Netto und Arbeitgeberanteile zusammensetzen, fasst das Portal für Existenzgründung des Bundeswirtschaftsministeriums unter Lohn und Gehalt zusammen. Auf dieser Basis lassen sich Lizenzkosten einer Software und die Gebühren eines Lohnbüros realistisch gegeneinander stellen.
Der größte Posten bei der Eigenleistung ist die eigene Arbeitszeit, und genau sie wird am häufigsten unterschätzt. Zwei bis drei Stunden im Monat plus mehrere Stunden zum Jahreswechsel sind realistisch, solange nichts Ungewöhnliches passiert. Diese Zeit fehlt an anderer Stelle, gerade in der Aufbauphase.
Haftung lässt wenig Spielraum
Ein Punkt spricht gegen jede Improvisation. Werden Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung einbehalten und nicht abgeführt, haftet die Geschäftsführung persönlich, und der Vorgang ist strafbewehrt. Die Haftungsbeschränkung der GmbH greift hier nicht. Gleiches gilt sinngemäß für einbehaltene Lohnsteuer. Fristen und Zahlungen gehören deshalb zu den wenigen Aufgaben, die auch in einer angespannten Liquiditätslage Vorrang behalten.
Praktisch bedeutet das eine feste Reihenfolge im Monat. Die Abrechnung steht rechtzeitig vor dem Fälligkeitstermin, der Beitragsnachweis geht fristgerecht an die Krankenkassen, und die Zahlung wird vorab terminiert. Erst danach folgen andere Ausgaben. Wer diese Reihenfolge einmal etabliert, nimmt sich in angespannten Monaten eine Entscheidung ab, die im Zweifel teuer wird.
Entscheidungshilfe für den Start
- Nur Geschäftsführung angestellt, klare Verhältnisse: Eigenleistung mit Software genügt
- Wachsendes Team mit mehreren Beschäftigungsformen: Software mit Schnittstellen wählen
- Viele Sonderfälle oder häufige Wechsel: externes Lohnbüro einplanen
- Status der Geschäftsführung unklar: vorab Statusfeststellung beantragen
- Knappe Liquidität: Fristen für Beiträge und Lohnsteuer strikt priorisieren
Fazit
Die Entscheidung hängt weniger an der Größe der Gesellschaft als an der Zahl der Sonderfälle. Für eine junge GmbH oder UG mit überschaubarem Team ist die Abrechnung mit einer passenden Lösung gut selbst zu bewältigen. Sobald Beschäftigungsformen und Ausnahmen zunehmen, verschiebt sich das Verhältnis zugunsten externer Unterstützung. In beiden Fällen bleiben Fristen und Haftung Chefsache.
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