Wer gerade ein Unternehmen gründet bzw. eine Existenzgründung angeht, denkt bei der Organisation der Finanzen erst mal an das Geschäftskonto, den Finanzplan, die Buchhaltung und die Steuererklärung. Dass Dienst- und Geschäftsfahrzeuge auch betankt werden müssen, wirkt eher nebensächlich, doch aus solchen Details entsteht im Alltag trotzdem oft ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Quittungen müssen gesammelt, Ausgaben zugeordnet und private Zahlungen gegebenenfalls erstattet werden. Eine Tankkarte kann diese Abläufe bereits bei einem einzelnen geschäftlich genutzten Fahrzeug vereinfachen.
Nicht nur für große Fuhrparks eine Lösung
Tankkarten verbindet man oft mit großen Betrieben und Unternehmen, deren Parkplatz eine ganze Flotte beherbergt. Für Existenzgründer und Kleinbetriebe kann eine zentrale Abrechnung aber ebenfalls hilfreich sein. Entscheidend ist nicht, wie viele Fahrzeuge es gibt, sondern wie oft sie geschäftlich genutzt und betankt werden.
Der kleine Handwerksbetrieb mit zwei Transportern hat andere Bedürfnisse als der selbstständige Berater, der einmal pro Woche im Außendienst zum Kunden fährt. Wenn regelmäßig Kraftstoffkosten verursacht werden, ist es von Vorteil, die Aufgaben strukturiert zu erfassen.
Eine Tankkarte für kleine Unternehmen ermöglicht die bargeldlose Zahlung und bündelt die Tankvorgänge in einer digitalen und steuerkonformen Sammelrechnung. Außerdem lassen sich Tankkarten Fahrern und Fahrzeugen zuordnen, sodass die Übersicht auf allen Ebenen gegeben ist.
Weniger einzelne Belege für die Buchhaltung
Der offensichtlichste Unterschied zeigt sich bei den Belegen. Ohne Tankkarte wird nach jedem Tankstopp eine neue Quittung eingereicht und bei mehreren Fahrzeugen und Fahrern sind schnell viele Dokumente vorhanden. Eine Sammelrechnung reduziert das Chaos, denn die Tankvorgänge werden gemeinsam abgerechnet und die Ausgaben lassen sich zentral nachvollziehen. Für Gründer ist das spannend, weil sich administrative Routinen noch aufbauen lassen, bevor umständliche Prozesse zur Gewohnheit werden.
Auch private Auslagen von Mitarbeitern lassen sich vermeiden, denn statt den Kraftstoff erst selbst zu zahlen und später als Rückerstattung bezahlt zu bekommen, findet die Zahlung direkt über die Firmenkarte statt.
Kraftstoffkosten werden leichter nachvollziehbar
Eine saubere Abrechnung ist nur die eine Seite der Medaille, genauso wichtig ist die Frage, wie viel das Unternehmen wirklich für seine Mobilität ausgibt. Das Unternehmen FLEETCOR zum Beispiel stellt dafür beispielsweise das Online-Portal MyFleetcor bereit und erlaubt so eine digitale Kartenverwaltung mit Einsicht auf Transaktionen und Ausgaben für alle Personen mit Zugang. Veränderungen sind sofort sichtbar und gehen nicht zwischen einzelnen Tankquittungen unter.
Bei einem wachsenden Unternehmen gewinnt die Übersicht an Bedeutung, denn wenn zum ersten Firmenwagen später mehr Fahrzeuge hinzukommen, muss die Abrechnung nicht ganz neu organisiert werden.
Sicherheit spielt bei Firmenkarten ebenfalls eine Rolle
Wird eine Karte an Mitarbeiter ausgegeben, muss die Nutzung nachvollziehbar bleiben. Moderne Anbieter von Tankkarten arbeiten daher mit einem PIN-Schutz. Karten und Pins lassen sich wiederum an zentraler Stelle verwalten, außerdem lassen sich unbefugte Nutzungen anzeigen.
Für kleine Betriebe ist das besonders wichtig, denn Aufgaben sind oft weniger stark separiert als in großen Unternehmen. Dieselbe Person kümmert sich möglicherweise um Kunden, Fahrzeuge und Rechnungen. Ein zentraler Überblick bringt dann mehr als noch mehr manuelle Kontrollen.
Das Tankstellennetz muss zum Arbeitsalltag der Flotte passen
Eine günstige Tankkarte ist nur dann hilfreich, wenn es ausreichend Akzeptanzstellen auch außerhalb von typischen Routen gibt. Vor der Entscheidung für einen Anbieter ist daher zu prüfen, wo die Firmenfahrzeuge primär unterwegs sind. Wird beispielsweise das Netzwerk von Shell genutzt, stehen allein in Deutschland über 5.300 Partnerstationen zur Verfügung.
In Europa hingegen sind es sogar 26.000 plus Stationen. Andere Karten sind auf deutsche Niedrigpreisnetze ausgelegt, sodass es für jedes Unternehmen die richtige Lösung gibt.
Konditionen müssen zum Fahrprofil passen
Nicht jede Tankkarte rechnet sich für jedes Unternehmen gleichermaßen. Vor dem Abschluss ist eine Bestandsaufnahme wichtig. Wie viele Kilometer legen die Firmenfahrzeuge wirklich im Monat zurück? Wird überwiegend regional gefahren oder führen die Termine durchs ganze Land? Gibt es Tankstellen, die ohnehin auf der üblichen Route liegen?
Anschließend lassen sich Karten anhand der tatsächlich relevanten Kosten vergleichen. Neben möglichen Preisnachlässen gehören auch Gebühren und weitere Vertragskonditionen dazu. Ein Rabatt pro Liter klingt gut, verliert aber an Bedeutung, wenn der Fahrer dafür einen Umweg in Kauf nehmen muss.
Für Existenzgründer lohnt es sich außerdem, die kommenden Monate mit zu bedenken. Wenn nur ein Fahrzeug genutzt wird, aber in Kürze die Anschaffung weiterer Autos geplant ist, sollte man das mit einbeziehen. Es braucht zwar noch keine Lösung für den großen Fuhrpark, doch das genutzte Tankkartensystem sollte sich erweitern lassen.
Klare Regeln mit Tankkarten aufbauen
Mit dem ersten Mitarbeiter ist das Thema Firmenwagen plötzlich ganz neu. Wenn der Existenzgründer bzw. Gründer selbst fährt und tankt, sind die Abläufe klar. Wenn die Fahrzeuge von mehreren Personen gebraucht werden, sind klare Regeln wichtig. Dazu gehört zum Beispiel, wer die Tankkarte überhaupt verwenden darf, für welches Fahrzeug sie vorgesehen ist und wie bei Verlust vorzugehen ist. Auch die private Nutzung eines Firmenwagens muss unabhängig von der Tankstelle eindeutig geregelt sein.
Solche Vereinbarungen vermieden später Diskussionen darüber, ob eine Leistung betrieblich veranlasst war oder privat zu verantworten ist.
Für die interne Kostenkontrolle hilft es, regelmäßig auszuwerten. Wenn die Kraftstoffausgaben plötzlich deutlich steigen, kann das auf mehr Kundenbesuche und längere Einsatzwege, aber auch auf Probleme mit einem oder mehreren Fahrern hindeuten.