Büroorganisation

Selbstständigkeit bedeutet vor allem, dass man selbst für alle unternehmerischen Bereiche verantwortlich ist – und dies permanent. Wer ein eigenes Unternehmen gründet, der arbeitet meist auch viel von zu Hause aus beziehungsweise ausschließlich, weil noch keine Büroräume angemietet sind. Moderne Technik wie papierlose Datenabrufung machen dies leicht möglich. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass die Arbeit aus den eigenen vier Wänden gut organisiert sein sollte. Das Befolgen einiger Tipps trägt zum Erfolg der Arbeit vom Homeoffice aus bei.

Besondere Fördermöglichkeiten für die Entwicklung Ihrer Büroorganisation

Füllen Sie  kostenlos und unverbindlich den Fördercheck aus und lassen Sie sich von uns über Ihre konkreten Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung bei der Entwicklung Ihrer Büroorganisation informieren. Hier bieten sich besonders die staatlichen Vorgründungsberatungen an, die bis zu 90 % gefördert werden. Die Förderprogramme werden aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds ESF unterstützt.

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Die Basis für eine erfolgreiche Homeoffice-Arbeit schaffen

• Räumliche Trennung von Wohn- und Arbeitsbereich. Ideal ist es, ein Zimmer als reines Büro einzurichten. Ermöglichen die Räumlichkeiten dies nicht, so sollte eine Büroecke – beispielsweise im Wohnzimmer – mit einem Schreibtisch und allen wichtigen Arbeitsmittel in Reichweite aufgebaut werden.

• Feste Arbeitszeiten einhalten. Der Arbeitsbeginn vom Homeoffice aus sollte zur gleichen Zeit wie im Büro erfolgen, da ein fester Rhythmus konzentriertes Arbeiten in der Regel erleichtert.

• Pausen einplanen und einhalten. Um positive Arbeitsergebnisse zu erzielen, sind regelmäßige Pausen notwendig. Es kann sinnvoll sein, die Mittagspause außerhalb zu verbringen, um die Motivation durch einen „Tapetenwechsel“ aufrechtzuerhalten.

• Laptop und alle anderen erforderlichen Arbeitsutensilien sollten zum Transport zwischen Homeoffice und Büro im Unternehmen in eine bestimmte Tasche oder einen Korb gepackt werden, damit immer alle Arbeitsmittel am jeweiligen Arbeitsort vorhanden sind – dies erspart unnötige Wege.

Geschäftstermine im Homeoffice empfangen

Wenn Gespräche mit Kunden, Geschäftspartnern oder potentiellen Investoren im Homeoffice stattfinden, sollte die Arbeitsatmosphäre möglichst professionell gestaltet werden. In einen ausreichend großen Besprechungstisch, bequeme Stühle, eventuell Blumen auf dem Tisch sollte investiert werden.

Zur konkreten Vorbereitung ist die folgende Checkliste hilfreich:

• Vor allem den Arbeitsbereich ordentlich und sauber halten. Dies gilt auch für private Wohnbereiche, die zum Erreichen des Besprechungsraumes eventuell durchquert werden müssen – der erste Eindruck zählt.
• Vögel, Reptilien (könnten den Besucher verschrecken) und größere Haustiere wie Katzen und Hunde während des Geschäftstermins in einem anderen Raum oder anderwertig unterbringen.
• Familienmitglieder müssen aber nicht unbedingt ausquartiert werden, solange sie den Geschäftstermin nicht negativ beeinflussen könnten.
• Bei kleineren Kindern, die während des Termins lautstark Ihre Aufmerksamkeit fordern könnten, ist für eine entsprechende Betreuung  zu sorgen.
• Eventuelle heikle private Fotos sollten abgehangen werden.
• Kaffee, Tee und Wasser vorbereiten und ansprechendes Geschirr anschaffen.
• Für ausreichend frische Luft sorgen – vor allem, wenn zuvor gekocht worden ist.
• Den Anrufbeantworter des geschäftlichen und privaten Telefonanschlusses einschalten oder jemanden bitten, den Telefondienst während des Termins zu übernehmen, damit keine Störungen entstehen.
• Geschäftstaugliche Kleidung tragen (je nach Branche unterschiedlich).

Sobald das Unternehmen jedoch wächst und repräsentative Büroräume benötigt werden, muss die Büroarbeit umorganisiert werden. In guten Lagen großer Städte – wie Innenstädte oder Szeneviertel – haben sich die Mieten in den letzten Jahren rasant erhöht. Alleine die Raummiete stellt also ein hohes wirtschaftliches Risiko sowie erhebliche Fixkosten dar, die viele Gründer nur schwer aufbringen können. Eine Bürogemeinschaft kann hier eine kostengünstige wie sinnvolle Alternative sein.

Bürogemeinschaften zeichnen sich dadurch aus, dass sich mehrere Gründer oder Kleinunternehmen – meist innerhalb derselben Berufsgruppe – angemietete Büroräumlichkeiten teilen. Es gibt Anbieter, die Büros mit einer festen Einrichtung und technischer Infrastruktur vermieten. Zudem gibt es teilweise auch eine Sekretärin, die allen Unternehmern zur Verfügung steht. Aber nicht nur Kostenvorteile spielen eine Rolle. Bei sinnvoller Zusammensetzung der Bürogemeinschaft – z.B. ein Architekt mit einem Statiker – können sich interessante Synergie-Effekte ergeben. Die Beteiligten können schnell und unkompliziert vom Fachwissen des Partners profitieren oder Kunden können untereinander vermittelt werden.

Die Vorteile einer Bürogemeinschaft:

• Kostenteilung der Miet- und Nebenkosten
• Gemeinschaftliche Nutzung des Raumangebotes, welches bei Bürogemeinschaften in der Regel großzügiger ausfällt als bei Einzelbüros
• Gemeinschaftliche Nutzung der technischen Ausstattung
• Kreativer Austausch und interne Kundenvermittlung
• Eindeutige Trennung von geschäftlichem und privaten Telefon- und Mobilfunkanbieter

Die Nachteile einer Bürogemeinschaft:

• Zeitgleiche Meetings erfordern Kompromisse in Bezug auf das Raumangebot
• Erhöhtes Konfliktpotential, dadurch dass viele Menschen auf einem Raum zusammenarbeiten

Tipps für eine harmonische Bürogemeinschaft:

• Aufsetzen eines Bürogemeinschaftsvertrages, in dem Regelungen zu eventuellen Mietausfällen eines Unternehmens, anfallenden Reparaturkosten usw. festgehalten werden
• Eine Raumbelegungsliste führen, um Doppelbelegung von Räumen zu vermeiden
• Aufgabenfelder gemeinsamen Personals genau definieren

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