Ein Tool für die Buchhaltung, eins fürs Projektmanagement, eins für die Kundenkommunikation – und irgendwann eins, das alle drei ersetzen soll, aber keines davon richtig kann. So entsteht bei vielen jungen Unternehmen die IT-Landschaft: aus der Not geboren, nie zu Ende gedacht. Genau diese Gewohnheit rächt sich später.
Die Komplexität von morgen entsteht heute
Viele Gründer halten IT-Altlasten für ein Problem großer, gewachsener Unternehmen. Ein Irrtum: 61 % der IT-Verantwortlichen und Fachkräfte aus 305 befragten Unternehmen sagen es unverblümt: Ihre eigene Software senkt die Produktivität eher, als dass sie sie beschleunigt. Ineffizienz entsteht selten im ersten Jahr. Aber sie beginnt dort.
Wie Unternehmen ihre Technologieeffizienz steigern können, zeigt die Technologieeffizienz-Studie 2026 von MaibornWolff im Detail. Für Gründer ist sie mehr als eine Bestandsaufnahme fremder Fehler. Sie liefert eine Blaupause, bevor der eigene Wildwuchs überhaupt entsteht.
Diese Zahl trifft Unternehmen, die längst über etablierte IT-Abteilungen, Budgets und feste Prozesse verfügen. Gründer starten ohne dieses Sicherheitsnetz. Wo genau dabei digitale Risiken bei der Unternehmensgründung entstehen, lohnt sich ein eigener Blick. Jede frühe Entscheidung wirkt dafür umso länger nach.
Dazu kommt ein strukturelles Problem: In den ersten Monaten übernimmt oft eine einzige Person Buchhaltung, Vertrieb und IT-Entscheidungen gleichzeitig. Zeit für eine durchdachte Software-Strategie bleibt dabei selten. Genau in dieser Lücke entstehen die ersten Kompromisse, die später zur Gewohnheit werden.
Technische Schulden entstehen nicht durch Wachstum, sondern durch Aufschub
„Wir regeln das später„ ist die teuerste Entscheidung, die ein junges Unternehmen bzw. eine Existenzgründung treffen kann. Provisorische Lösungen, schnelle Workarounds und ungetestete Schnittstellen fühlen sich im ersten Jahr harmlos an. Sie summieren sich zu genau jener Komplexität, die etablierte Unternehmen laut Studie heute mühsam zurückbauen.
Der Unterschied liegt in der Systematik, nicht im Tempo. Ein einfaches Schulden-Register im Ticket-System reicht oft schon aus. Für jede bewusste Abkürzung werden Kontext, Risiko und ein Rückzahl-Termin notiert. Wer zusätzlich feste Kapazität für Bereinigung einplant, häufig 10–20 % der Entwicklungszeit pro Sprint, verhindert, dass aus kleinen Kompromissen ein unübersichtliches Sammelsurium wird.
Dabei hilft eine Unterscheidung: Ein bewusster Workaround mit festem Korrekturtermin ist etwas anderes als eine Abkürzung, die niemand mehr hinterfragt. Ersteres ist planbares Risiko, Letzteres ist der Beginn der Blackbox, vor der die Studie ausdrücklich warnt.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das kein Nebenschauplatz. Jede Stunde, die ein Team später mit dem Entwirren alter Provisorien verbringt, fehlt an anderer Stelle.
Drei Weichen, die Gründer selbst stellen können
Die Studie identifiziert Tool-Wildwuchs, fehlende Integration und undurchsichtige Architektur als Hauptursachen für IT-Ineffizienz. Alle drei Muster entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch fehlende Zeit für Entscheidungen. Entrepreneure können an genau diesen drei Stellschrauben von Anfang an anders entscheiden, solange die Landschaft noch überschaubar ist.
Ein Werkzeug, eine Aufgabe
Wer zuerst die eigenen Arbeitsabläufe skizziert und erst danach passende Software auswählt, vermeidet Doppelstrukturen. Ein CRM für die Pipeline, ein Projekttool für Aufgaben, ein zentrales Reporting: Jedes System bekommt einen klaren Job, keines überschneidet sich mit einem anderen.
Architektur, die mitwachsen kann
Ein sauber strukturierter, modularer Kern schlägt in der Frühphase fast immer ein Sammelsurium früh verteilter Microservices. Klare Schnittstellen zwischen den Bereichen erlauben spätere Erweiterungen, ohne dass gleich das gesamte System angefasst werden muss.
No-Code zum Start, Individualität für den Kern
No-Code- und Low-Code-Werkzeuge eignen sich hervorragend, um eine Geschäftsidee schnell zu testen. Sobald zahlende Kunden und ein klarer Anwendungsfall feststehen, verschiebt sich der Fokus. Die Kernlogik, die den eigentlichen Wettbewerbsvorteil ausmacht, verdient von da an eine maßgeschneiderte Softwarelösung.
Dieser Übergang gelingt am besten geplant, nicht erzwungen. Wer ihn zu lange hinauszögert, verwandelt einen anfangs cleveren Workaround in genau jene Altlast, die später aufwendig zurückgebaut werden muss. Ein fester Prüfpunkt, etwa nach der ersten Finanzierungsrunde oder bei spürbarem Nutzerwachstum, schafft dafür den nötigen Anlass.
Der vierte blinde Fleck: Infrastruktur, die niemand angefasst hat
Tools, Architektur und Entwicklungsmethode werden meist noch bewusst entschieden. Die Infrastruktur dahinter dagegen oft nicht: Server, Umgebungen und Deployments entstehen durch ein paar Klicks, dokumentiert wird das selten.
Genau das rächt sich, sobald ein Team wächst oder ein System ausfällt. Wer seine Umgebungen als Code beschreibt, statt sie manuell einzurichten, kann sie in Minuten reproduzieren statt in Tagen zu rekonstruieren. Der Mehraufwand am Anfang ist gering, verglichen mit dem, was ein ungeplanter Wiederaufbau später kostet.
Ähnlich lohnt sich Zurückhaltung bei der Wahl der Cloud-Anbieter. Eine einzelne, gut verstandene Plattform schlägt in der Frühphase fast immer eine verteilte Multi-Cloud-Strategie, die vor allem den Aufwand für Sicherheit und Betrieb verdoppelt. Der Wechsel lässt sich nachholen, sobald ein konkreter Grund dafür vorliegt, nicht vorher.
Fazit: Technologieeffizienz beginnt am ersten Tag
Die MaibornWolff-Studie beschreibt eine Realität, die sich in Konzernen und im Mittelstand längst festgesetzt hat. Teure, unübersichtliche IT-Landschaften, die mehr verwalten als leisten. Gründer stehen an einem selteneren Punkt. Sie können diese Realität von Anfang an vermeiden, statt sie später kostspielig zu korrigieren.
Wer als junges Unternehmen diszipliniert bleibt, wenn scheinbar noch alles Zeit hat, spart sich genau jene Bereinigung, die andere heute Millionen kostet. Technologieeffizienz ist kein Luxusproblem großer Unternehmen. Sie entscheidet sich am ersten Arbeitstag.