Das Ende eines Geschäftsjahres geht für Gründer und Unternehmen stets mit einer Vielzahl an Aufgaben einher. Besonders wichtig ist der Jahresabschluss. Doch was genau versteht man darunter, wie erstellt man ihn und welche Tipps helfen dabei? Dieser Artikel hat die Antworten.
Ende des Jahres: Gründer müssen tätig werden
Wer mit einer Existenzgründung startet, weiß, dass nun viele Aufgaben in seinen Verantwortungsbereich fallen. Viele Gründer müssen unter anderem einen Jahresabschluss machen. Die Pflicht zur Erstellung ist dann vorhanden, wenn ein Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Das betrifft unter anderem GmbH, UG und größere Personengesellschaften. Jährlich muss ein sogenannter Jahresabschluss erstellt werden. Freiberufler und Kleingewerbetreibende hingegen sind nicht davon betroffen. Sie können ganz einfach die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.
Doch was genau ist dieser Jahresabschluss, zu dem einige Gründer verpflichtet sind? Es handelt sich um einen rechnerischen Abschluss der Buchführung eines Unternehmens für ein bestimmtes Geschäftsjahr. Dabei umfasst der Jahresabschluss die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Bilanz. Wenn eine Kapitalgesellschaft vorliegt, sind auch ein Anhang und ein Lagebericht erforderlich.
Der Jahresabschluss dient dem umfassenden Überblick über die finanzielle Lage und das Geschäftsergebnis des Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres. Außerdem gilt es als wichtige Grundlage für die Rechnungslegung – vor allem gegenüber Gläubigern, Investoren, dem Finanzamt und anderen externen Interessenten.
Wichtig ist der Jahresabschluss für Gründer auch aus dem Grund, dass er eine interne Kontrolle und Planung ermöglicht. Denn wer nicht weiß, wie die Geschäfte in der eigenen Firma laufen, kann nur schwer fundierte Entscheidungen treffen.
Inhalt und Merkmale – wie muss ein Jahresabschluss aussehen?
Es gibt klare gesetzliche Vorschriften, an die Gründer sich bei der Erstellung eines Jahresabschlusses halten müssen. Diese sind im Handelsgesetzbuch (HGB) zu finden. Ein wichtiges Kriterium ist zudem, dass der Jahresabschluss klar gegliedert und nachvollziehbar ist. Alle relevanten Aufwendungen, Schulden, Erträge und Vermögenswerte müssen enthalten sein.
Der klassische Jahresabschluss setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
- Bilanz: Übersicht über alle Vermögenswerte wie Immobilien oder den Kassenbestand und Schulden wie Verbindlichkeiten und Kredite des Unternehmens zum Bilanzstichtag
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge, aus der der Jahresgewinn oder -verlust errechnet wird
- Anhang: Erläuterung zur Bilanz und GuV (nur bei Kapitalgesellschaften erforderlich)
- Lagebericht: Geschäftsentwicklung, Chancen und Risiken (nur bei Kapitalgesellschaften erforderlich)
Ablauf der Erstellung eines Jahresabschlusses für Gründer
Damit der Jahresabschluss ordnungsgemäß erstellt werden kann, braucht es eine gründliche Buchhaltung und Belegführung. Es gilt: Was das Unternehmen während des laufenden Geschäftsjahres bereits erledigt, hilft am Jahresende bei der Erstellung des Jahresabschlusses.
Wenn das Geschäftsjahr beendet ist, werden alle Konten abgeschlossen, die Salden in die GuV und Bilanz übertragen. Gegebenenfalls werden Abschreibungen, Rückstellungen und Inventur berücksichtigt.
Nun müssen Gründer den Jahresabschluss „feststellen“ – das wird erledigt, indem man bei einer Kapitalgesellschaft beispielsweise einen Gesellschafterbeschluss erstellt. Es handelt sich um eine Formalität, die für den Jahresabschluss von großer Wichtigkeit ist.
Eine Besonderheit gibt es im ersten Geschäftsjahr: Hier muss eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. Sie stellt die Vermögenswerte und Schulden zum Zeitpunkt der Gründung dar. Von der Bilanzidentität wird verlangt, dass die Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres mit der Schlussbilanz des vorherigen Geschäftsjahres übereinstimmt. So gehen Gründer auf Nummer sicher, dass sie keinen Fehler gemacht haben.
Tipps für den erfolgreichen Jahresabschluss
Damit zum Jahresende alles reibungslos verläuft, sollten Gründer während des Geschäftsjahres Ordnung halten. Wer seine Buchhaltung vorbereitet, hat am Ende des Jahres schon die halbe Miete geschafft!
Um zu überprüfen, ob die Buchhaltung vollständig ist, sollte man kontrollieren, ob alle Kassenbücher und Bankbelege vorhanden und vollständig sowie korrekt gebucht sind. Zudem geht man alle Konten systematisch durch und klärt offene Differenzen oder Positionen.
Zudem sollten Gründer immer die Fristen im Blick behalten. Der Jahresabschluss muss rechtzeitig erfolgen. Ist das nicht der Fall, drohen Strafzahlungen. Daher lohnt es sich, die wichtigsten Termine zu notieren.
Auch bei der Inventur und bei Bewertungen muss gründlich vorgegangen werden. Der Warenbestand muss überprüft und dokumentiert werden. Das Anlagevermögen muss korrekt erfasst werden. Gleichzeitig werden Abschreibungen und die Anlagenbuchhaltung kontrolliert. Sind alle Zu- und Abgänge erfasst? Gibt es laufende Abschreibungen im Unternehmen?
Viele Gründer gehen auch dazu über, sich professionelle Hilfe zu holen. Mit einem Spezialisten im Boot kann man sich sicher sein, dass der Jahresabschluss korrekt und fristgerecht erstellt wird. So hat man selbst mehr Zeit für andere wichtige Geschäftsangelegenheiten.
Nach dem Jahresabschluss empfiehlt es sich, die gewonnenen Erkenntnisse in den Businessplan und Finanzplan einzuarbeiten. So behalten Existenzgründer und Unternehmer den Überblick über die Entwicklung des Unternehmens und können zum Beispiel gezielt Fördermittel oder Gründerkredite beantragen. Dies ist auch eine Gelegenheit, den Businessplan zu aktualisieren und auf neue Ziele auszurichten. Gerne unterstützt Sie die Gründerinitiative „Deutschland startet“ bei der Überarbeitung Ihres Businessplans und der Planung Ihrer nächsten Schritte, nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.