Kleinunternehmerregelung 2025: Definitionen und Tipps

Wer sich selbstständig machen möchte, muss sich über viele Themen Gedanken machen. Zu diesen zählen die Art der Finanzierung der Geschäftsidee, die Produktauswahl und die Wahl der Unternehmensform. Auch sollten sich Gründer die Frage stellen, ob diese die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen oder nicht. Immerhin können Gründer hierbei je nachdem von einigen Vorteilen profitieren. Die Entscheidung sollte jedoch vorab gut überlegt sein. Denn sobald sich Existenzgründer erst einmal festgelegt haben, ist der Beschluss für fünf Jahre bindend.

Bevor eine Entscheidung getroffen wird, muss jedoch herausgefunden werden, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und ob sich die Anwendung der Kleinunternehmerregelung lohnt oder sich sogar negativ auf die Unternehmensgründung auswirkt.

Wann Gründer als Kleinunternehmer gelten

Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, gelten folgende Umsatzgrenzen:

• Der Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro (bis Ende 2023: 22.000 Euro) nicht überschreiten.

• Der Umsatz des laufenden Jahres darf voraussichtlich 100.000 Euro (bis Ende 2023: 50.000 Euro) nicht übersteigen.

Wichtig: Hierbei handelt es sich um den Bruttoumsatz, also inklusive Umsatzsteuer. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Zahlungseingang.

Wer diese Grenzen überschreitet, ist verpflichtet, zur Regelbesteuerung zu wechseln. Wird die Kleinunternehmerregelung bewusst gewählt, bindet sich der Unternehmer mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung, sofern die Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.

Vorsicht: Beim Prognostizieren des Umsatzes für das folgende Jahr sollten sich Gründer nicht übermäßig verschätzen. Denn werden die Umsatz zu niedrig angegeben, können rückwirkend Umsatzsteuer erhoben werden. Schätzen Gründer dagegen ihren Umsatz zu hoch ein, kann ebenfalls eine nachträgliche Besteuerung drohen. Die falsche Einschätzung des zukünftigen Umsatzes zählt zu den häufigsten Fehlern, die Kleinunternehmer begehen.

Welche Regeln und Pflichten bei der Kleinunternehmerregelung gelten

Mit dem Status Kleinunternehmer kann die Kleinunternehmerregelung genutzt werden. Diese soll Gründern mit geringen Jahresumsätzen das Leben erleichtern, da diese sich nicht um das komplizierte Umsatzsteuerrecht kümmern müssen.

Beispielsweise erlaubt die Kleinunternehmerregelung Gründern den Verzicht auf die Erhebung und Zahlung der Umsatzsteuer in den Rechnungen. Im Gegenzug sind Kleinunternehmen jedoch auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Als Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer), die Gründer selber bei den Einkäufen von Produkten für ihre Existenzgründung bei den Lieferanten bezahlen. Das kann insbesondere in der Gründungsphase ein Nachteil sein, da in dieser Zeit die Kosten für Anschaffungen viel höher sind als in den Folgejahren. Schließlich müssen sich Gründer zunächst ausstatten, bevor es losgeht. Für Gründer, die Dienstleistungen erbringen und wenig Ausgaben haben, kann sich dagegen die Kleinunternehmerregelung lohnen.

Ein weiterer Vorteil, der mit der Nutzung der Kleinunternehmerregelung einhergeht, betrifft Kleinunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Diese dürfen zudem Gebrauch von der vereinfachten Buchführung, der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) machen. Mit dem Gebrauch der Kleinunternehmerregelung fallen somit viele Bürokratiearbeiten weg.

Wird die Kleinunternehmerregelung nicht genutzt, werden auf den Rechnungen an Kunden Umsatzsteuer ausgewiesen. Sobald die Kunden zahlen, werden demnach nicht nur das Entgelt für die erbrachte Leistung bzw. für das erworbene Produkt eingenommen, sondern auch die Umsatzsteuer. Diese müssen an das Finanzamt abgeführt werden. Allerdings kann die Vorsteuer, die vorab an die Lieferanten bezahlt wurde, davon abgezogen werden. Wenn mehr Vorsteuer bezahlt wurden als Umsatzsteuer eingenommen wurden, wird die Differenz sogar vom Finanzamt zurück erstattet.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist besonders für folgende Gruppen sinnvoll:

• Nebenberufliche Selbstständige: Wer nur gelegentlich Aufträge ausführt und geringe Umsätze erzielt, profitiert von der Entlastung.

• Dienstleister mit niedrigen Betriebsausgaben: Bei geringen Investitionen fällt der fehlende Vorsteuerabzug nicht ins Gewicht.

• Selbstständige mit vorwiegend privaten Kund:innen: Diese Kundengruppe profitiert nicht vom Vorsteuerabzug, weshalb der Kleinunternehmerstatus hier keinen Nachteil bedeutet.

Anders verhält es sich bei Unternehmer:innen, die überwiegend Geschäftskund:innen bedienen oder hohe Anfangsinvestitionen tätigen: Hier kann es sinnvoller sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu optieren.

Tipp: Mehr zum Thema Internetsicherheit für Kleinunternehmer:innen finden Sie hier.

So gehen Sie vor

Die Kleinunternehmerregelung muss nicht gesondert beantragt werden. Stattdessen wird sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gewählt, den jede:r Gründer:in beim Finanzamt ausfüllt. Hier können Sie angeben, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchten oder nicht.

Wird der Haken bei der entsprechenden Option gesetzt, bewertet das Finanzamt anhand der zu erwartenden Umsätze, ob die Regelung zur Anwendung kommt.

Falls Sie sich später umentscheiden und zur Regelbesteuerung wechseln möchten, muss dies schriftlich dem Finanzamt mitgeteilt werden. Beachten Sie dabei die Bindungsfrist von fünf Jahren.

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Fördercheck machen

So sieht eine Rechnung als Kleinunternehmer aus

Auch Kleinunternehmer:innen müssen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen, allerdings ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Wichtig ist folgender Zusatz:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Der Verzicht auf die Umsatzsteuer muss für den Rechnungsempfänger transparent gemacht werden. Alle anderen Pflichtangaben einer Rechnung gelten auch für Kleinunternehmer:innen.

Tipp: Ausführliche Informationen zur Kleinunternehmerregelung bietet auch das Bundesministerium der Finanzen.

Mit einem Steuerberater auf Nummer sicher gehen

Ob die Kleinunternehmerregelung letztendlich in Anspruch genommen oder besser darauf verzichten werden sollte, ist gut zu überlegen. Ein Gespräch mit einem Steuerberater kann hier Klarheit verschaffen. Denn auch beim Thema Kleinunternehmen gibt es zahlreiche Fallstricke im Steuerrecht, die im Falle von Fehlern zu Sanktionen führen können. Da ein Steuerberater verschiedene Rechte und Pflichten übernimmt, haftet dieser in den meisten Fällen von Schäden, die die Unternehmensgründung betreffen. Mit der fachlichen Beratung eines Steuerberaters gehen Gründer somit auf Nummer sicher. Denn insbesondere zu Beginn einer Gründung können Fehler in Steuerangelegenheiten das Aus der Gründung bedeuten.

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