10 Tipps für ein stabiles Forderungsmanagement

Schützen Sie Ihre Liquidität

Organisiert Rechnungen schreiben, Zahlungsverfahren und Mahnwesen im Auge behalten – das ist gar nicht so einfach, wenn man selbständig und natürlich viele andere Aufgaben hat.

Dennoch ist es sehr wichtig, sowohl die Rechnungen, die Sie dem Kunden stellen, als auch die Rechnungen Ihrer Hersteller/Händler/Partner zu organisieren und zu überblicken. Durch Zahlungsausfälle kann es sehr leicht passieren, dass Sie in eine schwierige finanzielle Situation geraten, da einem meist auch das Risiko eines Ausfalls beim Abwickeln eines Kaufvertrages nicht bewusst ist. Ein gutes und strukturiertes Forderungsmanagement ist hierbei unerlässlich, da es sich mit allen notwendigen Maßnahmen befasst, die getroffen werden müssen, um ausstehende Zahlungen aus Lieferungen oder Leistungen einzufordern und im Vorfeld Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Ausfälle zu minimieren, um Ihre Liquidität zu stärken. Dabei gibt es vorbeugende Maßnahmen und einzelne Schritte, die bei fehlender Zahlung angegangen werden müssen. Denn kein Geld bedeutet gleichzeitig auch keine Möglichkeit Ihre eigenen Rechnungen zu begleichen und dies könnte Ihr Image bezüglich Ihrer Liquidität minimieren. Die mangelnde eigene Liquidität kann zu Schulden führen und im schlimmsten Falle zu einem totalen Forderungsverlust und einem Insolvenzverfahren.

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Vorbeugende Maßnahmen

1. Kundendaten erfassen

Je mehr Kundendaten Sie haben, desto einfacher ist es, die Bonität zu prüfen, Rechnungen zu erstellen und gegebenenfalls Mahnungen zu verschicken. Außerdem hilft es Ihnen, nach zu vollziehen, wie sich das Zahlungsverhalten Ihres Kunden bei – sofern vorhanden – früheren Verträgen in Ihrem Geschäft gestaltete.

2. Bonitätsprüfung

Diese Prüfung hilft Ihnen dabei, die Liquidität Ihres Kunden zu erfassen. Dabei gibt es zwei Wege: entweder über interne Informationen oder durch externe Quellen. Durch frühere Geschäfte können Sie beispielsweise diese Informationen gesammelt und das Zahlungsverhalten erfasst haben. Dafür ist natürlich eine detaillierte Dokumentation von Nöten, die ein gutes Forderungsmanagement ausmacht. Bei externen Quellen – z.B. Institutionen wie die SCHUFA oder BÜRGEL – haben Sie die Möglichkeit, durch Eingabe der gesammelten Kundendaten die grundsätzlichen Zahlungsgewohnheiten Ihres Kunden abzurufen. Vor allem bei größeren Summen kann eine Bonitätsprüfung über die Durchführung eines Auftrages entscheiden. Dies gilt natürlich nur für Produkte und Dienstleistungen, die auf Rechnung oder mit Teil- bzw. Ratenzahlungen geliefert werden.

3. Zahlungsmodalitäten

Vom Kunden eine korrekte Zahlung erwarten zu können, bedeutet auch, die Zahlungsbedingungen vorher klar festzulegen. Dabei gibt es unterschiedliche Modalitäten:

• das Lastschriftverfahren
• Vorkasse
• per Nachnahme
• Sofortüberweisung
• Barzahlung
• Teil- / Ratenzahlung

Egal für welche Methode oder welche Kombination aus den Methoden Sie sich entscheiden – klare Kommunikation ist essentiell. Skonto kann z.B. als Zahlungsanreiz dienen, um eine Rechnung zeitnah und zügig zu begleichen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie die konkreten Fälligkeitszeitpunkte festlegen, wie z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum. Allerdings nicht zu großzügig mit den Zahlungsfristen umgehen, da Sie sonst Ihre eigene Liquidität aufs Spiel setzen. Bei größeren Beträgen ist es auch üblich, im Vertrag Sicherheiten für Ihr Unternehmen zu schaffen, indem z.B. Bürgschaften eingetragen werden, falls der Kunde der Zahlung nicht nachkommen kann. Bei einer Ratenzahlung ist es für Sie wichtig, den Mehraufwand einzukalkulieren, der durch die Verzögerung des Zahlungseinganges der Gesamtsumme entsteht.

4. Rechnungen zeitnah erstellen sowie klar und deutlich strukturieren

Sie sollten mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre Rechnung zeitnah stellen, damit diese auch umgehend bezahlt wird. Entweder direkt bei Vertragsabschluss, bei der Lieferung oder wenn die Ware zur Lieferung bereit steht. Um die Zahlung für Ihren Kunden zu vereinfachen, können Sie einen bereits ausgefüllten Überweisungsträger Ihrer Rechnung beilegen. 

Logisch aufgelistete Produkte oder Dienstleistungen und ihr Gegenwert sollte Ihre Rechnung für eine gute Übersicht enthalten. Auch für Ihre Unterlagen und für das Wiederfinden von Rechnungen ist ein gutes System von Vorteil und erleichtert Ihnen Ihre Arbeit und die Nachverfolgung der Zahlung. Vermeiden Sie unnötige Fehler wie z.B. durch eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung. Solch ein Vertrag sollte den Umfang und die Art der Leistung, Fristen und Pflichten sowie die vereinbarten Zahlungsmodalitäten enthalten. Achten Sie vor allem darauf, dass alle vertraglich tatsächlich vereinbarten Leistungen in ihrem vollen Umfang erbracht wurden. War dies nicht der Fall, so muss das in Ihrer Rechnung festgehalten und ggf. beim Preis berücksichtigt werden.

5. Überblick behalten

Im Endeffekt funktioniert eine korrektes Forderungsmanagement nur, wenn Sie den Überblick behalten und die Fäden in der Hand haben. Dabei sollten Sie unbedingt die Termine der rausgeschickten Mahnungen im Kalender notieren und vormerken, wann eine Zahlungsfrist endet und die Rechnung beglichen werden müsste. Außerdem können Sie es auch nutzen, um grundsätzlich Ein- und Auszahlungen zu planen.

Wenn trotz Ihrer zuvor ergriffenen Maßnahmen die ausstehende Zahlung nicht beglichen wird, müssen Sie, um Ihre eigene Liquidität zu sichern, etwas bestimmender durchgreifen. Dabei kann es von freundlich gehaltenen Zahlungsaufforderungen bis hin zu dem letztendlichen Gerichtsverfahren andauern bis Sie den ausstehenden Betrag erhalten. Was auf Sie zukommt und welche Fristen Sie beachten müssen, lesen Sie bei den nachträglichen Maßnahmen.