Ein sehr wichtiger Businessplan-Bestandteil ist der Finanzplan. In diesem werden alle wichtigen Kennzahlen des Unternehmens für die nächsten drei Jahre detailliert abgebildet. Insbesondere sind die Personalkosten gerade in den ersten Jahren der Gründung naturgemäß ein Schwerpunkt der Finanzplanung.
Hierbei ist es zunächst wichtig, eine Rentabilitätsvorschau zu erstellen. In dieser werden alle kalkulierten Umsätze und Kosten gegenübergestellt, so dass der Gewinn (vor und nach Steuern) des Unternehmens berechnet wird. Zusätzlich wird ein aussagekräftiger Liquiditätsplan benötigt. In diesem Teil des Finanzplans wird dargestellt, mit wie viel Liquidität das Geschäftskonto eines Unternehmens ausgestattet ist.
Sowohl in der Berechnung der Rentabilität als auch in der vorhandenen Liquidität müssen die Personalkosten des Unternehmens enthalten sein. Während man als festangestellte Person das eigene Brutto- und Nettogehalt kennt, muss man als Unternehmen und Arbeitgeber auch die darüberhinausgehenden Kosten bedenken. Welche diese sind und wie man sie berechnet, wird in diesem Artikel aufgezeigt.
Die Relevanz eines Finanzplans
Ein professioneller Finanzplan ist der wichtigste Bestandteil für die Beantragung eines Förderdarlehens. Denn die Entscheider bei z. B. einer staatlichen Förderbank müssen auf einen Blick erkennen können, wie rentabel ein Geschäftsmodell ist. Im Detail wirken sich u. A. die folgenden Parameter auf die Rentabilität eines Unternehmens aus:
- Wie hoch sind die monatlichen Umsätze?
- Wie viele Kunden/Aufträge/Verkäufe sind für diese Umsätze notwendig?
- Mit welcher Preisstruktur wird am Markt agiert?
- Wie hoch sind die laufenden betrieblichen Kosten?
- Mit welchen Kosten muss man für das angestellte Personal, inklusive der Gründer/Geschäftsführer, rechnen?
- Wie kann der Kapitaldienst (Zins & Tilgung) für ein gefördertes Darlehen bedient werden?
- Welche steuerlichen Abgaben inklusive der Zahlungszeitpunkte werden eingeplant?
Wenn diese Fragestellungen mit realistischen Annahmen versehen sind und glaubhaft dargestellt wird, dass das beschriebene Geschäftsmodell rentabel ist, ist die größte Hürde für die Gewährung eines Förderdarlehens geschafft. Darüber hinaus muss auch der schriftliche Teil des Businessplans überzeugen und die fachliche Eignung des Gründers oder des Gründerteams passen.
Finanzplan-Erstellung für ein Förderdarlehen – Bestandteile
Um einen Förderkredit für Existenzgründer oder Jungunternehmen beantragen zu können, müssen neben einem umfassenden Geschäftsplan ein detaillierter Finanzplan eingereicht werden. In diesem sind die folgenden Bestandteile enthalten:
- Investitionsplan
- Umsatzentwicklung
- Rentabilitätsvorschau (Gewinn- und Verlustrechnung)
- Cash-Flow und Liquiditätsplanung
- Tilgungsplan
- Abschreibungen
Diese Berechnungen müssen auf monatlicher Basis für die ersten drei Geschäftsjahre nach der Existenzgründung dargestellt werden. Bei einem bestehenden Unternehmen sind es entsprechend die drei Jahre nach der Aufnahme des Darlehens.
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Berücksichtigung von Personalkosten in der Finanzplan-Erstellung
Einer der größten Kostenblöcke sind bei vielen Geschäftsmodellen die Personalkosten. Denn viele Geschäftsideen (z. B. ambulante Pflegedienste, Gastronomie, Handwerk, Coaching) sind personalintensiv und die anfallenden Aufgaben können überwiegend nur von Menschen ausgeführt werden.
Doch an welcher Stelle werden diese Aufwände im Finanzplan erfasst und wie werden sie berechnet? Dies geschieht zunächst in der Rentabilitätsvorschau (Gewinn- und Verlustrechnung).
Ausgehend vom Bruttogehalt einer angestellten Person ist das sogenannte Arbeitgeberbrutto zu berechnen, das im Finanzplan aufgeführt wird.
Um dieses zu errechnen, werden zum Bruttogehalt der angestellten Person die vom Arbeitgeber zu tragenden Lohnnebenkosten hinzugerechnet. Diese beinhalten die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung), Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und weitere Umlagen (z. B. für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Mutterschaft).
Man kann das Bruttogehalt daher mit dem Faktor 1,20 bis 1,25 multiplizieren, um einen realistischen Wert zu erhalten und die Höhe der Personalkosten ausweisen zu können, in der die oben genannten Beiträge enthalten sind.
Beträgt das monatliche Bruttogehalt einer angestellten Person also beispielsweise 4.000 Euro, beträgt das Arbeitgeberbrutto 4.000 Euro x 1,25 = 5.000 Euro. Dieser Wert wird als Personalkosten in der Rentabilitätsvorschau angesetzt.
Wenn man als Gründer oder Unternehmer mit einer Kapitalgesellschaft (UG oder GmbH) selbstständig ist, wird das eigene Gehalt (z. B. als Geschäftsführer) ebenfalls nach dieser Berechnung und an dieser Stelle im Finanzplan erfasst.
Etwas anders sieht es bei einer Selbstständigkeit als Freiberufler oder mit einer Personengesellschaft (Einzelunternehmen oder GbR) aus. Hier beziehen die Inhaber kein monatlich gleiches Gehalt im klassischen Sinne. Vielmehr wird eine sogenannte Privatentnahme getätigt, die von Monat zu Monat auch unterschiedlich hoch ausfallen kann. Diese wird jedoch formell nicht in die Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung, sondern in den Liquiditätsplan eingetragen. Sie wirkt sich also nicht auf das Unternehmensergebnis aus, muss aber als ausgehende Zahlung vom Konto eingeplant werden.
Kapitalbedarf planen
Nun gibt es einige Geschäftsmodelle, in denen sich eine neu eingestellte Person erst nach einigen Monaten rechnet. Dies gilt z. B. für Positionen im Vertrieb, wenn erst ein zusätzlicher Kundenstamm aufgebaut werden muss, bevor dieser Aufträge unterschreibt und man darüber Umsatz generiert. Beispielsweise in der Gesundheitsbranche ist es normal, bei der Abrechnung über Krankenkassen (z. B. in der Physiotherapie) die Gelder erst nach einigen Monaten von den Kassen ausgezahlt zu bekommen. Die angestellten Physiotherapeuten müssen aber natürlich vom ersten Monat an ihr Gehalt bekommen. Diese Lücke zwischen Umsatz und Personalaufwänden kann man für mindestens drei Monate über ein Förderdarlehen abdecken. Diese Zeit wird in den Kapitalbedarfsplan eingetragen. Wenn man also zwei angestellte Personen mit einem monatlichen Arbeitgeberbrutto von 5.000 Euro beschäftigt, kann man 2 Personen x 5.000 Euro x 3 Monate = 30.000 Euro finanzieren lassen.
Weitere Bestandteile im Kapitalbedarfsplan können z. B. der Wareneinkauf, die Büromiete, Marketing oder Investitionen in Maschinen, ein Kfz oder Werkzeug sein.
Je klarer es ersichtlich wird, wofür die beantragten Gelder verwendet werden sollen, desto besser. Bei der Beantragung des KfW-StartGelds als sehr beliebtes Förderinstrument können insgesamt 125.000 Euro pro Gesellschafter eines Unternehmens beantragt werden.
Fazit
Man muss also darauf achten, die Kosten für Mitarbeiter nicht zu niedrig anzusetzen und alle Beiträge, für die man als Arbeitgeber aufkommen muss, mitzuberücksichtigen. Insbesondere wenn man zum Start in die Selbstständigkeit gleich mehrere Personen einstellt, kann der Unterschied zwischen dem Bruttogehalt und dem sog. Arbeitgeberbrutto auf das ganze Geschäftsjahr gesehen deutlich höher ausfallen.
Mithilfe eines Förderdarlehens kann man die Personalkosten für die ersten drei Monate nach der Darlehensaufnahme finanzieren lassen. So kann eine Lücke im Liquiditätsplan vermieden werden.
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FAQ
Was versteht man unter „Arbeitgeberbrutto“?
Das Arbeitgeberbrutto setzt sich aus dem Bruttogehalt des Mitarbeiters plus den vom Arbeitgeber zu zahlenden Sozialabgaben und Umlagen zusammen.
Wie hoch sind die Lohnnebenkosten in Deutschland?
In der Regel kann man 20–25 % auf das Bruttogehalt aufschlagen, um die tatsächlichen Personalkosten realistisch darzustellen.
Zählt das Gehalt des Gründers auch zu den Personalkosten?
Ja, wenn eine Kapitalgesellschaft gegründet wird (z. B. GmbH oder UG). Bei Einzelunternehmen oder Freiberuflern werden Privatentnahmen separat im Liquiditätsplan berücksichtigt.
Warum sind Personalkosten im Finanzplan so wichtig?
Sie sind einer der größten Kostenblöcke vieler Geschäftsmodelle und entscheidend für die Rentabilitäts- und Liquiditätsberechnung.
Können Personalkosten über ein Förderdarlehen finanziert werden?
Ja, insbesondere die ersten drei Monate nach Einstellung können über Fördermittel abgedeckt werden, um Liquiditätslücken zu vermeiden.
Welche typischen Fehler passieren bei der Kalkulation von Personalkosten?
Oft werden nur Bruttogehälter angesetzt und die zusätzlichen Arbeitgeberanteile an Sozialabgaben vergessen – was schnell zu Engpässen führen kann.