Finanzplan-Erstellung für eine Kaffeerösterei

Finanzplan: Als Betreiber einer Kaffeerösterei bietet man meist verschiedene Sorten an Röstkaffee an, die sich in Herkunft, Röstgrad und Verwendungszweck (Filterkaffee, Siebträgermaschinen, Kaffeevollautomaten usw.) unterscheiden. Diese Sorten sind für den Endkunden meist als ganze Bohnen oder auch bereits gemahlen erhältlich. Vertrieben werden sie unter anderem in einem eigenen Online-Shop oder in einer lokalen Verkaufsstelle, wo Privatkunden den Kaffee kaufen können.

Darüber hinaus kann der Kaffee natürlich auch über Restaurants/Cafés vertrieben werden. Die dortigen Inhaber können den Kaffee, den sie aus der Rösterei beziehen, entweder als eigene Marke branden. Alternativ kann die Marke des Kaffeerösters auch aktiv wahrnehmbar sein, vorausgesetzt, der Kaffeeröster setzt diese Art der Marketingstrategie um und kreiert eine eigene Marke.

Zudem kann man Vereinbarungen mit lokalen Supermärkten und anderen Einzelhändlern/Onlinehändlern treffen, welche den Kaffee ins Sortiment aufnehmen.

Eine Existenzgründung im Bereich Kaffeerösterei ist sehr attraktiv und kann ein rentables Geschäftsmodell sein. Der Start in die Selbständigkeit kann jedoch mit größeren Anschaffungen verbunden sein. Insbesondere, wenn man mit größeren Produktionsvolumen plant und ggfs. vorab eine Immobilie umbauen oder modernisieren muss. Die größte Investition dürfte jedoch eine Röstmaschine sein, deren Preis schon im niedrigen sechsstelligen Bereich liegen dürfte. Der gesamte Kapitalbedarf kann daher im Bereich von 150.000 – 200.000 Euro liegen.

Zur Finanzierung dieser Investitionen sind Förderdarlehen besonders gut geeignet. Diese zeichnen sich durch einen – im Gegensatz zu regulären Bankendarlehen –  niedrigen Zinssatz und eine tilgungsfreie Anlaufzeit aus. Diese bedeutet, dass man das Förderdarlehen erst nach frühestens 12 Monaten zurückzahlen muss. Bei längeren Gesamtlaufzeiten können es auch 24 Monate sein. Um ein solches Förderdarlehen beantragen zu können, muss man einen professionellen Businessplan erstellen. Dieser muss einen bankenfähigen Finanzplan enthalten, in dem alle künftigen Zahlenwerke des gegründeten Unternehmens abgebildet werden.

In diesem Artikel wird erläutert, worauf man bei der man bei der Erstellung eines Finanzplans für eine Kaffeerösterei achten muss.

Lesetipp: Businessplan erstellen für eine Kaffeerösterei

Überlegungen vor der Erstellung eines Finanzplans  

Ein professionell erstellter Finanzplan ist ein wichtiger Bestandteil bei der Beantragung eines Förderdarlehens. Banken müssen anhand einer aussagekräftigen Erläuterung der Geschäftsidee nachvollziehen können, wie erfolgreich das gegründete Unternehmen in der Zukunft sein wird. Anhand der im Finanzplan abgebildeten Kennzahlen muss also klar erkenntlich sein, wie viel Gewinn erwirtschaftet werden kann und mit welcher Liquidität das Unternehmen ausgestattet sein wird.

Bevor man mit der Erstellung eines Finanzplans beginnt, sollte man sich als Existenzgründer im Detail mit allen wichtigen Bestandteilen der Geschäftsidee auseinandersetzen. 

Wichtige übergeordnete Fragestellungen sind zum Beispiel:

• An welchem Standort kann der Kaffee geröstet werden? Gibt es eine Möglichkeit z.B. in einem Industriegebiet, oder soll die Rösterei angrenzend an ein Café oder eine Verkaufsstelle gelegen sein?
• Wer sind die Zielkunden? Nur Privatkunden oder wird über die Gastronomie und andere Händler verkauft?
• Mit wie viele Kilogramm Kaffee können pro Tag und Woche verkauft werden?
• Zu welchem Preisniveau können die verschiedenen Sorten angeboten werden?
• Welche monatlichen Umsätze ergeben sich daraus?
• Wie hoch sind die Bezugs- und Herstellungskosten für eine Verkaufseinheit (z.B. 500 Gramm-Packung)?  
• Wie hoch sind die sonstigen laufenden Kosten im Betrieb?
• Welche Investitionen und Anschaffungen sind für den Start zu tätigen?

Absatzwege, Preisstrategie und betriebliche Kosten festlegen

Zunächst gilt es die Entscheidung zu treffen, über welche Vertriebswege man den gerösteten Kaffee verkaufen möchte. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten.

Zunächst kann man eine eigene Marke schaffen und die verschiedenen Kaffeesorten selber an Privatkunden vertreiben. Dies kann über einen eigenen Online-Shop, über Marktplätze oder z.B. den Einzelhandel erfolgen.

Die Markenbekanntheit lässt sich auf Instagram und anderen Social-Media- Kanälen steigern. Dort kann man regelmäßig über Produktentwicklungen, Röstverfahren und Testmethoden informieren. Erfahrungsgemäß ist diese Art von Content äußerst beliebt, um Kaffeeliebhaber anzusprechen, die an z.B. exotischeren und exklusiveren Kaffeesorten interessiert sind.

Diese gebrandeten Kaffeesorten kann man ebenfalls über die Gastronomie vertreiben. Diese kann diese wiederum unter dem Original-Markennamen ihren Kunden anbieten. Alternativ kann man als Kaffeeröster die Bohnen oder den gemahlenen Kaffee als auch sog. White-Label Lösung an die Gastronomie verkaufen. Die Inhaber eines Cafés verwerten diese vor Ort und schenken den Kunden den Kaffee unter ihrer eigenen Marke aus.

Letztlich ist es auch möglich, ein eigenes Café zu betreiben und den selbst gerösteten Kaffee dort anzubieten.

Die Kalkulation des Verkaufspreises nimmt eine wichtige Rolle bei der Erstellung eines Finanzplans ein. Um diesen festzulegen, muss man zunächst folgende Kosten kennen:

• Warenbezug: wie viele kostet der Bezug von umgerechnet einem Kilogramm, wenn diese z.B. aus Kolumbien, Peru oder Italien geliefert werden?
• Verpackung/ Etikettierung: wie hoch sind die Kosten für die Verpackung & Etikettierung pro Verkaufseinheit (250 Gramm, 500 Gramm, 1 Kilogramm etc.)?
• Kaffeesteuer: die Kaffeesteuer liegt in Deutschland bei 2,19 Euro für eine Kilogramm Röstkaffee (4,78 Euro für lösliche Kaffee-Erzeugnisse)

Generell sollte der gesamte Netto-Wareneinsatz, der sich aus den drei o.g. Bestandteilen zusammensetzt, bei maximal 50% des Netto-Verkaufspreises liegen. (Beispiel: Verkaufspreis pro Kilogramm 25 Euro netto, Wareneinsatz 12,50 Euro pro Kilogramm).

Nach der Festlegung des Verkaufspreises ist die Überlegung zu tätigen, wie viele Einheiten man pro Monat absetzen kann. Daraus ergibt sich die monatliche Umsatzhöhe.

Dem Umsatz und Wareneinsatz gegenüber stehen laufende betriebliche Kosten. Diese sind u.A.:

• Personalkosten
• Kosten für Zahlungsverkehr
• Miete inklusive der Nebenkosten/ Energiekosten
• Kfz-Kosten, ggfs. für Auslieferungen
• Marketing
• Versicherungen
• Beratung/ Buchhaltung
• Zinsen
• Instandhaltung/ Sonstige Kosten (als regulärer Posten in einer BWA)

Finanzplan für eine Kaffeerösterei erstellen: alle Bestandteile berücksichtigen

Ein bankenfähiger Finanzplan zur Beantragung eines Förderdarlehens setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

• Investitionsplan: in diesem ist aufzulisten, welche Investitionen getätigt werden müssen, um erfolgreich in die Existenzgründung zu starten. Dies sind z.B. eine große Röstmaschine, ein Dosierer, eine Verpackungsmaschine, ein Proberöster, eine Siebträgermaschine/ Mühlen, Verpackungsmaterial und natürlich der Erstbezug der Ware (Rohkaffee). Auch die technische Einrichtung eines Büros (Hard- und Software, Mobiliar) oder Lagers wie auch die Kasse können finanziert werden.
• Umsatzentwicklung: hier ist wie im obigen Kapitel erläutert zu erklären, mit welchen Umsätzen pro Monat man kalkuliert und auf welcher Grundlage/ Anzahl an Verkaufseinheiten diese Umsatzhöhen errechnet werden.
• Rentabilitätsvorschau (Gewinn- und Verlustrechnung): hier werden neben den prognostizierten Umsätzen auch der Wareneinsatz, Personalkosten sowie alle monatlichen betrieblichen Kosten. Hierzu zählen auch die Zinsen für das Förderdarlehen. Diese kann man steuerlich als Kosten ansetzen. Zudem sind die Abschreibungen auf die Investitionen sowie anfallende Steuerabgaben in der Rentabilitätsvorschau zu berücksichtigen. Diese sind abhängig von der Rechtsform des Unternehmens/ der Selbständigkeit. Für die Kalkulation der Gewerbesteuer sind der Standort des Unternehmens und zum Beispiel der dortige Hebesatz ausschlaggebend. Bei einer Kapitalgesellschaft wie einer GmbH oder einer UG ist ebenso die Körperschaftssteuer einzukalkulieren. Die Rentabilitätsvorschau zeigt den Gewinn vor Steuern und den Gewinn nach Steuern auf.
• Cash-Flow und Liquiditätsplanung: Diese übernimmt viele Werte aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Liquiditätsplanung ist allerdings nicht statisch abgebildet, sondern dynamisch. So enthält sie beispielsweise Zahlungsziele (von Eingangs- und Ausgangsrechnungen), die relevanten Zeitpunkte von Steuerzahlungen und -rückerstattungen sowie die monatliche Tilgungsrate für das Förderdarlehen. So wird klar ersichtlich, wie viel Liquidität sich auf dem Geschäftskonto befindet. Dieser Liquiditätsbestand muss im Rahmen der Finanzplanung definitiv dauerhaft im positiven Bereich sein. Sie sollte zudem einen Puffer von ca. dem Dreifachen der monatlichen Fixkosten beinhalten.
• Tilgungsplan: dort wird der sog. Kapitaldienst. Dieser setzt sich aus den Zinsen, die für das Darlehen anfallen, sowie der monatlichen Tilgungsrate zusammen. Es wird also klar ersichtlich, welche Gesamtrate pro Monat an die Bank zurückzuzahlen ist.
• Abschreibungen: Einige der genannten Investitionen wie z.B. die Röstmaschine oder die Büroausstattung oder das Kfz können über einen definierten Zeitraum abgeschrieben werden. Hierzu gibt es öffentlich einsehbare Abschreibungstabellen, über die man die korrekte Abschreibungsdauer einsehen kann.

Dieser Finanzplan soll mit den o.g. Bestandteilen auf monatlicher Basis für die ersten drei Geschäftsjahre (36 Monate) nach der Gründung bzw. dem Zugang des Darlehens erstellt werden. Bei der Erstellung eines solchen bankenfähigen Finanzplans zur Beantragung eines Förderdarlehens können spezialisierte Gründungsberater unterstützen. Diese Beratungsleistung wird über das BAFA staatlich mit 50-80% der Aufwände bezuschusst.

Fazit

Der Betrieb einer Kaffeerösterei ist ein etabliertes Geschäftsmodell, mit dem man gute Gewinne erzielen kann. Wichtig ist natürlich, dass man spezielle und nachgefragte Kaffeesorten vermarkten und eine hohe Marge erzielen kann. Der Wareneinsatz darf daher nicht zu hoch angesetzt sein.

Um den Kapitalbedarf zum Beginn der Existenzgründung abdecken zu können, kann ein Förderdarlehen beantragt werden. Ein professionell erstellter Finanzplan ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer solchen Antragsstellung und kann die Entscheidung der Förderbank positiv beeinflussen. 

Möchten Sie sich bei der Finanzplan-Erstellung Ihrer Selbständigkeit professionell beraten lassen? Füllen Sie hierfür gerne das Formular zur Beratersuche aus und vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Gespräch mit einem Experten unserer Unternehmens- und Existenzgründungsberatung. Die Beratungsleistung wird staatlich bezuschusst.

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Weiterführende Informationen zur Finanzierung von Existenzgründungen sowie zu staatlichen Förderprogrammen stellt auch das Existenzgründungsportal des Bundes bereit. Dort finden Gründerinnen und Gründer umfassende Hinweise zu Businessplan, Fördermitteln und Finanzierungsmöglichkeiten. Sie können auch unseren Fördermittel-Check machen: 

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FAQ

Warum ist ein Finanzplan für eine Kaffeerösterei so wichtig?
Weil Banken und Förderinstitute nachvollziehen müssen, wie sich Umsatz, Kosten, Liquidität und Kapitaldienst in den ersten Jahren entwickeln. Ein belastbarer Finanzplan ist deshalb eine zentrale Grundlage für Förderdarlehen und andere Finanzierungsanfragen. Die Gründerplattform weist zudem darauf hin, dass eine zu knapp bemessene Finanzierung zu den häufigen Gründen für das Scheitern von Gründungen gehört.

Welche Investitionen sind bei der Gründung einer Kaffeerösterei typisch?
Typisch sind Röstmaschine, Verpackungstechnik, Proberöster, Mühlen, Lagerausstattung, Büroeinrichtung, gegebenenfalls Fahrzeuge sowie der Erstbezug von Rohkaffee. Welche Investitionen konkret erforderlich sind, hängt vom Produktionsvolumen und vom gewählten Vertriebsmodell ab.

Welche Rolle spielt die Kaffeesteuer in der Kalkulation?
Die Kaffeesteuer ist ein fester Kostenbestandteil und muss in der Preis- und Margenkalkulation berücksichtigt werden. Für Röstkaffee beträgt sie in Deutschland 2,19 Euro je Kilogramm, für löslichen Kaffee 4,78 Euro je Kilogramm.

Warum ist der Wareneinsatz bei einer Kaffeerösterei so wichtig?
Weil sich aus Rohkaffee, Verpackung, Etikettierung und Kaffeesteuer die zentrale Kostenbasis pro Verkaufseinheit ergibt. Nur wenn diese sauber kalkuliert wird, lassen sich belastbare Verkaufspreise und realistische Margen ableiten.

Welche Bestandteile sollte ein bankenfähiger Finanzplan für eine Kaffeerösterei enthalten?
Üblicherweise gehören dazu Investitionsplan, Umsatzplanung, Rentabilitätsvorschau, Liquiditätsplanung, Tilgungsplan und Abschreibungen. Die Gründerplattform stellt für Businesspläne und Finanzplanung offizielle Hilfen und Vorlagen bereit.

Welche Förderdarlehen kommen für die Gründung einer Kaffeerösterei infrage?
Ein wichtiges Instrument ist der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW. Dort sind aktuell bis zu 200.000 Euro möglich, davon bis zu 80.000 Euro für Betriebsmittel. Laut KfW ist auch eine mehrmalige Beantragung bis zum Höchstbetrag möglich.

Kann man sich bei der Erstellung eines Finanzplans fördern lassen?
Ja. Das BAFA bezuschusst Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen zu wirtschaftlichen, finanziellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Das kann auch für die professionelle Vorbereitung einer Gründungsfinanzierung relevant sein