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Ein Mann sitzt am Schreibtisch hält ein Handy in der Hand.

Wer sich selbstständig machen möchte, muss auf viele Punkte achten. Aber auch wer bereits eine Existenzgründung gestartet hat und Mitarbeiter beschäftigt, sollte sich mit einigen Fragen auseinandersetzen, um eine Zusammenarbeit bestmöglich zu gestalten. Eine der Fragen kann z. B. lauten: Ist die Anschaffung von Firmenhandys sinnvoll? Insbesondere bei einer hohen Mitarbeiterzahl ist eine gründliche Überlegung nicht unbedeutend, da in diesem Fall schnell hohe Kosten zustande kommen können und hohe Investitionen getätigt werden müssen. Doch warum es sich lohnen kann, Firmenhandys anzuschaffen, und was Existenzgründer vorab beachten sollten, haben wir zusammengefasst.

Existenzgründer profitieren von einer ständigen Erreichbarkeit der Mitarbeiter

Das Sprichwort „Zeit ist Geld“ von Benjamin Franklin aus dem Jahre 1748 ist für unsere schnelllebige Gesellschaft aktueller denn je. Denn eine ständige Erreichbarkeit ist unabdingbar, um kurzfristige Aufträge schnellstmöglich zu erledigen und mit der Konkurrenz mithalten zu können. Ein Firmenhandy für Mitarbeiter und Geschäftsführer sind daher empfehlenswert. Dieses trägt nicht nur zu einer besseren internen Kommunikation bei, sondern erleichtert auch die Kommunikation mit Kunden. Beides sind wesentliche Faktoren, wenn es um den Erfolg der Existenzgründung geht.

Firmenhandys korrekt von der Steuer absetzen

Die genannten Punkte machen es Existenzgründern leicht, sich für die Anschaffung von Firmenhandys zu entscheiden. Dagegen sprechen jedoch widerum die hohen Kosten, die der Einkauf der Geräte mit sich bringt. Dies muss jedoch nicht sein, denn Anschaffungs- und Betriebskosten lassen sich von der Steuer absetzen. Und zwar selbst dann, wenn die Firmenhandys zusätzlich privat genutzt werden. Eine Option hierfür wäre unter anderem die Werbungskostenpauschale. Falls die Werbungskosten jedoch über 1.000 Euro liegen, sollte eine Liste mit den detaillierten Kosten angefertigt werden. In der Regel ist es möglich zwischen 50 % und 70 % der Handykosten abzusetzen. Dadurch lässt sich ein erheblicher Teil der anfänglichen Investitions- sowie der laufenden Kosten decken.

Tarif und Netzabdeckung vorab prüfen

Bevor Existenzgründer jedoch ihre Mitarbeiter mit einem Firmenhandy versorgen, sind wesentliche Punkte vor der Anschaffung zu beachten.

Firmenhandys verursachen laufende Kosten – zwar können diese wie erwähnt von der Steuer abgesetzt werden, trotzdem sollte darauf geachtet werden, dass diese möglichst gering ausfallen, ohne dabei die Nutzung einzuschränken. Es ist demnach essentiell, den richtigen Tarif zu finden. Dabei stellt sich auch die Frage, ob auf Postpaid oder Prepaid zurückgegriffen wird. Ersteres gewährleistet z. B. eine reibungslose Kommunikation durch die Möglichkeit, Telefonate unabhängig vom aktuellen Guthaben zu führen.

Bei Handys mit Prepaidkarte ist dies nicht garantiert. Schließlich kann das Guthaben theoretisch zu einem sehr unpassenden Moment aufgebraucht werden. Solche Komplikationen sind mit einem Vertragshandy seltener.

Doch die Wahl eines geeigneten Tarifs ist so oder so nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Zum einen gilt es, das eigene Nutzerverhalten sowie das der Mitarbeiter zu analysieren. Zum anderen ist es wichtig, die unterschiedlichen Anbieter miteinander zu vergleichen. Am besten ist es, Tarife zu wählen, die monatlich kündbar sind. Passt der gewählte Tarif nicht zum eigenen Unternehmen, kann dieser unkompliziert gewechselt werden. In vielen Fällen sind Verträge mit Flatrates am sinnvollsten. Zumindest wenn davon ausgegangen werden kann, dass viel telefoniert wird. Die umfangreichsten Datentarife sind jedoch nur selten erforderlich – zumal ein großer Teil der Kommunikation inzwischen über das Internet abläuft.

Neben dem Tarif ist auch auf die Netzabdeckung (externer Link) zu achten. Denn bei der Entscheidung für einen Mobilfunkanbieter spielt nicht nur der Preis eine wesentliche Rolle. Wichtig ist auch, wie gut die Netzabdeckung und damit der Empfang ist.

Grundlegende Sicherheitsvorkehrungen

Existenzgründer, die ihren Mitarbeitern ein Firmenhandy zur Verfügung stellen, fragen sich vielleicht, mit welchen Risiken dabei zu rechnen ist. Glücklicherweise sind diese jedoch relativ gering. Trotzdem sollte hier auf Nummer sicher gegangen werden, indem beispielsweise die Mitarbeiter bezüglich des richtigen Umgangs mit Firmenhandys sensibilisiert werden. Ein häufiges Problem ist z. B. das Handy am Steuer. Zwar ist es in der Arbeitswelt wichtig, dass man ständig erreichbar ist – die Fahrtüchtigkeit sollte dadurch jedoch nicht eingeschränkt werden. Ansonsten können nicht nur Unfälle und empfindliche Bußgelder (externer Link) drohen, sondern auch lange Fahrverbote.

Zudem ist die Gefahr durch Hackerangriffe nicht zu unterschätzen, bei denen sensible Daten in die falschen Hände gelangen und dem eigenen Unternehmen schaden können. Ein sorgsamer Umgang mit dem Firmenhandy ist daher unabdingbar. Steht genug Budget zur Verfügung, sollten Gründer nicht zögern und einen Experten für Cybersicherheit (externer Link) einstellen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Datenschutz. Existenzgründer, die Firmenhandys an Mitarbeiter geben, sollten sich diesbezüglich ausführlich informieren. Andernfalls kann es zu bösen Überraschungen kommen. Eine Vorbeugung durch Kontrolle ist auch nicht immer möglich, denn ist beispielsweise ein privater Gebrauch des Firmenhandys erlaubt, kann der Geschäftsführer die Firmenhandys seiner Mitarbeiter nicht ohne deren Zustimmung kontrollieren.

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass ein Firmenhandy zwar Risiken mit sich bringt, diese können jedoch durch entsprechende Regelungen und Vorkehrungen minimiert oder sogar ganz vermieden werden. Daher sollten Gründer darüber nachdenken, ihren Mitarbeitern ein Firmenhandy zur Verfügung zu stellen und damit ihr Unternehmen voranbringen.

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