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Geschäftsreise

Wenn ein Angestellter auf Geschäftsreise geht, reicht er Belege und Abrechnungen für die Reisekosten bei seinem Arbeitgeber ein und bekommt diese, je nach betrieblicher Regelung, zurückerstattet. Im Fall einer Selbstständigkeit fällt diese Möglichkeit jedoch weg, da der Selbstständige ja der eigene Vorgesetzte ist. Welche Regelungen gelten also bei Geschäftsreisen von Selbstständigen?

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Wie wird eine Geschäftsreise definiert?

Eine Geschäftsreise, egal ob im Inland oder im Ausland, wird definiert als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Das bedeutet, dass diese Tätigkeit betrieblich veranlasst sein muss, eine berufliche Notwendigkeit darstellt und sie außerhalb der Betriebsstätte bzw. der Wohnung stattfindet. Eine Geschäftsreise ist zudem immer nur ein vorübergehender, kein dauerhafter Aufenthalt.

Die Betriebsstätte ist der Ort, an welchem der Großteil der geschäftlichen Leistungen erbracht wird. Wenn sich ein Gründer eine Büroimmobilie gemietet hat, würde diese als Betriebsstätte gelten. In Fällen, in denen der Gründer von zu Hause, also vom Home Officeaus arbeitet, wäre es also die Wohnung (oder das Haus). Die Betriebsstätte muss so eingerichtet sein, dass von ihr aus Geschäfte getätigt werden können. Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte oder zu den Betriebsstätten gelten nicht als Geschäftsreise; die Kosten für diese Wegstrecken werden über die Gesetze zum beruflichen Pendeln geregelt.

Welche Kosten können Selbstständige abrechnen?

Generell gilt, dass Kosten für eine Geschäftsreise als Betriebskosten abgerechnet werden können und somit die Steuerlast senken. Allerdings besteht für Selbstständige eine andere Dokumentationspflicht als für Angestellte. Beide Berufsgruppen können die sogenannte Verpflegungspauschale beim Finanzamt geltend machen. Sie stellt sich wie folgt dar:

Abwesenheitsdauer Betrag
24 Stunden 24 €
weniger als 24 Stunden und min. bis zu 14 Stunden 12 €
weniger als 14 Stunden und mindestens mehr als 8 Stunden 6 €
weniger als 8 Stunden 0 €

Im Gegensatz zu Angestellten dürfen Selbstständige jedoch keine Pauschale für Übernachtungen veranschlagen. Dafür müssen stets die tatsächlichen Übernachtungskosten nachgewiesen werden. Auch Reisenebenkosten, wie etwa Parkhausgebühren, Ölwechsel, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung des Reisegepäcks oder Mautgebühren können abgesetzt werden.

Besonders wichtig für eine reibungslose Abrechnung ist eine sorgfältige Dokumentation aller Kosten der Geschäftsreise durch Belege, Quittungen etc. Da es in der Vergangenheit immer wieder zu Missbrauch in diesem Bereich gekommen ist, achtet das Finanzamt besonders auf die Korrektheit der Angaben. Deshalb ist auch von einer Mischform aus Geschäfts- und Urlaubsreise abzuraten, da dabei Probleme mit dem Finanzamt oft vorprogrammiert sind. Des Weiteren ist es ratsam, bei häufigen oder etwas kostspieligeren Geschäftsreisen mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, da so mögliche Fehler in der Dokumentation vermieden werden können.

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