Buchführung in der Selbstständigkeit

Die Buchführung kann am Anfang einer Selbstständigkeit sehr komplex erscheinen. Die einfachste Lösung ist, einen Steuerberater mit der Führung Ihrer Bücher zu beauftragen. Dennoch sollten Sie sich selbst mit diesem Thema auseinandersetzen und verstehen, was ein Steuerberater macht. Zur Buchführung sind Sie nämlich dann verpflichtet, wenn Sie sich selbstständig machen und dabei unter einen der folgenden Paragraphen des Handelsgesetzbuches fallen:

• § 1 Istkaufmann (in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb)
• §§ 2 und 3 Kannkaufmann (Kleingewerbe, Land- und Forstwirtschaft)
• § 6 als Formkaufmann (Kapitalgesellschaften, Genossenschaften)

Die Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle des laufenden Geschäftsjahres. Die Erfassung aller Geschäftsvorfälle bildet die Grundlage für die Planungs- und Kostenrechnung sowie für die betriebswirtschaftlichen Statistiken. Daher muss die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle

• planmäßig
• lückenlos
• zeitgerecht
• geordnet sein

Aus der Buchführung wird ein Jahresabschluss erstellt, der die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage anhand der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. dem Anhang darstellt. Somit liefert der Jahresabschluss Ihnen Informationen über die Entwicklung und Lage Ihres Unternehmens.

Erstellung der Eröffnungsbilanz und der Bilanz/ Schlussbilanz.

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes gemäß § 242 Abs. 1 HGB eine Eröffnungsbilanz und eine Bilanz/ Schlussbilanz am Ende des Geschäftsjahres zu erstellen. Die Geschäftsvorfälle erfassen Sie zuerst auf Konten, um nicht nach jedem Geschäftsvorfall eine Bilanz erstellen zu müssen. Vor der Erstellung des Jahresabschlusses führen Sie abschlussvorbereitende Buchungen durch, wie beispielsweise den Abschluss der einzelnen Konten.

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Kontenarten und Führung der Konten

Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt auf Konten. Das Konto hat zwei Spalten – die linke Spalte ist die Soll-Seite und die rechte die Haben-Seite – und wird in der Regel als „T“ dargestellt. Zudem werden stets auf einer Seite alle Mehrungen und auf der anderen Seite alle Minderungen zusammengefasst.

Berechnung des Endbestandes (Saldo) über die Bestandskonten

Bei einem Aktivkonto steht der Saldo (Endbestand) in der Regel auf der Haben-Seite und errechnet sich aus dem Anfangsbestand (Soll-Seite) zuzüglich sämtlicher Zugänge an Rohstoffen abzüglich der Abgänge (entnommene Rohstoffe) während des Geschäftsjahres. Bei einem Aktivkonto handelt es sich um ein Konto, welches die Positionen der Aktiva-Seite (linke Spalte des „T“-Kontos) einer Bilanz betrifft. Die Positionen können Sie gemäß § 266 Abs. 2 HGB entnehmen. Den Wert des Endbestandes weisen Sie in der Bilanz auf der Aktiva-Seite aus.

Bei dem Passivkonto steht der Saldo auf der Soll-Seite und der Endbestand errechnet sich nach demselben Prinzip wie bei dem Aktivkonto, nur dass Sie das Ergebnis auf der Passiva-Seite (rechte Spalte des „T“-Kontos) der Bilanz ausweisen.

Bestandskonten und Erfolgskonten

Bei den Konten wird des Weiteren nach Bestands- und Erfolgskonten differenziert, mit denen Sie Ihren Periodenerfolg ermitteln.

Bestandskonten betreffen die einzelnen Bilanzpositionen – jede Position hat ihr eigenes Konto, wobei eine Position beispielsweise „Rohstoffe“ lauten würde – und enthalten alle Veränderungen der einzelnen Bilanzpositionen. Bestandskonten sind je nach Bilanzposition entweder Aktivkonten oder Passivkonten. Bei dem Aktivkonto werden alle Mehrungen und der Anfangsbestand auf der Soll-Seite erfasst, die Minderungen auf der Haben-Seite. Bei dem Passivkonto ist dies genau umgekehrt.

Erfolgskonten betreffen die einzelnen Gewinn- und Verlust-Positionen – jede Position hat ihr eigenes Konto – und enthalten alle Veränderungen der einzelnen Positionen, die zu einer Veränderung des Reinvermögens führen. Erfolgskonten können in Aufwands- und Ertragskonten unterschieden werden, in denen alle Geschäftsvorfälle erfasst und am Ende des Jahres durch die Bildung des Kontensaldos abgeschlossen werden, um die Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Aufwandskonten enthalten alle Aufwendungen einer Periode – z.B. Materialaufwand, Löhne und Gehälter sowie Abschreibungen. Mehrungen stehen dabei auf der Soll-Seite, Erstattungen und Stornierungen auf der Haben-Seite. Bei den Ertragskonten handelt es sich beispielsweise um Umsatzerlöse, Miet- und Zinserträge. Die Mehrungen stehen hierbei auf der Haben-Seite, Erstattungen und Stornierungen auf der Soll-Seite.

Erstellung der Bilanz

Innerhalb der abschlussvorbereitenden Buchführungen werden die Positionen der Konten auf beiden Seiten addiert und gegeneinander verrechnet. Ergibt sich bei Ihren Berechnungen eine Differenz, ergänzen Sie die betragsmäßig kleinere Seite um einen Saldo – die Soll-Seite muss der Haben-Seite entsprechen –, der sowohl negativ als auch positiv sein kann. Die sich aus den Berechnungen ergebende Summe einer Position tragen Sie dann in die Eröffnungsbilanz entweder auf der Aktiva- oder Passiva-Seite ein.

Auflösung des Eröffnungsbilanzkontos in Konten

Um die Anfangsbestände am Jahresanfang aus der Bilanz auf die einzelnen Konten zu verteilen, erstellen Sie zuerst aus der Eröffnungsbilanz das Eröffnungsbilanzkonto, das betragsmäßig alle Positionen und Werte der Bilanz spiegelverkehrt enthält. Haben Sie das Eröffnungsbilanzkonto erstellt, buchen Sie die Positionen in das jeweilige passende Konto hinein. Beachten Sie jedoch, dass eine Eintragung in ein Konto nur mit einer entsprechenden Gegenbuchung auf einem anderen Konto vorgenommen werden kann. Nach der Umbuchung wird das Eröffnungsbilanzkonto nicht mehr benötigt.

Der Buchungssatz des Bestandes eines Aktivkontos aus der Bilanz in das Bestandskonto lautet:

• Aktivkonto (Konto) an Eröffnungsbilanzkonto (Gegenkonto)

Der Buchungssatz des Bestandes eines Passivkontos aus der Bilanz in das Bestandskonto lautet:

• Eröffnungsbilanzkonto an Passivkonto

Abschluss der Konten zur Erstellung der Schlussbilanz

Am Jahresende müssen Sie die Erfolgskonten über die Gewinn- und Verlustrechnung  abschließen, in der Sie alle Aufwendungen und Erträge gegenüberstellen. Der daraus resultierende Saldo ist Ihr Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag, den Sie in die Bilanzposition Eigenkapital übertragen müssen.

Für die Erstellung der GuV buchen Sie die Salden aller Erfolgskonten auf das GuV-Konto um. Bei der GuV werden die Aufwendungen (auf der Soll-Seite) den Erträgen (auf der Haben-Seite) gegenübergestellt. Der Saldo der Aufwendungen steht auf der Haben-Seite, die Aufwendungen selbst auf der Soll-Seite. Der Buchungssatz lautet somit:

• GuV-Konto an Aufwandskonto

Bei den Ertragskonten werden die Erträge auf der Haben-Seite erfasst, sodass der Saldo auf der Soll-Seite steht, mit dem Buchungssatz:

• Ertragskonto an GuV-Konto

Einen Gewinn haben Sie dann erzielt, wenn die Erträge die Aufwendungen übersteigen und sich ein Saldo auf der Soll-Seite des GuV-Kontos ergibt. Der Buchungssatz lautet dann:

• GuV-Konto an Eigenkapitalkonto

Ein Verlust ergibt sich dann, wenn die Aufwendungen die Erträge übersteigen und sich ein Saldo auf der Haben-Seite des GuV-Kontos ergibt. Der Buchungssatz lautet in diesem Fall:

• Eigenkapitalkonto an GuV-Konto

Das Schlussbilanzkonto

Haben Sie alle Geschäftsvorfälle auf den richtigen Konten verbucht, haben Sie am Jahresende den Saldo in das Schlussbilanzkonto (SBK) zu übertragen:

• Schlussbilanzkonto an Aktivkonto
• Passivkonto an Schlussbilanzkonto

Das Schlussbilanzkonto (SBK) dient Ihnen als Vorlage zur Erstellung der Schlussbilanz, die fast identisch mit dem SBK ist, außer dass

• im SBK gleichartige Konten nicht zusammengefasst werden dürfen
• das SBK nicht den Vorschriften des HGBs unterliegt
• das SBK mit „Soll“ und „Haben“ überschrieben wird

Aus der Schlussbilanz erstellen Sie wieder Ihre Eröffnungsbilanz über das Eröffnungsbilanzkonto.

Die doppelte Buchführung

Bei jedem Buchungsfall sind mindestens zwei Konten betroffen: das Konto und das Gegenkonto. Daher rührt auch der Name „doppelte Buchführung“. Jeder Buchungssatz lautet somit

• Konto (Soll) an Gegenkonto (Haben)

Die doppelte Buchführung ist ein anspruchsvolles, geschlossenes Kontensystem, alle Vorgänge – die das Betriebsvermögen berühren – in zeitlicher und sachlicher Ordnung erfassen. Buchungen, die keinen Einfluss auf den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens haben, und die nur Bestandskonten berühren, werden auch „erfolgsneutrale Buchungen“ genannt. Innerhalb der erfolgsneutralen Buchung werden vier Typen unterschieden:

• Der Aktivtausch, bei dem nur die Positionen auf der Aktivseite der Bilanz betroffen sind. Die Bilanzsumme ändert sich hierbei nicht.
• Der Passivtausch, bei dem nur die Positionen auf der Passivseite der Bilanz betroffen sind. Auch hierbei ändert sich die Bilanzsumme nicht.
• Die Bilanzverlängerung – auch Aktiv-/ Passiv-Mehrung genannt –, bei der Aktiv- und Passivseite der Bilanz betroffen sind, indem beide Seiten um den gleichen Betrag zunehmen. Somit erhöht sich die Bilanzsumme.
• Die Bilanzverkürzung – auch Aktiv-/ Passiv-Minderung genannt – bei der Aktiv- und Passivseite der Bilanz betroffen sind, indem beide Seiten um den gleichen Betrag abnehmen. Somit verringert sich die Bilanzsumme.

Betreffen Geschäftsvorfälle jedoch auch Positionen der GuV, wird sowohl das Bestandskonto als auch das Erfolgskonto bei der Buchung angesprochen und als „erfolgswirksame Buchung“ bezeichnet. Erfolgswirksame Buchungen können sein

• die Bezahlung der Mitarbeiter durch Banküberweisung
• der Verbrauch von Rohstoffen, die auf Lager sind, für die Produktion
• der Verkauf von Waren an einen Kunden mit einem Zahlungsziel

Die Bücher: das Grundbuch und das Hauptbuch

Innerhalb der doppelten Buchführung wird jede Buchung in zwei Büchern erfasst: dem Grundbuch und dem Hauptbuch.

Das Grundbuch – in dem jeder Geschäftsvorfall in chronologischer Reihenfolge erfasst wird – bildet die Grundlage für das Hauptbuch und wird häufig als Memorial oder Journal bezeichnet. Bei den Eintragungen sind das Datum, der Beleg, der Betrag und der Buchungssatz zu nennen und gemäß § 239 Abs. 2 HGB sind diese Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Unter Grundbücher fallen beispielsweise Kassenbücher oder Warenausgangs- und -eingangsbücher.

In das Hauptbuch werden alle Eintragungen des Grundbuchs, welche gruppenweise nach gleichartigen Buchungen zusammengefasst werden können, nach einem gewissen Zeitraum, jedoch höchstens einen Monat, übertragen. Aus dem Hauptbuch lässt sich wiederum der Jahresabschluss erstellen.

Organisation der Buchführung

Für eine einheitliche Buchungspraxis wurden die Geschäftsvorfälle klassifiziert sowie Konten und Kontengruppen vereinheitlicht. Die einheitliche Buchungspraxis richtet sich dabei nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gemäß den §§ 238 bis 263 HGB.

Der Kontenrahmen und Kontenplan

Einer der Grundsätze ist ein übersichtliches Kontierungssystem in Form eines Kontenplans. Zuerst erstellen Sie einen Kontenrahmen, also einen Organisationsplan der Konten, welcher einheitlichen Prinzipien folgt. Jeder Kontenrahmen ist numerisch und/ oder alphabetisch gegliedert. In diesem Kontenrahmen existieren zehn Kontenklassen. So wäre beispielsweise das Umlaufvermögen eine Kontenklasse. Die Kontenklassen werden nach der Häufigkeit der vorkommenden Hauptkonten festgelegt und können wiederum in zehn Kontengruppen (z.B. wäre eine Kontengruppe „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe”) eingeteilt werden, woraus Sie weitere zehn Kontenarten (z.B. „Betriebsstoffe”) untergliedern. Aus einer Kontenart können Sie weitere Kontenunterarten gliedern.

Sie können die Konten und die dazugehörigen Ziffern nach zwei Ansätzen gliedern: Entweder gliedern Sie die Konten nach dem Prozessgliederungsprinzip – in dem sich die Reihenfolge an den Phasen des betrieblichen Leistungserstellungsprozesses orientiert – oder nach dem Bilanzgliederungsprinzip, bei dem sich die Kontensystematik nach dem Gliederungsaufbau der Bilanz und GuV orientiert.

Zusammensetzung der Kontennummern:

1. Stelle = Kontenklasse

2. Stelle = Kontengruppe

3. Stelle = Kontenart

4. Stelle = Kontenunterart

Beispiel für die Kontennummer 2031:

Aus dem Kontenrahmen erstellen Sie den Kontenplan, in dem alle Konten Ihres Unternehmens aufgeführt werden.

Die Belegorganisation

Als Unternehmer müssen Sie bei jeder Buchung daran denken, dass Sie sich diese Buchung belegen lassen, um nachzuweisen, dass es sich dabei um einen geschäftlichen Vorgang handelt. Für die GoB reicht es aus, dass in dem Beleg folgende Punkte aufgeführt werden:

• der Betrag
• die Mengen- und Wertangabe
• der Zeitpunkt (Datum, Uhrzeit o.ä.)
• Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Unterschrift

Gemäß § 257 Abs. 4 HGB sind die Belege mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Des Weiteren müssen Sie auf jedem Beleg notieren, in welche Bücher/ auf welche Konten sie verbucht sind. Außerdem ist gemäß §§ 238, 239 HGB für die Ordnungsmäßigkeit die Buchung der Geschäftsvorfälle zu ordnen und zwar

• fortlaufend
• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• sachlich

Rechtliche Aspekte der Buchführungspflicht

Fallen Sie unter einer der im HGB genannten Kaufmannstypen, die zur Buchführung verpflichtet sind, so ergeben sich aus dieser Buchführungspflicht noch weitere rechtliche Verpflichtungen für Sie.

Aus der Buchführungspflicht ergibt sich die steuerrechtliche Buchführungs-pflicht.

Sind Sie nach den handelsrechtlichen Vorschriften zur Buchführung verpflichtet, besteht nach der Abgabenordnung §§ 140, 141 AO auch eine steuerrechtliche Aufzeichnungspflicht. Des Weiteren gelten gemäß §§ 143, 144 AO die Aufzeichnungspflichten des Wareneingangs und -ausgangs. Somit soll die Nachprüfbarkeit der Vollständigkeit der Buchführung sichergestellt werden. Außerdem muss gemäß § 22 UStG aus den Aufzeichnungen die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer erkennbar sein.

Verletzung der Buchführungspflicht

Nach dem HGB können Sie nicht bestraft werden, wenn Sie keine Buchführung machen. Jedoch können Sie nach § 283 StGB entweder mit einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder einer Geldstrafe bei Überschuldung oder bei drohender bzw. eingetretener Zahlungsunfähigkeit bestraft werden, wenn Sie

• den vorsätzlichen Bankrott herbeiführen
• auf die vorgeschriebene Führung von Büchern verzichten
• die Handelsbücher vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht beseitigen
• die vorgegebenen Fristen überschreiten
• eine Bilanz vorlegen, die nicht der tatsächlichen Unternehmenslage entspricht
• Vermögensbestandteile beiseite schaffen

Nach der Abgabenordnung hat das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage gemäß § 162 AO zu schätzen, wenn Sie als Steuerpflichtiger die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht nicht beachten, also die Unterlagen unvollständig, formal oder sachlich unrichtig sind. Nach § 328 AO kann die korrekte Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht über Zwangsgelder erzwungen werden.

Führen Sie vorsätzlich oder leichtfertig unrichtige Buchungen durch oder unterlassen die Buchung von Geschäftsvorfällen, was eine Verkürzung der Steuereinnahmen mit sich führt, so können Sie bestraft werden gemäß

• § 379 AO mit einer Geldstrafe bei einer Ordnungswidrigkeit
• § 378 AO mit einer Geldstrafe bei einer leichtfertigen Steuerverkürzung
• § 370 AO mit einer hohen Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung