Wer ein eigenes Unternehmen gegründet hat, ist dazu verpflichtet, eine Steuererklärung einzureichen. Doch je nach Rechtsform gelten unterschiedliche Vorschriften, welche Steuern fällig werden und welche Voraussetzungen die Buchhaltung des Unternehmens erfüllen muss. Das bedeutet für Selbstständige eine ganze Reihe an steuerlichen Pflichten, aber durchaus auch eine große Chance. Denn wenn sie richtig an die Sache herangehen, können sie ihre Steuerlast deutlich verringern. Sie müssen lediglich wissen, welche Ausgaben sie geltend machen können und inwiefern. Der professionelle Rat durch einen Steuerberater lohnt sich daher ebenso wie eine eigene Recherche, um entsprechende Investitionen & Co so zu planen, dass sie steuerlich die größtmöglichen Einsparungen bedeuten. Ein Überblick.
Diese Steuern fallen bei Selbstständigen an
Jeder Mensch zahlt Steuern. Das gilt oftmals indirekt, wie die Zahlung der Mehrwertsteuer beim Einkauf im Supermarkt oder einer Grunderwerbsteuer beim Kauf eines Eigenheims. Aber auch eine direkte Steuerpflicht besteht für viele Menschen, sobald sie erwerbstätig sind. Bei Selbstständigen kommen jedoch zusätzliche Steuern hinzu, sprich sie werden nicht nur als Privatperson, sondern auch mit dem Unternehmen steuerpflichtig. Dadurch tragen sie eine deutlich höhere Steuerlast als Personen in einem Angestelltenverhältnis. Welche Steuern und Buchhaltungspflichten im Detail gültig sind, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Art des Unternehmens oder dessen Umsätzen ab. Da sich viele Selbstständige zumindest zu Beginn für die Arbeit als Gewerbetreibende entscheiden, lohnt sich aber ein genauerer Blick auf diesen Fall:
1.Einkommensteuer
Wie bereits erwähnt, zahlt quasi jeder Mensch im Alltag eine ganze Reihe an Steuern, bewusst oder unbewusst. Dabei gibt es Steuern seit Jahrtausenden (externer Link). All diese Steuern fallen auch für Selbstständige an, sprich sie werden ganz normal als Privatpersonen versteuert. Dementsprechend müssen sie Einkommensteuer zahlen, sozusagen als Äquivalent zur Lohnsteuer, die bei Angestellten fällig wird. Diese Einkommensteuer wird prozentual am Gewinn des Einzelunternehmers bemessen, wobei es sich um einen progressiven Steuersatz handelt: Je mehr die betreffende Person also versteuern muss, desto höher ist auch der darauf zu erhebende Prozentsatz – ähnlich wie bei der Lohnsteuer. Besteuert wird demnach der Gewinn, sprich die Summe, die übrig bleibt, wenn die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen wurden. Dazu gehören auch Sonderausgaben wie jene für die private Krankenversicherung oder für Spenden. Je nach individueller Situation, muss dann ein Steuersatz zwischen sechs und 42 Prozent bezahlt werden, sobald der Grundfreibetrag überschritten wurde; sowie gegebenenfalls noch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag.
2. Gewerbesteuer
Neben solchen privaten Steuern fallen für Selbstständige auch gewerbliche Steuern an. Ihre Art und Höhe hängt von der gewählten Rechtsform ab. Wer ein Gewerbe betreibt, muss eine Gewerbeanmeldung durchführen und Gewerbesteuer abführen (externer Link).Ihre Höhe kann von jeder Kommune selbst bestimmt werden, sodass pauschale Aussagen diesbezüglich schwierig sind. Es gibt aber auch Gemeinsamkeiten wie den gesetzlichen Freibetrag von 24.500 Euro. Nur der Gewinn, der diesen Freibetrag übersteigt, wird dementsprechend gewerbesteuerpflichtig. Wie die Gewerbesteuer im Detail berechnet wird, ist kompliziert und es werden – wie bereits erwähnt – je nach Kommune unterschiedliche Werte genutzt. Grob sieht die Formel dafür wie folgt aus:
Gewerbeertrag x Steuermesszahl = Steuermessbetrag x Hebesatz = Gewerbesteuerbetrag
Gewerbetreibende haben dementsprechend eine höhere steuerliche Belastung als beispielsweise Angestellte oder auch Freiberufler – doch dazu später mehr. Um sie zu entlasten, wird die Gewerbesteuer daher auf die Einkommensteuer angerechnet, sodass das Ergebnis in etwa vergleichbar ist und keine allzu große Benachteiligung von Einzelunternehmern mit Gewerbe entsteht.
3. Umsatzsteuer
Mit der Mehrwertsteuer wird zwar jeder Mensch in Deutschland konfrontiert, wann immer er Waren einkauft – sie spielt bei steuerlichen Belangen aber eine untergeordnete Rolle. Anders ist das bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmen, denn für sie wird die Mehrwertsteuer in der Steuererklärung relevant, und zwar als Umsatzsteuer sowie Vorsteuer. Ebenso wie bei privaten Ausgaben, müssen die Selbstständigen bei betrieblichen Ausgaben also Umsatzsteuer bezahlen. Diese können sie sich aber später vom Finanzamt als Vorsteuer zurückholen (externer Link). Ebenso müssen Unternehmen für ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen die Umsatzsteuer nehmen und sie auf den Rechnungen ausweisen. Dieses Geld dürfen sie anschließend nicht behalten, sondern sie müssen es als einen sogenannten „durchlaufenden Posten“ an das Finanzamt abführen. Dafür ist zu definierten Zeitpunkten die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtend. Ausgenommen von dieser Regel sind lediglich Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 22.000 Euro im Jahr (Kleinunternehmerregelung). Sie dürfen dementsprechend aber auch keine Umsatzsteuer ausweisen und diese nicht als Vorsteuer abziehen.
Gewerbetreibende haben also eine ganze Reihe an steuerlichen Pflichten und deshalb lohnt sich professioneller Rat durch einen Steuerberater. Selbiges gilt für Unternehmer mit einer anderen Rechtsform – denn dann können die steuerlichen Regelungen noch komplizierter sein. Ein Steuerberater mag auf den ersten Blick zwar höhere Kosten bedeuten als bei der Buchhaltung auf eigene Faust. Er hilft aber auch dabei, die Einsparungsmöglichkeiten vollumfänglich zu nutzen und amortisiert sich daher auf den zweiten Blick meist selbst. Zudem nimmt er den Selbstständigen viel Arbeit ab, wodurch diese Zeit stattdessen in die Kernarbeit investiert werden kann, was in der Konsequenz steigende Umsätze bedeutet. Hier sollten Selbstständige also nicht an der falschen Stelle sparen. Sie können und sollten aber an vielen anderen Stellen sparen, wenn es um steuerliche Fragen geht.
Abzugsfähige Kostenpunkte
Eine selbstständige Tätigkeit bedeutet nicht nur mehr steuerliche Pflichten, sondern auf der anderen Seite auch mehr Möglichkeiten, um die eigene Steuerlast zu drücken. Es gibt also mehr abzugsfähige Punkte als bei Privatpersonen – und diese können von den Unternehmern natürlich ebenfalls in Anspruch genommen werden. Zu den abzugsfähigen Kostenpunkten gehören also einerseits jene Posten, die von steuerpflichtigen Privatpersonen gleichermaßen genutzt werden können. Andererseits kommen spezielle Möglichkeiten für eine steuerliche Entlastung hinzu, die nur im unternehmerischen Kontext zulässig sind. Insgesamt gehören zu den abzugsfähigen Kostenpunkten für Selbstständige dadurch:
- Arbeitsmittel: Eine gewisse Grundausstattung ist in der Regel immer notwendig, wenn sich jemand selbstständig macht. Dabei kann es sich um so simple Dinge wie einen Drucker handeln, aber auch um teurere Investitionen wie einen neuen Laptop oder sogar Maschinen, welche für die eigene Arbeit notwendig sind. Solche Arbeitsmittel können ganz oder teilweise von der Steuer abgesetzt werden – je nachdem, ob sie ausschließlich beruflich oder auch privat genutzt werden. Vom Schreibtisch über Werkzeug bis hin zu Schutzkleidung kann also eine ganze Reihe an Ausgaben sowohl bei der Existenzgründung als auch im laufenden Betrieb als Arbeitsmittel deklariert werden und dadurch die Steuerlast mindern. Werden diese jedoch zu mehr als zehn Prozent privat genutzt, können sie nur zu 50 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Der Rest wird als Privatentnahme verbucht.
- Aus- und Weiterbildungen: Regelmäßige Aus- und Weiterbildungen sind für Selbstständige oftmals wichtig, um ihr Know-how stets auf dem neuesten Stand zu halten und gegenüber ihren Kunden, Investoren & Co ihre Kompetenz nachzuweisen, die sie für die Führung des Unternehmens qualifiziert. Solche Aus- und Weiterbildungen können zudem weitere Vorteile mit sich bringen, wie das Knüpfen neuer Kontakte oder eben Einsparungen bei den Steuern. Denn Aus- und Weiterbildungen gehören zu den abzugsfähigen Kosten für Selbstständige, ebenso wie entsprechende Literatur, Online-Kurse oder ähnliche Anschaffungen. Steuerlich geltend können dabei nicht nur die Gebühren für die Ausbildung, die Weiterbildung oder die Lehrmittel selbst gemacht werden, sondern auch alle damit im Zusammenhang stehenden Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten. Das geht allerdings nur, wenn sich eine direkte Relevanz für die Tätigkeit des Selbstständigen erkennen lässt. Dabei kann es sich um fachliche Qualifikationen handeln, wie die Weiterbildung in einem bestimmten Tätigkeitsbereich, oder um den Erwerb allgemeiner Kompetenzen, beispielsweise rund um die Unternehmensgründung und -führung.
- Berufsspezifische Versicherungen: Bei Versicherungen können Selbstständige eine Reihe an privaten Versicherungen für die eigene Altersvorsorge ganz oder teilweise steuerlich geltend machen. In der Selbstständigkeit besteht jedoch noch ein zusätzlicher Versicherungsbedarf, sowohl für die private als auch die betriebliche Absicherung. Typische Versicherungen, die Unternehmer haben sollten, sind beispielsweise eine Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung. Ebenso können eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein oder berufsspezifische Policen wie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Decken solche Versicherungen ein rein betriebliches Risiko ab, können die Beiträge in vollem Umfang steuerlich geltend gemacht werden. Handelt es sich hingegen um eine Absicherung sowohl für berufliche als auch für private Zwecke, ist oftmals nur ein Teil abzugsfähig. Einen Sonderfall stellen zudem fondsgebundene Rentenversicherungen dar: Sie können nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn es sich um einen fondsgebundenen Riester- oder Rürup-Vertrag handelt. Sie werden dann als Sonderausgaben behandelt und können bis zu einer Summe von 2.100 Euro pro Jahr in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden. Allerdings ergeben sich dadurch noch weitere Besonderheiten, nämlich bezüglich der sogenannten Kapitalabfindung (externer Link). Es ist deshalb erneut sinnvoll, sich vor dem Abschluss entsprechender Verträge professionell beraten zu lassen, um das steuerlich günstigste Modell für den Einzelfall zu finden.
- Bewirtungskosten: Geschäftsessen sind für Selbstständige wichtig, um ihr Netzwerk zu erweitern oder Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Auch sie gehören daher zu den Betriebsausgaben, jedoch wurde diese Regelung in der Vergangenheit zu oft ausgenutzt. Mittlerweile herrschen daher strenge Nachweis- und Dokumentationspflichten, um Bewirtungskosten von der Steuer absetzen (externer Link) zu können. Es muss sich also nachweislich um ein beruflich veranlasstes Essen handeln. Dieses muss einem bestimmten Zweck dienen und es muss per maschineller Quittung nachgewiesen werden. Werden die Bewirtungskosten vom Finanzamt anerkannt, können 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden. Die restlichen 30 Prozent werden als private Kosten angesehen. Der Vorsteuerabzug ist aber vollständig möglich.
- Firmenwagen: Auch rund um den Firmenwagen sind die Regelungen mittlerweile streng. Möglich ist es für Selbstständige dennoch in vielen Fällen, ihr Fahrzeug zumindest teilweise anrechnen zu lassen, damit es sich steuermindernd auswirkt. Die Schwierigkeit liegt oftmals darin, dass es auch privat genutzt wird. Während also für einen reinen Dienstwagen alle Kosten für Kauf oder Leasing, Sprit & Co angerechnet werden, muss bei einem Fahrzeug, das auch privat genutzt wird, streng zwischen der betrieblichen sowie privaten Nutzung unterschieden werden. Dann gibt es zwei Möglichkeiten, um jene Kosten, die durch die selbstständige Tätigkeit anfallen, dennoch steuerlich geltend zu machen: per Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch. Was jeweils günstiger ist und welche weiteren Transportkosten abgesetzt werden können, sollte daher im Einzelfall geprüft werden.
Es gibt also eine ganze Reihe an Kosten, die in der Selbstständigkeit steuermindernd genutzt werden können und dabei durchaus große Beträge ausmachen – und damit ist die Liste noch lange nicht zu Ende. Auch Reisekosten, Werbekosten, Mietkosten und viele weitere Ausgaben mit betrieblichem Zusammenhang können ganz oder teilweise angerechnet werden. Wer diesbezüglich nicht das notwendige Know-how mitbringt, sollte sich daher Hilfe durch einen Steuerberater suchen, um sich keine großen Einsparungsmöglichkeiten entgehen zu lassen.
Frei- und Pauschbeträge für Selbstständige
Zusätzliche steuerliche Entlastung erhalten Selbstständige durch Freibeträge und Pauschbeträge. Ein Steuerfreibetrag bedeutet, dass bis zum Erreichen dieses Freibetrags keine entsprechenden Steuern gezahlt werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel der Grund-, der Kinder-, der Ausbildungs- oder der Umsatzsteuerfreibetrag. Wie hoch dieser Freibetrag ist, hängt von der Art der Steuer ebenso ab wie von der Lebenssituation des Selbstständigen, denn Verheiratete können gemeinsam den doppelten Freibetrag nutzen. Ist der Selbstständige also Alleinverdiener oder Hauptversorger, kann er unter Umständen einen höheren Freibetrag geltend machen und somit mehr Steuern sparen als bei der Einzelveranlagung. Auch können Selbstständige im Allgemeinen mehr Freibeträge nutzen, beispielsweise den Gewerbesteuerfreibetrag oder den Steuerfreibetrag auf Veräußerungsgewinne.
Ein Pauschbetrag ist hingegen kein Synonym zum Freibetrag, sondern er beschreibt eine Untergruppe der Steuerfreibeträge. Der Pauschbetrag wird bis zu einer definierten Grenze vom zu versteuernden Einkommen abgezogen – eben pauschal. Er wird daher auch als Werbungskostenpauschale bezeichnet. Das bringt den Vorteil mit sich, dass die Kosten nicht im Detail aufgelistet oder nachgewiesen werden müssen. Nur, wer mehr als den Pauschbetrag absetzen möchte, muss entsprechende Belege vorweisen können. Typische Pauschbeträge, die (auch) für Selbstständige gelten, sind zum Beispiel der Sparerpauschbetrag oder der Pauschbetrag für Abschreibungen.
Absetzen oder abschreiben?
Mit den Abschreibungen ist ein weiteres wichtiges Stichwort gefallen, denn auch diesbezüglich müssen Unternehmer einige Besonderheiten beachten. Abschreibungen sind eines der wichtigsten Mittel (externer Link), um als Selbstständiger die Steuerlast zu reduzieren, indem der Wertverlust von Gütern ermittelt und berücksichtigt wird. Schließlich werden Investitionen wie jene in Maschinen oder einen neuen Laptop als Betriebsvermögen angerechnet, jedoch verlieren sie schnell an Wert. Würde dann keine Anpassung des Betriebsvermögens stattfinden, könnten solche Anschaffungen nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt und somit nicht steuerlich geltend gemacht werden. Es stellt sich bei solchen Anschaffungen also stets die Frage, wie hoch der Gegenwert ist und wie schnell ein (vollständiger) Wertverlust stattfindet.
Abschreibungen werden also nicht wie andere, kleine Ausgaben direkt im jeweiligen Wirtschaftsjahr als Betriebsausgaben berücksichtigt, sondern der Gesetzgeber hat ihnen eine Nutzungsdauer zugeschrieben. Somit wird über die gesamte Nutzungsdauer hinweg jeweils ein Teil des Wirtschaftsguts steuerlich abgesetzt. Unterschieden wird zudem nach der Abschreibungsmethode:
- Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer hinweg in einem gleichbleibenden Prozentsatz berücksichtigt.
- Bei der Leistungsabschreibung wird nach Verschleißeinheiten abgeschrieben, beispielsweise nach gefahrenen Kilometern bei einem Fahrzeug. Dadurch ergibt sich eine schwankende Abschreibung nach individuellem Abschreibungssatz.
- Bei gebrauchten Wirtschaftsgütern wird eine Restnutzungsdauer veranschlagt, um daraufhin eine lineare Abschreibung vorzunehmen.
- Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten unter 800 Euro findet keine Abschreibung statt. Der gesamte Kaufpreis wird also im ersten Jahr der Investition abgesetzt.
Investitionen sinnvoll zu planen und richtig abzuschreiben, kann Selbstständigen also dabei helfen, ihre Steuerlast über mehrere Jahre hinweg zu mindern – oder in einem besonders guten Wirtschaftsjahr durch geringwertige Wirtschaftsgüter sowie Abschreibungen die Steuerlast zusätzlich zu drücken. Wer dafür nicht das notwendige Know-how mitbringt, sollte daher einen erfahrenen Steuerberater mit dieser Aufgabe betrauen. Auch kann unter Umständen der Investitionsabzug genutzt werden, wenn größere Anschaffungen rechtzeitig sowie richtig geplant werden. Selbstständige, die größere Investitionen tätigen möchten oder müssen, sollten sich daher intensiv mit dieser Thematik befassen, um sich keine Sparpotenziale entgehen zu lassen.
Gewerbetreibende oder Freiberufler?
Dass es steuerliche Unterschiede zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern gibt, wurde bereits erwähnt. Es ist deshalb wichtig, sich auch mit dieser Thematik einmal auseinanderzusetzen, die jeweiligen Vor- sowie Nachteile abzuwägen und zu prüfen, ob im eigenen Fall eine Freiberuflichkeit überhaupt infrage kommt. Denn Freiberufler genießen (nicht nur) in steuerlicher Hinsicht einige Vorteile (externer Link), die sich durchaus lohnen. Es ist deshalb wichtig, die Unterschiede zwischen diesen Begriffen zu kennen, denn sie sind keinesfalls Synonyme, wie oftmals angenommen. Stattdessen sind Freiberufler immer selbstständig, aber nicht jeder Selbstständige ist Freiberufler. Selbstständige können die Rechtsform ihres Unternehmens schließlich wählen und müssen daher nicht die Freiberuflichkeit nehmen. Wer als Einzelunternehmer tätig ist, meldet stattdessen oftmals ein Gewerbe an. Einige Selbstständige können aber als Freiberufler tätig werden, sozusagen als Alternative zum Gewerbe, und sollten das durchaus in Erwägung ziehen. Sie ist nämlich zwar weniger bekannt als das Gewerbe, doch in der Praxis überwiegen ihre Vorzüge nicht nur in steuerlicher Hinsicht. Viele Menschen wünschen sich deshalb sogar, freiberuflich arbeiten zu können. Aber wer darf das?
Wer Freiberufler werden darf, hängt von der ausgeübten Tätigkeit ab. Es ist im Einkommensteuergesetz definiert (externer Link), was unter die „Freien Berufe“ fällt. Zu diesen sogenannten Katalogberufen gehören zum Beispiel verschiedene
- beratende Berufe (Recht, Wirtschaft, Steuern),
- bildende Berufe,
- Heilberufe,
- informationsvermittelnde Berufe,
- Kulturberufe,
- künstlerische Berufe,
- naturwissenschaftliche Berufe oder
- technische Berufe.
Jede dieser Kategorien umfasst eine Vielzahl an unterschiedlichen Berufsbildern aus verschiedenen Branchen. Es ist deshalb wichtig, im Einzelfall zu prüfen, ob die eigene Tätigkeit zu den „Freien Berufen“ zählt und somit eine Freiberuflichkeit angemeldet werden kann. Auch eine ganze Reihe an ähnlichen Berufen gehört nämlich unter gewissen Voraussetzungen zu dieser Liste. Typische Berufe, für die ein Gewerbe angemeldet werden muss, stammen hingegen aus den Bereichen Handwerk, Handel oder Industrie. Aber auch sogenannte „einfache Dienstleistungen“ machen einen Gewerbeschein erforderlich. Wie wirkt sich dieser steuerlich aus?
Wie bereits erwähnt, sind Gewerbetreibende gewerbesteuerpflichtig. Diese Pflicht entfällt als Freiberufler, was nicht nur Geld spart, sondern vor allem Aufwand. Denn so müssen weder Gewerbesteuererklärungen noch Vorauszahlungen getätigt werden – und dadurch sind zugleich die Kosten für die Steuerberatung geringer. Ein weiterer großer Vorteil für Freiberufler liegt darin, dass sie keine Pflicht zur doppelten Buchführung haben und nicht bilanzieren müssen. Sie müssen also lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung einreichen und sparen sich dadurch erneut Zeit sowie Geld. Wer die Option zur Freiberuflichkeit hat, sollte diese daher nutzen, sofern es im Einzelfall keine sinnvollen Gegenargumente gibt. Denn ein Gewerbeschein macht viele Dinge im unternehmerischen Alltag komplizierter, was nicht nur für steuerliche Belange gilt, sondern beispielsweise auch bei einem Wohnortswechsel. Aber auch andere Rechtsformen können eine Alternative mit individuellen Vor- und Nachteilen bei den Steuern sowie in weiteren Bereichen sein. Auch deshalb sollte diese Wahl mit Bedacht getroffen werden – im besten Fall bevor man sich selbstständig machen will!
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Ich wollte mich an dieser Stelle für den großartigen Artikel bedanken. Die Informationen waren sehr hilfreich und gut recherchiert. Und ich freue mich schon auf weitere spannende Artikel von euch. Was machen aus deiner Sicht eigentlich die meisten Menschen in Sachen Finanzen und Steuern falsch?
Herzliche Grüße,
Markus