Betriebsausgaben – was Sie schon vor der Existenzgründung absetzen können

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, fallen in der Regel schon vorab Kosten dafür an. Diese dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen.

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Welche Betriebsausgaben für die Gründung Ihres Unternehmens anfallen, kann sich stark von den Posten eines anderen Unternehmers unterscheiden. Schließlich kommt es immer auf den jeweiligen Betrieb und die Geschäftsidee an. Gemeint sind damit aber stets Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Unternehmensgründung stehen. Dabei kann es sich beispielsweise um Informationsmaterial in Form von Fachliteratur oder um eine Fortbildung handeln. Auch Fahrkosten und Beratungskosten zählen zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben. Diese dürfen im laufenden Jahr abgesetzt werden, auch wenn die Existenzgründung noch nicht erfolgt ist. Im folgenden Beitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie die Ausgaben in Ihrer Steuererklärung erfassen, was Sie sonst noch bei einer Existenzgründung beachten sollten und wie Betriebsausgaben nach Entstehung des Unternehmens abgesetzt werden können. Bedenken Sie aber, dass es sich hierbei nicht um eine Steuerberatung handelt. Für Detailfragen ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Von Anfang an Belege sammeln

Damit das Finanzamt Ihre vorweggenommenen Betriebsausgaben nachvollziehen kann, sollten Sie die Belege von Anfang an akribisch sammeln. Am besten stellen Sie alle Posten in einer Tabelle auf und schreiben zu jedem davon eine Begründung, warum er für das selbständig machen von Bedeutung ist. Vermerken Sie beispielsweise, warum Sie ein Bahnticket nach München als Betriebsausgabe absetzen möchten, indem Sie aufschreiben, warum Sie wohin gefahren sind. Falls Sie die Reise unternommen haben, um an einem Gründerseminar teilzunehmen, ist es von Vorteil, wenn die passende Rechnung dazu ebenfalls vorliegt.

So funktioniert die Steuererklärung

Im Zuge Ihrer Steuererklärung müssen Sie die Summe der Ausgaben in die Anlage EÜR einfügen. Diese dient der Gewinnermittlung von Unternehmen, die nicht der doppelten Buchführungspflicht unterliegen. Normalerweise werden dort Einnahmen und Ausgaben eingetragen und infolgedessen der Gewinn ermittelt. Da Sie noch keine Eingaben haben, wird bei Ihnen eine negative Zahl herauskommen. Diese tragen Sie nun in die Anlage S unter Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit oder in die Anlage G unter gewerbliche Einkünfte ein. Damit senken Sie Ihr zu besteuerndes Einkommen in dem Jahr, in dem die Betriebsausgabe getätigt wurde. Dabei ist es unerheblich, ob Sie sich zu diesem Zeitpunkt noch in einem Angestelltenverhältnis befanden.

Belege griffbereit halten

Entweder akzeptiert das Finanzamt Ihre vorweggenommenen Betriebsausgaben (externer Link) sofort oder es fragt nach den Belegen mit dazugehöriger Begründung. Wenn Sie sich gut vorbereitet haben, können Sie beides sofort vorlegen und so direkt schon einmal einen guten Eindruck bei den Beamten hinterlassen. Optimalerweise lassen Sie sich zu diesem Thema aber von einem Steuerberater aufklären. Dieser kann Ihnen alle Einzelheiten erläutern. Die Rechnung, die er Ihnen später schickt, zählt ebenfalls zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben und kann dementsprechend ebenfalls abgesetzt werden.

Finanzplan als Teil des Businessplans

Doch als Existenzgründer gibt es noch weiteres zu beachten. Nicht nur die vorweggenommenen Betriebskosten, sondern auch die regelmäßigen Ausgaben, die nach Gründung des Unternehmens entstehen, spielen genauso wie viele andere Faktoren eine wichtige Rolle. Damit eine Finanzierung durch eine Bank möglich ist, sollte unbedingt ein Businessplan erstellt werden. Dieser beinhaltet die Geschäftsidee, die Ziele des Unternehmens und natürlich den Finanzplan (externer Link). Letzterer ist ein besonders wichtiger Geschäftsplan-Teil. Denn ohne eine funktionierende Finanzplanung kann das Unternehmen keinen Gewinn erwirtschaften und hat somit seinen Daseinszweck verfehlt. So theoretisch und trocken die Finanzplan-Erstellung auch ist, sie ist bei Gründung eines Unternehmens unbedingt wichtig und sollte natürlich auch immer die Betriebsausgaben und die Gründungskosten berücksichtigen. Folgende Punkte sollen Sie bei der Aufstellung Ihres Finanzplans nicht vergessen:

• Umsatzplanung
• Kostenplanung
• Investitionskosten
• Liquiditätsplan
• Finanzierungsplan
• Rentabilitätsplan bzw. -rechnung

Nach der Existenzgründung

Nachdem die Gründung erfolgt ist, können Sie die Betriebsausgaben mit Ihrem Umsatz verrechnen. Allerdings gibt es dabei gewisse Regeln, die einzuhalten sind. Übersteigt der Anschaffungspreis einen bestimmen Betrag, muss dieser gestaffelt über einen Zeitraum von mehreren Jahren abgesetzt werden. Dafür gibt es die sogenannten die AfA-Tabellen. Diese können Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums herunterladen. Sie sind nach Branchen geordnet, sodass Sie schneller die passende für Ihr Unternehmen finden dürften. Mithilfe dieser Tabellen lässt sich die Nutzungsdauer ermitteln. Denn die Behörde geht davon aus, dass ein Drucker zum Beispiel mehrere Jahre genutzt werden wird. Um Unternehmen die Buchhaltung zu erleichtern, gibt es die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (externer Link). Dabei handelt es sich um bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Anschaffungen, die zu einem Preis von bis zu 800 Euro netto erworben oder hergestellt worden sind. Solche Wirtschaftsgüter können nach Erhalt der Rechnung gebucht und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Typische geringwertige Wirtschaftsgüter sind beispielsweise Stifte, Kleinmöbel, Papierkörbe, Telefone und vieles mehr. Geräte, die nicht selbstständig nutzbar sind, wie zum Beispiel Drucker oder Monitore, lassen sich nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter kategorisieren.