Wie sollte ein Unternehmen am besten gegliedert werden, um effizient zu arbeiten? Welche Faktoren beeinflussen die Entscheidung über die Unternehmensstruktur? Wie sieht eine optimale Aufteilung der verschiedenen Unternehmensbereiche aus? Dieser Beitrag befasst sich mit den verschiedenen Aspekten der Unternehmensgliederung und zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen optimal strukturieren können, um erfolgreich zu sein.
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Definition: Was bedeutet Organisation?
Eine Organisation bezieht sich auf bewusst etablierte, fortlaufende und allgemeingültige Vorschriften, die dazu dienen, die Aufgaben der Mitarbeiter festzulegen und die optimale Ausführung dieser Aufgaben zu gewährleisten.
Die Unternehmensgröße
Es ist üblich, dass in großen Unternehmen ein stärkerer Fokus darauf gelegt wird, möglichst viele organisatorische Vorgaben zu implementieren. Im Gegensatz dazu wird in kleineren Betrieben oft mehr improvisiert und flexibel gehandelt. Zu Beginn der Gründung ist die formale Organisation üblicherweise noch nicht stark ausgeprägt. Erst im Verlauf der Zeit werden die organisatorischen Regelungen zunehmen.
Wenn Unternehmen wachsen, erreichen sie ab einer bestimmten Größe einen Punkt, an dem eine komplexe Aufbauorganisation mit höherer Arbeitsteilung und straff geregelten Prozessen notwendig wird. Es kann jedoch vorkommen, dass manche mittelständischen Unternehmen nicht rechtzeitig die einfachen Strukturen und das Arbeiten auf Zuruf anpassen. Wenn kritische Schwellen des Wachstums erreicht werden, die man in der Regel ab einem Umsatz von etwa 200 Millionen Euro ansetzt, können sie nicht mehr überwunden werden.
Großunternehmen hingegen stellen häufig fest, dass sie zu viel Organisation und zu wenig Flexibilität besitzen. In diesem Fall müssen sie den Weg zurück zu einer weniger stark strukturierten Organisation finden. Es ist wichtig, dass Unternehmen die richtige Balance zwischen Organisation und Flexibilität finden, um ihre Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten.
Aufbau- und Ablauforganisation
Um eine effektive Organisation zu gestalten, sollten die folgenden Fragen geklärt werden:
- Spezialisierung: Welche Aufgaben müssen erfüllt werden und welche Stellen und Abteilungen sind dafür notwendig?
- Koordination: Wie kann die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Gruppen gewährleistet werden, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen? Diese Frage betrifft Entscheidungen, Weisungsrecht und die Standardisierung von Prozessen. Koordinationsmechanismen sind unerlässlich, um die Organisation zusammenzuhalten.
- Konfiguration: Wie sollte der Grundaufbau der Stellen und Abteilungen aussehen?
- Arbeitsteilung: Wie sollten die Aufgaben aufgeteilt und welche Arbeiten sollten differenziert werden? Wo und wann werden sie wahrgenommen?
Die Fragen eins bis drei werden von der Aufbauorganisation beantwortet, während Frage vier zur Ablauforganisation und zur Prozessgestaltung führt.
Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der Struktur des Unternehmens, indem sie die notwendigen Aufgaben ermittelt und darauf aufbauend Stellen schafft, die zu Abteilungen, Hauptabteilungen usw. verbunden werden. Daraus ergeben sich verschiedene Organisationsformen wie z.B. eine Gliederung des Unternehmens nach Funktionen oder Produktgruppen.
Folgende Abbildung stellt eine Aufbauorganisation nach Funktion dar.
In der nächsten Abbildung gliedert sich die Organisation nach ihren Produktgruppen.
Gründe für eine Reorganisation
In der Regel haben organisatorische Mängel verschiedene Ursachen. Typische Gründe oder Auslöser für Organisationsarbeit sind:
- Marktveränderungen oder -ziele: steigender, stagnierender oder fallender Marktanteil, wachsender Konkurrenzdruck, Globalisierung der Märkte, Joint Ventures, strategische Allianzen, Erweiterung von Marktanteilen oder Rückzug aus einem Markt.
- Änderung der Unternehmensgröße: Wachstum oder Schrumpfung des Umsatzes, Downsizing, Wachstum bestimmter Unternehmensfunktionen, Spezialisierung oder Erreichen von Wachstumsschwellen. Ein Beispiel hierfür ist der Markt für Unterhaltungselektronik in Deutschland, der über viele Jahre hinweg gewachsen ist, aber aufgrund von Sättigungstendenzen zeitweilig schrumpfte.
- Einführung technischer Neuerungen (Verfahrensinnovationen): z. B. Einführung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien. Im Vergleich zu Produktinnovationen werden Verfahrensinnovationen in vielen Industriebranchen (mit Ausnahme der chemischen Industrie) vernachlässigt, obwohl sie weniger schnell kopiert werden können als Produktinnovationen (siehe Produktpiraterie).
- Änderung der Unternehmensstrategie: grundlegende Änderungen der sachlichen Unternehmensziele oder Änderungen des Produktions- und Absatzprogramms durch Produktinnovationen und Diversifikation.
- Personelle Veränderungen auf allen Ebenen, insbesondere in der Geschäftsleitung und im Management.
- Schwierige Geschäftslage: Umsatzrückgang insgesamt oder in bestimmten Märkten, Rückgang des Gewinns oder der Rendite, Sinken der Eigenkapitalquote, Liquiditätsschwierigkeiten, Sanierung bei Konjunktur- oder Strukturkrisen, Existenzkrisen oder Turn-around-Situationen. Reorganisationsprojekte werden oft wieder aufgegeben oder reduziert, wenn sich die Geschäftslage verbessert.
- Überlastung der Geschäftsleitung, Delegation von Aufgaben und Verantwortung im Zusammenhang mit Unternehmenswachstum, Reduzierung der Leitungsspanne oder Dezentralisierung von Entscheidungen.
- Grundlegende Veränderungen in der Aufbauorganisation. In den letzten Jahren gab es beispielsweise eine intensive Welle von Fusionen bei Kreditgenossenschaften.
- Einzelne Schwächen in der Aufbauorganisation wie Probleme bei der Abteilungsgliederung, Aufgaben- und Kompetenzverteilung zwischen Abteilungen und Positionen oder ungleiche Auslastung von Positionen können auch zu Reorganisationen führen.
- Verbesserungen in der Prozessorganisation oder Verfahrensinnovationen können dazu beitragen, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten wie Be- oder Verarbeitungszeit, Testzeit, Nacharbeitszeit, Transportzeit und Wartezeit zu verkürzen. Zudem kann die Beschleunigung des Informationsflusses, der Abbau von hohen Lagerbeständen und die Beseitigung von Mängeln im Informationsfluss und in der Kommunikation sowie Medienbrüchen helfen.
- Die Beseitigung von Mängeln im Arbeitsergebnis, wie Qualitätsproblemen, Terminüberschreitungen und einer steigenden Anzahl von Reklamationen, ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt zur Verbesserung der Organisationsleistung.
Arten der Unternehmensorganisation
Unternehmensorganisation ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens, insbesondere bei einer Unternehmensgründung. Eine gut organisierte Unternehmensstruktur hilft, Prozesse zu standardisieren, Verantwortlichkeiten zu klären und den Überblick über die Geschäftstätigkeit zu behalten.
Je nachdem, wie Stellen und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens auf mehreren Ebenen organisiert werden, können verschiedene Organisationsformen entstehen. Ein grundlegender Unterschied besteht zwischen Ein- und Mehrliniensystemen.
Im Einliniensystem ist jede Stelle einer einzigen übergeordneten Instanz unterstellt und erhält von dieser alle Weisungen. Im Gegensatz dazu wird im Mehrliniensystem der Grundsatz der Einheitlichkeit der Aufgabenerteilung aufgehoben, sodass eine Stelle Anordnungen von mehreren übergeordneten Instanzen erhalten kann.
Einliniensystem:
Vorteile:
- Einfacher Aufbau
- Eindeutige Verhältnisse
- Genaue Kompetenzabgrenzung
Nachteile:
- Motivationshemmend
- Schwerfälligkeit der Organisation
- Belastung der einzelnen Ebenen
Mehrliniensystem:
Vorteile:
- Direkter Weg der Auftragserteilung
- Spezialisierungen
Nachteile:
- Aufwändige Abgrenzung der Zuständigkeiten
In Kapitel 2 wurde die funktionale Aufbauorganisation beschrieben, wobei die zweite Hierarchieebene nach der Verrichtung gegliedert wird (z.B. Einkauf, Produktion, Verwaltung).
Vorteile:
- Einfach und wenig Aufwand
- Entspricht der beruflichen Spezialisierung
Nachteile:
- Gefahr, dass die eigene Funktion für die wichtigste gehalten wird
- Der Beitrag der einzelnen Funktionen zum Gesamtergebnis ist nicht ersichtlich
Es gibt weitere Möglichkeiten, wie z.B. die matrixartige Organisation, bei der Mitarbeiter mehreren Projekten oder Abteilungen gleichzeitig zugeteilt sind.
Ohne eine klare Organisation kann es zu Verwirrung, ineffizienten Prozessen und Fehlentscheidungen kommen, die letztendlich zu einer schlechten Leistung des Unternehmens führen können. Bei der Businessplan-Erstellung muss also angegeben werden, welche Personen welche Verantwortungen bzw. Rollen übernehmen.
Flache und hierarchische Strukturen
Für ein kleines Unternehmen kann eine flache Organisationsstruktur geeignet sein, bei der es wenige Hierarchieebenen gibt und die Mitarbeiter breit gefächerte Aufgabenbereiche haben. Diese Struktur ermöglicht Flexibilität und schnelle Entscheidungsfindung, da es weniger bürokratische Prozesse gibt.
In einem größeren Unternehmen kann hingegen eine hierarchische Struktur mit mehreren Ebenen und spezialisierteren Aufgabenbereichen erforderlich sein. Diese Struktur ermöglicht eine klare Aufgabenteilung und bessere Kontrolle über die Arbeitsabläufe. Allerdings können bürokratische Prozesse zu langen Entscheidungsfindungsprozessen führen, was eine Herausforderung darstellen kann.
Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass sich die Organisationsstruktur im Laufe der Zeit ändern kann, je nachdem wie sich das Unternehmen entwickelt. Eine flache Struktur kann beispielsweise bei schnellem Wachstum unpraktisch werden, während eine hierarchische Struktur in einem schnelllebigen Marktumfeld zu langsam sein kann.
Insgesamt ist es wichtig, die Organisationsstruktur sorgfältig zu planen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht und einen effektiven Betrieb ermöglicht.
Das Personalmanagement hat je nach Unternehmensphase verschiedene Fokus.
In der Innovations- bzw. Gründungsphase liegt der Fokus auf der Kreativität der Mitarbeiter, um den Geschäftsbereich erfolgreich aufzubauen. Da die Arbeitsaufgaben noch wenig bekannt und standardisiert sind, ist die Anwerbung von Mitarbeitern mit unternehmerischem Denken besonders wichtig. Die Vergütung orientiert sich an zukünftigem Unternehmenserfolg und beinhaltet insbesondere die Gewährung von Anteilsrechten. Die Führung erfolgt hauptsächlich durch einen aufgabenorientierten Führungsstil.
Während der Wachstumsphase ist es von großer Bedeutung, schnell und kosteneffektiv eine ausreichende Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern und Führungskräften zu rekrutieren. Zudem müssen neue Mitarbeiter schnell in ihre Aufgaben eingearbeitet und in das Unternehmen integriert werden. Die Personalentlohnung ist hauptsächlich auf das Erreichen von Wachstumszielen ausgerichtet. Aufgrund der Vielzahl neuer Mitarbeiter und der schwachen Struktur erfolgt die Führung durch Selbstabstimmung.
In der Reifephase ist das Personalmanagement stark standardisiert und die Personalstruktur stabilisiert. Die Personalbedarfsplanung und -deckung erfolgt durch systematische und langfristige Weiterbildung der Mitarbeiter. Die Motivation basiert auf einer differenzierten Personalentlohnung, die sich vor allem an Marktanteilszielen orientiert. Die Arbeitsinhalte sind stark standardisiert und haben einen hohen Anteil an Routinetätigkeiten. Die Personalführung erfolgt durch eine systematische und weitgehend entpersonalisierte Entscheidungskontrolle.
Unternehmensgliederung
Eine gut durchdachte Unternehmensgliederung ist entscheidend für den Erfolg einer Unternehmensneugründung. Eine effiziente Gliederung des Unternehmens hilft dabei, Geschäftstätigkeiten zu organisieren, Verantwortlichkeiten zu definieren und Ressourcen effektiv zu nutzen. Ohne eine sinnvolle Gliederung wird das Unternehmen nicht in der Lage sein, effizient zu arbeiten und Ziele zu erreichen. Bei der Geschäftsplan-Erstellung muss eine klare Unternehmensgliederung vorhanden sein. Sie kann auf verschiedene Arten erfolgen, je nach Größe und Art des Unternehmens. Hier sind einige Beispiele:
- Funktionale Gliederung: Hier werden Abteilungen nach Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Marketing usw. gebildet.
- Produktgliederung: Hier werden Abteilungen nach Produktgruppen oder -linien gebildet.
- Geographische Gliederung: Hier werden Abteilungen nach geographischen Regionen oder Ländern gebildet.
- Kundengliederung: Hier werden Abteilungen nach Kundengruppen oder -segmenten gebildet.
Es ist wichtig, dass die Unternehmensgliederung die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens optimal unterstützt und dass jede Abteilung klar definierte Ziele und Verantwortlichkeiten hat. Außerdem sollte die Gliederung flexibel genug sein, um Veränderungen im Geschäft und im Markt anzupassen.
Die Wahl der richtigen Unternehmensgliederung kann einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Es ist wichtig, sorgfältig zu überlegen, welche Gliederung am besten geeignet ist, und die Entscheidung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und anzupassen.
Zusammenfassung
Die Unternehmensorganisation und Unternehmensgliederung sind essenzielle Aspekte bei der Existenzgründung bzw. Unternehmensgründung oder dem Wachstum eines Unternehmens. Die Unternehmensorganisation beschäftigt sich mit der Planung und Überwachung aller Geschäftsprozesse. Die Unternehmensgliederung bezieht sich auf die Struktur des Unternehmens und wie es in Abteilungen und Bereiche unterteilt werden kann, um effektiver zu arbeiten.
Beide Themen hängen voneinander ab, tragen zu einer erfolgreichen Unternehmensführung bei und müssen beim Erstellen des Businessplans beschrieben werden.
Ein wichtiger Schritt bei der Organisation eines Unternehmens ist die Festlegung der Schlüsselpersonen und ihrer Verantwortlichkeiten. Schlüsselaktivitäten, die für eine erfolgreiche Unternehmensorganisation wichtig sind, umfassen die Planung und Überwachung von Projekten, die Überwachung von Finanzen und Ressourcen, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, die Führung und Entwicklung von Mitarbeitern sowie die Überwachung von Gesetzen und Vorschriften.
Für Existenzgründer und Jungunternehmen gibt es geprüfte Anlaufstellen, die ihnen bei diesen Themen helfen können. Es ist wichtig, Zeit und Aufmerksamkeit für Unternehmensorganisation und -gliederung zu investieren, um eine solide Grundlage für das Unternehmen zu schaffen und ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Für einen Kreditgeber bzw. Investor ist es wichtig, ihren Unternehmensaufbau und Verantwortlichkeiten zu erkennen.
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Inhaltsverzeichnis: Businesspläne erstellen im Detail
- Einstiegsseite: Businesspläne/Businessplan erstellen
- Sprache, Layout & Umfang
- Businessplan-Deckblatt
- Businessplan-Inhaltsverzeichnis
- Businessplan-Zusammenfassung (Executive Summary)
- Businessplan-Textteil
- Kapitel 1: Gründer bzw. Gründerteam
- Kapitel 2: Kundenangebot & Geschäftsidee
- Kundennutzen
- Alleinstellungsmerkmal - Kapitel 3: Markt & Wettbewerb
- Zielgruppe
- Marktanalyse
- Standortwahl
- Wettbewerb - Kapitel 4: Vision & Ziele
- Kapitel 5: Marketing/Vertrieb
- Preisstrategie
- Marketingstrategie
- Vertriebsstrategie - Kapitel 6: Organisation & Beschäftigte
- Unternehmensorganisation und -gliederung
- Mitarbeiterplanung - Kapitel 7: Rechtsform & Firmenname
- Rechtsform
- Firmenname - Kapitel 8: Chancen und Risiken
- Businessplan-Finanzteil: Finanzplan
- Aussichten und Meilensteine
- Anhang
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Danke für die hilfreichen Tipps. Bei Uns steigt die Mitarbeiterzahl stetig an und da ist eine gut geführte Unternehmensstruktur mit klaren Aufgabenverteiliungen das A und O. Das Geschäft nach eigenen Wünschen zu führen ist das eine. Mitarbeiterführung ist eine andere Herausforderung.